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昨今の新型コロナウイルスの事情や地域問わずさまざまな人たちに参加してもらえる点を考慮しつつ、自社イベントを開催する企業が増えています。しかし、イベント開催の経験がなく、どのような準備をすればいいのか分からないというケースも多いです。
本記事ではオンラインとオフラインの双方を組み合わせたハイブリッドイベントの開催に役立つプラットフォームの解説と、メリット・注意点・選び方などを紹介します。
イベント開催に使えるプラットフォームについて
イベントを開催するのなら、専用のプラットフォームを活用するのがおすすめです。以下では、イベント開催時に導入すべきプラットフォームについて解説します。
イベント開催がオンライン・オフライン両方で行えるプラットフォームがおすすめ
近年は社会情勢の変化によって、オンラインを活用したイベント開催が増加しています。新型コロナウイルスの感染リスクを抑えつつ、参加者を増やせる方法として人気が高まっているため、オンラインイベントに対応したプラットフォームの導入がおすすめです。
オンラインイベントは大勢の参加者へのアプローチが可能な上、コストも抑えやすい点が特徴です。気軽に参加しやすい点も魅力となり、普段はイベントに興味のないユーザーにも訴求できる可能性も高まります。
イベント開催時に導入するプラットフォームは、オンラインとオフラインの両方に対応可能なサービスを選ぶのがポイントです。オンラインイベントとオフラインイベントを同時に開催するケースもあるため、両方の形式に対応できるプラットフォームを導入しておくことで柔軟に活用できます。さまざまな形式によるイベント開催を見越して、オンライン・オフラインどちらのイベント時にも扱えるプラットフォームを利用すると良いでしょう。
イベント開催をオンラインで行えるプラットフォームとは？
イベント開催をオンラインで行えるプラットフォームとは、オンラインイベントの開催に必要なシステムを複数備えた製品のことを指します。オンラインでも快適にイベントの楽しさや魅力が伝わるように、あらゆる工夫を加えられるのが特徴です。
オンラインでイベントを開催する際には、オンライン専用のシステムを搭載したプラットフォームの導入を検討してみてください。
イベント開催に使えるプラットフォームの機能について
イベント開催に活用できるプラットフォームには、スムーズな運営・進行を可能とする各種機能が備わっています。例えばオンラインの展示会イベントを開催する場合、協賛社の商品やサービス情報をスムーズに提示したり、協賛社ごとに閲覧ログをリアルタイムで確認したりといった機能が便利に使えるでしょう。
イベント開催用プラットフォームには問い合わせやチャット機能もあるため、利用者の支援が簡単に行えるのも特徴です。
イベント開催には専用のプラットフォームが必要か？
「Zoom」や「Google Meet」など、一般的に使用されているシステムでもイベントのオンライン開催は可能です。しかし、これらの製品にはイベント開催に特化した機能がないため、最低限の配信機能だけで運用しなければならないでしょう。
管理ツールなども別で必要になるため、専用プラットフォームを使った方がスムーズなイベント開催が叶えられます。また、専用プラットフォームを利用すると「ログの取得」ができるため、顧客情報やイベント中の動きをスムーズに把握できる点もメリットです。
イベント開催において専用プラットフォームが注目されている理由
イベント開催時に専用プラットフォームが注目されていることには、以下の理由があります。
オンライン環境が整備された家庭や企業が増加している
新型コロナウイルスの影響で、テレワークなどのためにオンライン環境を自宅や会社に整備したケースは増加しています。そのため現代は、これまでにないほどオンラインのイベント参加へのハードルが下がっている状態にあるといえるでしょう。
そこでオンラインもしくはオンライン・オフラインのハイブリッドイベントを開催したい企業が、専用のプラットフォームに注目しているのです。
イベントを準備する従業員の負担軽減が課題
従来のイベントでは、準備から当日に至るまで多くの従業員が仕事をしていました。その負担は大きく、企業によっては通常業務と同時進行しなければならないケースもありました。
そこで専用プラットフォームを活用して、イベント開催における負担を取り除くことを目指す企業が増えているのです。
イベントを専用プラットフォームで開催するメリット
イベント開催時に専用プラットフォームを活用することには、さまざまなメリットがあります。
イベント参加者の詳細なデータを取得できる
専用プラットフォームを活用することで、イベント参加者の詳細なデータを取得できるのが1つのメリットです。どのイベントが多く閲覧されたのか、どんな人が参加したのかといった情報を全て管理し、その後の分析などに活用できます。
情報収集がイベント開催の目的になる場合、スムーズにデータとして管理できる機能を持つ専用プラットフォームの利用がおすすめです。
イベント開催後のフォローも可能
プラットフォームを活用することで、イベント後のフォローもスムーズに行える点がメリットです。参加者に対してアンケートを実施したり、個別チャットでアプローチをしたりといったことが可能となります。
イベントで自社に興味を持ってくれた参加者に対して、適切なアピールを実施してその後の展開につなげられるのが専用プラットフォームの魅力です。
イベントにかかるコスト削減につながる
オンラインイベントであれば、プラットフォームを活用することでその利用費用以外のコストを抑えやすくなる点がメリットです。例えば会場のレンタル費用、警備費用、受付や案内などをする従業員の人件費などを削減できます。
イベント開催にかかる費用が経営を圧迫している場合には、専用プラットフォームの導入で問題を解決できる可能性があるでしょう。
イベントを専用プラットフォームで開催する際の注意点
専用プラットフォームを使ってイベントを開催する際には、いくつかの注意点があります。
トラブルに対するリスクヘッジをしておく
イベント開催時には、トラブルに悩まされることも多いです。当日になってから対処法を考えるのではなく、事前に考えられるトラブルとその対処法を話し合っておくのがポイントになります。
プラットフォームを提供しているサービス次第では、サポートがトラブル対策を考えてくれるケースもあります。リスクヘッジを重視するのなら、サポートが充実しているプラットフォームを活用するのがおすすめです。
事前にプラットフォームの使い方を熟知しておく
ぶっつけ本番でプラットフォームを使うのではなく、事前に何度も使用して仕様に慣れておくことも重要です。リハーサルを兼ねてプラットフォームを使用し、実際のイベント運営をイメージしながら練習を重ねると良いでしょう。
サービスによっては、プラットフォームの使い方を提供企業や担当者が説明をしてくれるケースがあります。はじめてイベント開催にプラットフォームを活用する際には、使い方をサポートしてくれるものを選ぶのがポイントです。
無料版のプラットフォームを利用する場合には機能制限に注意
無料版のイベント用プラットフォームは、参加できる人数や配信できる時間に制限が設定されているケースが多いです。満足のいく結果を残せるイベント開催が難しくなるため、基本的に無料版のプラットフォームは使用しないことが推奨されます。
有料版のプラットフォームはコストがかかる分、備わっている機能を存分に活用できるため、スムーズなイベント運営・管理が可能です。
イベント開催に使用するプラットフォームの選び方
イベント開催に使える専用プラットフォームを導入する際には、選び方を確認しておくこともポイントです。
イベント参加者が簡単に使えるか
開催者だけでなく、イベントの参加者も簡単に扱えるプラットフォームを選ぶのがポイントです。複雑な操作が必要なものやUIが不便なものは、それだけで途中退場の理由になります。
参加者のことを考慮して、はじめてでも直感的に使える仕様になっているプラットフォームを優先して選ぶと良いでしょう。
高いセキュリティシステムがある
参加者の個人情報を守るためにも、使用するプラットフォームのセキュリティ体制は事前にチェックする必要があります。実際にどのようなセキュリティ体制を整えているのかを明確に提示しているプラットフォームを使うことで、安全にイベントを開催できるでしょう。
まずはプラットフォームを提供している企業の公式ホームページなどから、どのようなセキュリティ体制を整えているか確認してみるのがおすすめです。
イベント前と最中のサポート体制が充実しているか
イベント開催までの期間と、開催中のサポート体制が充実しているプラットフォームを選ぶのもポイントです。資料作成や事務サポートがサービスに含まれているプラットフォームであれば、自社の負担を軽減しつつイベントを開催できます。
サポートが充実していれば、プラットフォームの使い方等に不安を覚えるケースは少なくなるため、イベントの中身を充実させることにリソースを割けるでしょう。
イベント用のプラットフォームを使うなら「EXPOLINE」がおすすめ
イベント開催のために専用プラットフォームを導入するのなら、「EXPOLINE」がおすすめです。EXPOLINEは高いカスタマイズ性とデータの管理・記録、運用サポートが行える専用のプラットフォームです。
各種イベント、展示会、商談会、セミナーなど幅広い用途に利用できるため、さまざまなイベント時に役立てられます。イベントの企画立案から事務のサポートまで展開しているので、多くの業務を任せられるのもEXPOLINEのメリットです。
まとめ
イベントを開催するのなら、専用のプラットフォームを利用するのがポイントです。イベントの効果を最大に引き出せるほか、オンライン・オフラインの両方および同時開催にもスムーズに対応できます。この機会に専用プラットフォームを活用して、イベントを開催する方法をチェックしてみてはいかがでしょうか。
イベント開催用のプラットフォームを活用するのなら、「EXPOLINE」の導入がおすすめです。EXPOLINEなら参加者やイベントのイメージに合わせてユーザー画面をカスタマイズしたり、各種データが収集して他サービスと連携をしたりできます。イベントの開催におけるさまざまな使い道・メリットがあるため、ぜひこの機会にEXPOLINEの導入をご検討ください。
まずは、資料ダウンロードにてご確認ください。
