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参加者情報の登録・管理から受付、そしてフォローアップまでとイベントの開催には様々な管理業務が発生し、自社でイベントを開催する際には大きな負担となります。こうした管理業務は管理システムで行うのが便利ですが、種類が多くどのシステムを選んだらよいのか迷うこともあるでしょう。
そこで、当記事では管理システムの基本機能や選び方のポイントについて解説します。
そもそもイベント管理システムとは
イベント管理システムとはいったいどのようなものなのでしょうか。その概要と機能について説明します。
イベント管理システムでできること
イベント運営で発生する仕事には大きく分けて事前準備、当日運営、そして事後対応の3つがあります。事前準備では集客や参加者情報管理、当日は来場管理や緊急のトラブル対応、そして終了後の様々なフォロー業務等、その作業は非常に煩雑でボリュームが多く、人手や時間を要するため担当者にとっては頭の痛いところでしょう。
このような、イベント運営にかかわる情報を一元管理できるのがイベント管理システムです。イベント管理システムは、自社でイベントやセミナーを開催する際の情報管理を目的として開発されたシステムで、導入することによって運営に関わる業務の効率化が期待できます。
コロナ禍以降、リアルとオンラインを同時に開催するようなイベントも増えてきたと思います。
ハイブリッドイベントと呼ばれたりしますが、リアルとオンラインを合わせて管理できるイベント管理システムがあると便利ですね。
「ハイブリッドイベントって何？」という方はこちらの記事を。
イベント管理システムの基本機能を紹介
イベント管理システムの基本機能としてまず挙げられるのが、集客と参加登録の機能です。この機能を使うとイベントの専用Webページを作ることができ、Web上で告知・宣伝を行うことができます。申し込みフォームを設置することもできるので、参加希望者はフォームに必要事項を入力して送信するだけで参加登録をすることが可能です。せっかくホームページを見て興味を持っても、申し込み手続きが面倒だと諦めてしまう人もいるかもしれませんが、その場ですぐ参加登録のアクションを起こせるので参加のハードルが下がり、集客にも大きな効果を発揮します。
こうして集まった参加者の情報を管理することも重要です。イベント管理システムにはリード（見込み顧客）情報管理の機能も付いています。参加者の住所・氏名・メールアドレスといった基本情報などを管理することができ、集計やCSV書き出し、データベース管理といった機能を持つものもあります。集めた情報は必要に応じ加工して利用することも可能です。イベントに興味を持って参加してきた人は後々顧客となる可能性が高いですから、このデータはマーケティングの上でも非常に有用なものになるでしょう。
当日の受付業務も、イベント管理システムを使えば省力化することができます。QRコードを発行するといった方法で簡単に受付ができるような機能を備えており、管理側にとってはもちろん参加者にとっても便利です。参加者のうち誰が実際に来たか、来ていないかをリアルタイムで確認する機能を持つものもあります。その他、事前決済機能やリマインダー機能を搭載しているものもあり、入金やキャンセルのチェックも簡単に行うことができます。
イベント管理ツール導入のメリット4つ
管理システムの導入に当たっては、導入することでどんなメリットが得られるのかを知っておくことが大切です。ここではイベント管理ツールの主なメリットを4つ紹介します。
手間やコストが削減できる
自社でイベントを開催する際には、会場や講師を手配し協賛企業を募り、コンテンツを作成し参加者を募集し、と様々な作業が発生します。そして、それぞれの段階で的確な情報・データ管理が必要になります。その一つ一つを別々のツールで行うのは非常に手間がかかりますし、多くの人手が必要になるためコストもかかります。イベントの規模が大きくなればなるほど、これらの作業は膨らんでいきます。
イベント管理システムを導入すると、様々な情報を一元管理できるため、手間もコストも大幅に削減することが可能です。しかもWebページの作成や申し込みフォームの組み込み、フォームから送られてきたデータの取りまとめや参加者へのメール送信など、必要な機能は最初からすべて含まれているので、余計な手間は一切かかりません。
当日の運営がスムーズ
イベント当日には受付を行い、出欠の確認や参加人数のチェックなどを行わなくてはなりません。そのためには社員が何人か受付にいて対応しなくてはなりませんし、出欠の状況をリアルタイムで把握することは手作業では非常に困難です。また、作業がこのように煩雑になれば、ミスが起きやすいという心配もあります。
こうした煩雑で神経を使う作業も、イベント管理システムならスムーズかつ確実です。QRコードやバーコードの付いた入場券をあらかじめ発行しておけば、当日の受付はそれを読み取るだけで済みます。また、中にはアプリを利用して受付ができるものもあり、受付作業は大幅に軽減されます。読み取ったデータは瞬時に反映されるため、参加状況をリアルタイムで確認するのも簡単です。また、この方法であれば受付担当者が参加者の個人情報に触れることがないので、外部スタッフに担当させる場合でも安心です。
フォローアップが容易でマーケティングに活用しやすい
自社イベントに参加してくれた人たちは、自社商品に興味を持ってくれた人たちです。せっかく創出したリードは、この後の継続的なマーケティング活動にも生かしたいところです。そうした時にもイベント管理システムの機能が役立ちます。メールの一斉送信機能を使えば、当日参加してくれた人にはお礼のメールを送ったり、また当日参加できなかった人も含め申込者全員に後日次のイベントのお知らせを送る、ということなどもできます。
このように、イベント管理システムの機能を活用してフォローアップを行えば、参加者とのつながりを保つことも容易です。継続的なコミュニケーションを行っていく中から、新たなビジネスチャンスが生まれることもあるでしょう。
社内で情報共有しやすい
イベント参加者の情報は、セールスやマーケティングを行う上で非常に重要なものです。個人情報なので扱いに注意しつつ社内で共有したいところですが、紙ベースの場合は漏洩を防ぐため取り扱いには神経を使いますし、情報更新にも手間がかかります。つまり、せっかくの有用な情報も共有し活用することが難しくなってしまうのです。
データをイベント管理システムで管理している場合は、閲覧権限を持つ社員ならいつでもすぐにアクセスすることができます。情報の更新もスピーディーに行うことができ、最新の情報を社内で円滑に共有することができるのです。また、モバイル対応しているシステムであれば、社外にいてもスマートフォンやタブレットで確認することもできとても便利です。
イベント管理システム導入の注意点2つ
このようにイベント管理システムには大きなメリットがありますが、ただ闇雲に導入してもそのメリットを最大限享受することはできません。では、導入の際にはどのような点に注意したらよいのでしょうか。特に忘れてはならない2つのポイントについて説明します。
適切なプランを選ばないと割高になる
イベント管理システムは一部機能が無料で使えるものもありますが、大規模なイベントを開催したり機能をフルで使いたい場合は有料版が必要になります。料金体系には毎月一定額を支払う定額制と、単発で使用量に応じて支払う従量制があり、その価格はシステムやプランによって異なります。
機能が豊富になるほど費用も高くなる傾向にありますが、イベントの規模や内容によっては必ずしもすべての機能を必要としない場合もあるでしょう。内容を精査せずに機能が多いほど良いと高いプランを選んでしまうと、使わない機能にまでお金を払うことになり無駄になってしまいます。また、イベントの開催頻度があまり高くないのであれば、定額制よりも従量制の方が無駄がありません。このように、プランを選ぶ際には自社の目的・実情に合ったものを選ぶことが重要です。
トラブル対応に備えた準備、体制が必要
イベント管理システムの使用中には不具合が起きることがあります。システム自体に問題がなくとも通信環境に異常が生じれば、一時的にサイトにアクセスできなくなることがあるのです。また、会社のパソコンからアクセスしているユーザーの場合、会社で使用しているセキュリティソフトの影響でサイト表示に不具合が出るということも起こり得ます。そのため、もしもの際には問い合わせに受け答えができるような体制を準備しておくことが必要ですし、QAリストをあらかじめ準備したり、よくある質問を事前に提示しておくといったバックアップ体制も必要でしょう。
イベント管理システムを選ぶ4つのポイント
イベント管理システムには多くの種類があり、それぞれに異なる特徴を持っています。その中から自社のイベントに最適なものを選ぶには、いくつかポイントを押さえておくことが必要です。特に重要な4つのポイントについて見ていきましょう。
必要な機能が実装されているか
イベント管理システムの機能はどれでも同じというわけではなく、システムにより搭載された機能は異なります。従って、導入に際しては自社に必要な機能が揃っているかどうかを確認することが必要です。イベントを実施するに当たって必要な機能は何なのかを明確にし、それに合わせてシステムを選ぶようにしましょう。例えば参加者の管理に使いたいのであれば、管理できる人数や一度に送信できるメールの数に制限があるシステムも存在するので、イベントの規模に合わせたものを選ぶことが重要です。
多彩な機能を盛り込んでいて幅広い用途に対応できるシステムもありますが、機能が多ければそれだけ値段が高くなります。使わない機能にまで費用をかけるのは無駄なことですから、あくまで必要十分であることを意識して選ぶのが良いでしょう。
操作性は良いか
負担軽減のために導入したシステムが使いにくく、かえって負担が増すようでは意味がありません。使いにくいシステムは皆から敬遠され、やがて使われなくなってしまう恐れもあります。システムは、その使い方が比較的誰にでもわかりやすく、容易に使えるというのも大事な点です。管理画面が見やすく、少ない手間で効率よく操作ができ、情報管理が容易で習得に時間がかからないようなシステムを選ぶと良いでしょう。
また、操作性に関しては管理を行う社員だけではなく、参加者の視点で見ることも大事です。例えばイベントの申し込みがしづらいと、せっかくの参加意欲を持った人を逃してしまうことがあります。従って、参加者を含め誰でも簡単に扱えるシステムを選ぶのがおすすめです。
内容に見合った料金か
イベント管理システムはそれぞれ搭載する機能が異なり、それに応じて料金も異なっています。特にコスト削減を目指してシステムを導入するのであれば、無駄のない選び方をすることが大切です。せっかくシステムを導入したのに、要らない機能がついていてその分料金がかさみ、かえってコストが上がってしまったというのでは意味がありません。
システムは本当に必要な機能だけを備えたものを選び、できる限り費用を抑えるのがベストです。そのために、まずは自社に必要な機能をしっかりと見極めておきましょう。
セキュリティ面での不安はないか
イベント管理システムでは参加者の個人情報を扱います。個人情報が漏洩することは、参加者本人に迷惑がかかるのはもちろん、会社の信頼も失墜させることになりますので絶対に避けなくてはなりません。データを扱う人が意識を高く持つことももちろん大切ですが、そもそもシステムが脆弱なものでは安心して重要なデータを保管することができません。従って、イベント管理システムは、セキュリティ性の高いものを選ぶことが大切です。
セキュリティ性の高さをどうやって知ればいいのか、不安に思う人もいるでしょう。一つの目安としてプライバシーマークがあります。プライバシーマークは、個人情報の取り扱いを適切に行っている事業者に対し、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会が与えるものです。認定には厳しい審査があるため、信頼性は高いです。システムの提供元企業のサイトにプライバシーマークが掲げられているかどうか、必ずチェックしておきましょう。
イベント管理サービス「EXPOLINE」ができること
EXPOLINEは、イベントの事前準備から事後フォローまで一貫して行うことのできるイベント管理システムです。リアルイベントはもちろん、オンラインセミナーやバーチャルエキスポ、オンラインカンファレンスなど、幅広いイベントで活用することができます。
EXPOLINEはカスタマイズの自由度が高く、リアルとオンラインイベントを融合したハイブリッドにも対応していて、自社ならではのオリジナル性の高いイベントを開催することが可能です。1dayイベントから単発利用可能で、イベントのオペレーションに合わせた構築ができるなど、柔軟性の高さも魅力となっています。プライバシーマークを取得しており、セキュリティの面でも安心です。
まとめ
イベント管理ツールは多種多様で、それぞれ実装される機能が異なるため、自社イベントに適したものを選ぶのが難しいと考える人もいるでしょう。
EXPOLINEはオールインワンのサービス提供が可能となっており、必要な機能を自由に組み合わせて使えるので無駄がありませんし、サポートも充実しているので安心です。興味を持った方はぜひ、お気軽に資料請求してください。
