イベント管理システムとは? 主な機能やメリット・デメリット、自社に合ったシステムの選び方を解説

目次

イベントや展示会、セミナーなどを行う際、企画から運営、管理までさまざまな業務が発生します。多くの業務に追われているとミスが発生する可能性も高くなってしまうため、「なんとかして業務負担を減らしたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、イベント管理システムです。システムを導入すれば、担当者の負担を軽減し、効率的な運営が行えます。

本記事ではイベント開催に関する業務を効率化したい方のために、イベント管理システムの概要や主な機能、導入するメリット・デメリット、システムを選ぶポイント、システムのタイプ、タイプ別の主なステムをご紹介します。システムの導入を検討する際の参考にして、自社に合ったものを探してみてください。

イベント管理システムとは?


イベント管理システムとは、イベントや展示会、セミナー、会議などの企画から、情報管理、運営、開催後の対応に関する業務までの効率化を図るためのシステムのことです。

搭載されている機能は導入するイベント管理システムによって異なりますが、イベント運営・管理にまつわる業務負担を軽減し、ミスの防止や生産性の向上によって円滑なイベント運営をサポートします。また開催後のマーケティングや、次回の集客などに活用できる機能を搭載したシステムも多いです。

さまざまなイベント管理システムがあるため、イベントの開催規模や開催形式に合わせて選ぶことが大切です。

イベント管理システムの主な機能


イベント管理システムには、主にどのような機能が搭載されているのでしょうか。代表的な機能をご紹介します。

集客機能

ほとんどのイベント管理システムには、イベントの集客業務をサポートする機能が搭載されています。

具体的には、イベントサイトや申し込みフォームの作成、作成したフォームをサイトに設置する機能などです。特別な知識がなくても、簡単にイベントサイトやフォームの作成ができます。またシステムによっては、集客プラットフォームとして活用できるものもあります。

受付機能

多くのイベント管理システムには、受付機能も搭載されています。具体的には、受付の際に使用する二次元コードの発行や、来場者リストの自動作成、受付状況をリアルタイムで把握できる機能などです。

情報管理機能

イベントの基本情報や、来場者・出展者などの関係者にまつわる全ての情報を一元管理できるのが、情報管理機能です。多くの場合、申し込みフォームに入力された情報が来場者情報として自動的に登録されるため、手入力で作業を行う必要はありません。

また入力した情報を、イベントサイトに反映できる機能を搭載したものもあります。

顧客対応機能

顧客対応機能は、イベント開催前のリマインダーや開催後のお礼メールなどを自動化できる機能のことです。リマインダーやお礼メールの内容をカスタマイズできるイベント管理システムを選べば、機械的な対応になるのを防ぐこともできます。またシステムによっては、メッセージの送信タイミングや送信内容を個別に設定することも可能です。

決済機能

決済機能とは、イベント管理システム上でイベントへの参加費の支払いができる機能です。決済機能が付いているシステムなら、クレジットカードやPayPal、電子マネーを使って事前決済ができます。有料イベントを開催するのであれば、決済機能が付いたシステムの導入がおすすめです。

分析機能

分析機能は、イベント開催時に収集したさまざまなデータを分析する機能のことです。

参加者の年齢・性別など属性、参加に至るまでの行動、当日の行動などをデータ化して分析することで、次回開催するイベントの課題や改善点が見えてきます。オンライン開催の場合は、視聴ログや行動ログが残せるイベント管理システムもあります。

イベント管理システムを導入する5つのメリット


イベント管理システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。5つのメリットをご紹介します。

イベント全般業務の一元化ができる

イベント管理システムを導入するメリットの一つは、イベント全般業務の一元化ができることです。

イベントにまつわる全ての情報を一箇所にまとめることで、イベント運営に関わる全員が常に最新の情報を正確に把握できるようになるため、情報伝達漏れによるミスを防げます。バラバラに情報管理をしていると情報を探すだけでも手間が掛かってしまいますが、イベント管理システムをうまく活用すれば、その心配はありません。決済機能を活用すれば、参加費が支払い済み・未払いかどうかを、一目で把握することも可能です。

イベントの規模が大きくなればなるほど、担当者同士のコミュニケーションも、出展者とのコミュニケーションも煩雑化するものです。そこでイベント管理システムを導入すれば、効率の良いやりとりができるでしょう。

また万が一イベント当日にトラブルが発生した場合、担当者間でトラブル内容や進捗状況をリアルタイムに共有することで迅速な対応につながると期待できます。

イベント当日の受付や案内が円滑にできる

イベント当日の受付や案内が円滑にできることも、イベント管理システムを導入するメリットです。

イベントの受付に二次元コードを使って行えば、来場者の名前をリストから探したり、個人情報を確認したり、支払い状況を確認したりといった手間がなくなります。受付業務における人的ミスを防ぎながらスタッフの業務負担を軽減できる上、来場者を待たせることなく、スムーズな案内ができるでしょう。個人情報を確認する必要がなくなれば、受付業務を外部スタッフに委託することも可能です。紙のチケットを用意する必要もないため、コスト削減にもつながるでしょう。

また来場者をスコアリングできる機能や、重要事項を追加できる機能が搭載されたイベント管理システムを使えば、重要な顧客が来場した際にすぐに担当者が対応できます。

個人情報に関するトラブルを防止できる

個人情報に関するトラブルを防止できることも、イベント管理システムを導入するメリットの一つです。

イベント開催では、来場者や出展者などの多くの個人情報を扱うことになります。個人情報管理が不十分になってトラブルが起きてしまうと、次回以降のイベント開催が危ぶまれるだけでなく、自社の信用が失墜してしまいかねません。

イベント管理システムを使えば100%トラブルを防止できるというわけではありませんが、リストなど個人情報が記載されたものを紙で用意する必要がなくなるため、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。

フォローアップが効率化できる

イベントは開催して終わりというものではありません。イベントを開催する目的を達成するには、来場者に対してきめ細やかなフォローアップが必要です。メッセージ送信を一括で行う機能を利用すれば、これまでフォローアップに掛かっていた時間を削減でき、担当者の業務を効率化できます。

またイベント開催日に関するリマインダーの送信を自動化することで、不参加率やキャンセル率の軽減にもつながるでしょう。決済機能を搭載したイベント管理システムの中には、未払いの参加者に決済を行うようリマインダーを送る機能が付いているものもあります。

リード獲得や次回の集客アップにつながる

リード獲得や次回の集客アップにつながることも、イベント管理システムを導入するメリットです。

イベント管理システムの中にはアンケート機能が付いているものもあり、来場者情報と自動でリンクさせられるため、来場者がどの程度自社商品やサービスに興味を持っているかが一目で分かります。また行動ログからも、興味度合いを分析することが可能です。高い興味関心を持っている見込み客にアプローチすれば、リード獲得につなげやすくなるでしょう。

来場者の属性や行動ログ、アンケートの集計結果などを分析して見つかった課題点や改善点を生かせば、次回開催するイベントの集客アップにつなげることも可能です。扱っている製品によっては、アンケートの集計結果を自社商品やサービスの改善や効果的なマーケティング施策に活用することもできるでしょう。

イベント管理システムを導入する4つのデメリット


あらゆる面でイベント運営を効率化してくれるイベント管理システムですが、導入に当たっては、いくつかデメリットもあります。以下の4つのデメリットを把握しておきましょう。

導入への事前準備が必要

事前準備が必要となることは、イベント管理システムを導入するデメリットの一つです。

イベント管理システムにはさまざまなものがあるため、適切なシステムを導入するためには、自社の導入目的を明確にし、慎重に選定する必要があります。実際に導入してからも、設定にはある程度の時間を要するでしょう。

また全てのスタッフが導入したイベント管理システムを使いこなせるよう、マニュアルを作成したり研修を行ったりして操作方法や注意点を周知する必要もあります。スムーズに利用できるようにするには、シミュレーションを行うのも大切です。

いくら評判の良いイベント管理システムでも、事前準備を十分に行わなければ、うまく活用できない可能性が高いです。さらには、イベントに関わるスタッフが多くなればなるほど、システムの操作方法や注意点を周知するまでに時間がかる傾向にあります。そのためシステムの導入を検討している場合は、スケジュールを立てて計画的に準備をしておくことが大切です。

コストが掛かる

利用にはコストが掛かることも、イベント管理システムを導入するデメリットです。

導入するイベント管理システムによって異なりますが、多くの場合、システムの初期費用や利用料、運用費用が発生します。中には無料で利用できるプランを用意しているシステムもあるものの、その場合は利用できる機能が限定されているものも多いです。

実施するイベントの規模にもよりますが、予算をしっかり考えずに導入してしまうと、結果的にコストが膨れ上がってしまうでしょう。

情報漏洩リスクがある

情報漏洩リスクがあることも、イベント管理システムを導入するデメリットの一つです。

前述したとおり、イベント管理システムの導入により個人情報に関するトラブル防止につながる場合は多いですが、完全にトラブルを防げるというわけではありせん。またシステムへの不正アクセスが行われたり、ウイルス感染を起こしたりといった、情報漏洩のリスクはあります。

導入の際は、イベント管理システムを利用するスタッフへ、個人情報に関する注意点を周知徹底することが大切です。ウイルス対策やマルウェア対策を行うなど、セキュリティ対策もしっかり講じておきましょう。

システムエラーが起こる可能性がある

システムエラーが起こる可能性があることも、十分理解しておかなければなりません。

問題なく使うことができれば便利なイベント管理システムですが、システムエラーが起こって機能しなくなると、イベント運営が一気に滞ります。特にイベント当日にシステムエラーが起こると、さまざまなトラブルが生じてしまうでしょう。また災害などによって停電が起きた場合も、システムが使えなくなってしまいます。

万が一イベント管理システムが使えなくなってしまった際のために、紙媒体で来場者リストを作っておくなど、必要な情報がすぐに用意できるよう準備をしておくことも大切です。トラブルが起きた際にどのように対応するか、事前にシミュレーションしておくこともおすすめします。

イベント管理システムを選ぶ際の6つのポイント

それではイベント管理システムを選ぶ際は、どのようなポイントを押さえておけばよいのでしょうか。システム選びの際に重視したい6つのポイントをご紹介します。

自社の目的・用途と合っているか

イベント管理システムを選ぶ際は、自社の目的や用途と合っているかをチェックしましょう。

まずはどのような目的で導入するのか、どのような機能を必要とするのかを洗い出すことが大切です。その上で各イベント管理システムに搭載されている機能や特徴を比較し、自社の目的や用途に合ったものを選んでください。

イベント運営に役立つあらゆる機能を搭載した高スペックなイベント管理システムもありますが、搭載している機能が充実しているほど、コストも高い傾向にあります。必要とする機能に優先順位を付けておくことも大切です。

導入や操作が簡単か

導入や操作が簡単かどうかも、イベント管理システムを選ぶ際に重視したいポイントです。

導入の際に複雑な設定が必要だと、使えるようになるまでの時間が掛かってしまいます。また操作が複雑な場合、イベントに携わる全てのスタッフが使いこなすのは難しく、かえって効率が落ちたりミスを誘発したりしてしまう恐れもあるでしょう。

導入までのプロセスや見本の操作画面をホームページなどでチェックし、導入や操作が簡単にできるかチェックすることをおすすめします。無料デモを用意しているイベント管理システムもあるので、実際に使ってみるのもおすすめです。

セキュリティ対策が十分に行われているか

イベント管理システムを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分に行われているかどうかもチェックしてください。

何らかのセキュリティ対策を講じているイベント管理システムは多いですが、そのセキュリティレベルは、システムによってさまざまです。ホームページなどを見て、データが暗号化されているか、アクセス制御の設定が可能か、国際的なセキュリティ認証を受けているかなどを確かめましょう。

前述したとおりセキュリティ対策不足による個人情報漏えいなどのトラブルは、次回以降の開催の可否はもちろん、企業の信頼度にも大きく影響します。万全なセキュリティを備えたイベント管理システムを選ぶようにしてください。

無理のないコストか

イベント管理システムを選ぶ際は、無理なコストが掛からないかどうかも確認しましょう。

いくら業務効率化が図れるとはいっても、イベント管理システムを導入したことで赤字になってしまっては意味がありません。予算が限られている場合は、必要最低限の業務に対応できる機能を搭載したシステムを導入することを、検討するとよいでしょう。

同じイベント管理システムでも複数のプランが用意されているものや、オプションで機能を付けられるものもあります。料金形態もシステムによって異なるため、何にどれだけのコストが掛かるかしっかり把握してから検討してください。

もちろん、イベント管理システムを導入することで削減が期待できるコストもあるでしょう。費用対効果を考えた上で、自社に合うシステムを選ぶことが大切です。

サポート体制が充実しているか

サポート体制が充実しているかも、イベント管理システムを選ぶ上で重要なポイントです。

導入や運用中に分からないことがあったりトラブルが起きたりした際、すぐに対応してくれるサポート体制が整っているベント管理システムなら、安心して利用できます。サポート窓口がメールのみの場合、スピーディーな対応をしてもらえない可能性もあるため、どういった方法で対応を行っているかも確認しておきましょう。

他のシステムとの連携が可能か

他のシステムとの連携が可能かどうかも、チェックしておきましょう。

必ずしも他のシステムとの連携が必要ではありませんが、MAツールなどとの連携が可能なイベント管理システムであれば、顧客管理やマーケティングがさらに効率良く行えます。自社で扱っているツールがあれば、連携が可能かどうかを確認しておくと良いでしょう。

また昨今欠かせないのがSNSとの連携です。SNSと連携可能なイベント管理システムであれば、SNS上で告知することでさらなる集客アップを目指せます。

イベント管理システムのタイプ


イベント管理システムにはさまざまなタイプがありますが、ここでは大きく分けて3つのタイプをご紹介します。

業務効率化特化タイプ

業務効率化特化タイプは、イベント開催における集客や来場者・出展者などに関する管理、決済、受付業務などの業務効率化を目的としているイベント管理システムです。

オフライン開催・オンライン開催に限らず、業務効率化を図るために必要な機能が搭載されているため、担当者の負担を軽減させることができるでしょう。

大規模オンラインイベント対応タイプ

大規模オンラインイベント対応タイプは、数百から数万人規模での参加者が見込める大規模イベントでも、スムーズなイベント開催をサポートしてくれるイベント管理システムです。

コロナ禍以降オンライン開催のイベントが増えてきました。オンライン開催は参加のために移動を伴わないので、人気のイベントになると、数万人が参加するケースもあります。大規模オンラインイベント対応タイプのイベント管理システムは、数万人が参加しても安定した配信ができる環境を整え、オンラインでもオフラインのようにリアルな交流や臨場感のある体験ができる機能を搭載したものが多いです。

配信視聴の離脱を避けられるよう、閲覧率や回遊率をアップさせられる仕組みを用意しているイベント管理システムもあります。

リード獲得強化タイプ

リード獲得強化タイプは、イベント運営の業務効率化に加え、イベント実施後のリード獲得に強みを持つタイプのイベント管理システムです。小規模から中規模のBtoBビジネスのイベント開催に向いています。

イベント中に名刺交換や会話が可能になる機能や、資料ダウンロードが簡単にできる機能、アポイントメント予約機能などが搭載されているものが多いです。また来場者の行動ログを分析する機能を使って、効果的なフォローアップやリード獲得を目指せます。データを使った効果測定もできるため、マーケティングや次回の集客にも活用できるでしょう。

【タイプ別】主なイベント管理システム

最後に、主なイベント管理システムをタイプ別にご紹介します。

業務効率化特化タイプ

まずは業務効率化特化タイプのイベント管理システムを3つご紹介します。

● E-VE!
● CLOUD PASS(クラパス)
● イベントクリエイト

それぞれの特徴を見ていきましょう。

E-VE!

E-VE!は、オフライン・オンラインのイベントに対応しイベント管理システムです。

二次元コード受付による来場者・参加者管理、イベントページや申し込みフォーム作成、メッセージ送信、参加後アンケート、決済サービスとの連携などができます。来場者・参加者の情報をダッシュボードで管理でき、入金状況も把握できる上、個別でのメッセージ送信も可能です。フォームやアンケートの作成は、パズルを作成するようにドラッグ&ドロップで簡単にできるため、専門的な知識は必要ありません。

ISMS認証基準の国際規格「ISO/IEC 27001:2022」を取得しており、Amazon Web Servicesの採用によって個人情報が暗号化されるので、セキュリティ対策も万全です(※)。来場者・参加者リストは、CSV形式でダウンロードできるため、既存の顧客リストにインポートすることもできます。

CLOUD PASS(クラパス)

CLOUD PASS(クラパス)は、チケット販売が必要なイベントに適したイベント管理システムです。

チケット販売・決済・チケット発券・入場・データ管理がワンストップで行え、蓄積したデータを集計したりマーケティングに活用したりすることもできます。クレジットカードや各種電子マネーといったキャッシュレス決済に対応しているため、オンラインで有料チケットを発行するイベントにおすすめです。チケット分配用のURL発行もできるため、代表者がまとめてチケットを購入し、参加者にチケットを渡すこともできます。
また当日の受付も、二次元コード・タッチポイント・もぎりなどに対応しているので、イベントに合わせて活用できます。

イベントクリエイト

イベントクリエイトは、イベント運営管理が行える法人・団体向けのイベント管理システムです。

わずか5分でイベントページを作成でき、申し込みフォームやアンケートも簡単に作れます。イベントページは、既存の自社サイトに合わせた違和感のないデザインにすることも可能です。また申し込み内容が自動で情報として蓄積されるため、参加者管理にも手間が掛かりません。メッセージ配信を予約することもでき、業務負担を軽減しながら適切なフォローアップが行えます。

これまでに商社やメーカーなど、さまざまな企業のイベント運営をサポートした実績があり、自社セミナーや交流会、懇親会など対応可能な用途も豊富です。30日間無料でお試し利用もできるため、実際に操作した上で導入を決められます。

大規模オンラインイベント対応タイプ

次に大規模オンラインイベント対応タイプのイベント管理システムを3つご紹介します。

● ネクプロ
● EventHub
● EventIn

それぞれの特徴を見ていきましょう。

ネクプロ

ネクプロは、ウェビナーや動画配信に強みを持つ、ライブ配信・疑似ライブ・オンデマンド・外部ツール配信に対応したイベント管理システムです。取引実績は500社を超え、人材ビジネスを行う大手企業が実施した参加者5,000人規模のイベントで採用された実績もあります(※)。

動画をライブのように配信しながら、配信中にチャットで対応する「疑似ライブ」は、リアルタイムな配信よりもトラブルが起こるリスクを軽減しながら行えるのが特徴です。

データの暗号化や脆弱性対策、アクセス制限、不正アクセス防止などの機能を搭載しており、国際基準「JIS Q 27001:2014(ISO / IEC 27001:2013)」の認証を取得。また電話・メール・チャットでのテクニカルサポートがあり、集客やイベント開催に関わるさまざまな業務の代行を依頼することも可能です。

EventHub

EventHubは、大規模ビジネスイベントやウェビナー運営に必要な機能を搭載したイベント管理システムです。

イベントページ作成や集客・参加者管理、さまざまな配信形式でのイベント開催、多様なコミュニケーション機能、分析機能などを搭載し、オンラインイベントの業務効率化とインタラクティブなコミュニケーションをサポートします。ハイブリッドイベントやオフラインイベントにも活用可能です。イベント中のインタラクション機能として、リアクション機能や匿名投稿掲示板も用意しています。

過去にはたった3人で5,000人規模の大規模オンラインカンファレンスを成功させた実績もあるため、限られた人数で大規模イベントの実施を検討している企業にもおすすめです。クライアント専属の担当者が企画からリハーサルまでしっかりサポートする他、気軽な問い合わせができるチャットサポートも用意しています。

EventIn

EventInはオフラインイベントのような感覚で、同時視聴5,000人のオンラインイベントが行える、双方向のイベント管理システムです。

イベント会場内に最大で300のブースを設置でき、一つの画面でスムーズにブース移動できる優れた回遊性に定評があります。ブースごとにプレゼン・トーク・展示の3つのモードを使い分けることができ、プレゼンテーションと個別商談の同時開催も可能です。

申し込みフォーム作成や参加者管理はもちろん、アンケートやチャット、参加者データ分析など、イベント運営に必要な機能が充実しています。また多言語対応が可能なため、国内外からの参加・出展があるイベントにも対応できるのが特徴です。

リード獲得強化タイプ

最後にリード獲得強化タイプのイベント管理システムを3つご紹介します。

● EXPOLINE
● eventory
● Event BASE

それぞれの特徴を見ていきましょう。

EXPOLINE

EXPOLINE(エキスポライン)は、イベントに合わせた柔軟なカスタマイズができるオーダー型のBtoBイベント管理システムです。

オフライン・オンライン・ハイブリッドのいずれにも対応しており、これまで大手企業を中心に500件以上のイベントのさまざまなニーズに対応してきた実績があります。BtoBイベントをしっかりサポートできるよう、Web面談予約や参加者マッチング、チャットツールなどを搭載している他、サイト上からすぐに面談を始めることも可能です。

リアルタイムでのデータ集計や参加者ごとの行動ログのCSVダウンロードができる他、MAツールとの連携もできるため、効果的なリード獲得が目指せます。また重要顧客が来場した際に通知が受け取れる機能も搭載しているので、大切なビジネスチャンスを逃す心配もありません。

eventory

eventoryはイベント開催に必要な機能を定額で利用できるイベント管理システムです。

BtoB、BtoCどちらのイベントにも対応しており、行動データ取得・分析機能が搭載されているため、データを見える化できます。蓄積したデータを解析し、外部MAツールと連携させる機能を使うことで、リード獲得につなげられるでしょう。属性ごとにフォローアップメールを送信することも可能です。またイベントごとに参加者からのフィードバックを管理できるので、次回以降のイベント開催にも活用できます。

企画からフォローアップ・分析まで、イベントの全ての工程をスタッフがサポートしてくれるため、初めてのイベント管理システム利用でも安心です。セキュリティ対策も万全で「ISO 27001」を取得しています。

Event BASE

Event BASEは、小規模のイベントから大規模のイベントまで対応しているイベント管理システムです。オンライン・ハイブリッドのイベントに対応しています。

特にオンライン上でのコミュニケーションに強みを持っており、1クリックですぐにブースビデオでの通話が可能なため、リード獲得や商談にもつなげやすいのが特徴です。参加者・出展者が集える「交流ラウンジ」機能も用意されており、イベントから新たなアイデアの創出を図ることもできます。イベント当日の参加者数などのデータはもちろん、ユーザーのチャットや商談の件数などもボタン一つでリアルタイムに分析が可能です。

イベント管理システムで効率の良いイベント運営を行おう


導入すると業務効率化が図れる他、マーケティングや次回の集客に活用できるなどメリットが多いイベント管理システムですが、ご紹介したようなデメリットも存在します。導入する際は、デメリットをどのようにカバーするかを検討することが大切です。本記事でご紹介したシステム選びのポイントを参考に、自社の目的や用途、予算に合ったシステムを導入し、効率の良いイベント運営を行いましょう。

BtoBイベントの開催を検討されているのなら、BtoBイベントプラットフォーム「EXPOLINE(エキスポライン)」の導入をご検討ください。イベント形式に合わせて必要な機能を搭載したプラットフォームで、集客からコンテンツ設計、開催後のフォローまで専門スタッフがしっかりサポートいたします。ご予算やご状況に合わせたプランのご提案も可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。


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