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新型コロナウイルスが蔓延する現代において、実際に人を集めて行うセミナーを開催することは困難です。そこで、代替案としてオンラインセミナーが注目されています。しかし、どのような手順で実施するべきかわからずに困っている担当者様もいるのではないでしょうか。
この記事では、オンラインセミナーを配信する方法やその手順、注意点までを詳しく解説します。
オンラインセミナーの配信方法
オンラインセミナーの2つの手法、ライブ配信とオンデマンド配信について解説します。
ライブ配信
ライブ配信とは、あらかじめ決められた日時にリアルタイムで撮影しているものをそのまま配信する方法です。テレビで言うところの”生放送”です。ライブ配信は、一度限りの時間を講師と視聴者で共有する点が、人を集めて行う従来の対面式セミナーと似ています。
ライブ配信において、講師と視聴者がコミュニケーションを円滑に図るには、チャット機能などの利用が有効です。対面式セミナーで頻繁に行われていた質疑応答などもチャットの利用で問題なく行えます。このように、双方向のコミュニケーションを臨機応変に行えれば、参加者へ追加の資料提供が行えたり、商談の機会が発生することもあるでしょう。
ライブ配信におけるデメリットとしては、視聴機会が限られるため、参加者が自身のスケジュール調整を行うことが必須であり、決められた日時にパソコンなどのデジタルデバイスの前に居なければならないと言うことです。欠席者が出た場合、主催者はアーカイブ動画を提供するなどのフォローする必要があります。
講演を中継
オンラインセミナーをライブ配信する際、講演を中継する方法もあります。例えば、講師が参加者と対面式のセミナーを行っている様子を他の参加者に配信する方法です。ハイブリッドセミナーとも言えます。
講師と参加者が同じスペースにいれば、その場で迅速に質疑応答できるといったメリットがあります。また、会場スペースに収容した複数人の参加者に対して別の場所にいる講師が講演をライブ配信することも可能です。
その場合、参加者は自身でデバイスを用意しなくても済むのが利点と言えます。対して、主催者側は会場をレンタルする費用を負担したり通信機器を用意したりする必要があるため、コスト管理の面で注意が必要です。
また、実際に人を集める際にはソーシャルディスタンスや換気など、新型コロナウイルスの感染予防に対する配慮も怠ってはいけません。
オンデマンド配信
オンデマンド配信は、前もって撮影して編集まで施した動画を配信する方法です。一発勝負のライブ配信とは異なり、配信予定日さえ守れば十分な時間を製作に費やすことができるため、ハイクオリティな動画を配信できます。
また、オンデマンド配信された講演動画は、時間や場所にとらわれず受講することが可能です。基本的には繰り返し視聴可能なので、反復学習にも役立てられます。
ただし、講師と視聴者はリアルタイムでコミュニケーションを取れないため、質疑応答などがスムーズに行なえません。一方通行のセミナー内容になりがちなので、視聴者のモチベーション維持が大きな課題です。
さらに、良質の講義動画を制作するためには一定以上の撮影機材や編集スキルが必要です。専門の企業へ編集を依頼する際は、ある程度の費用もかかります。
オンラインセミナーを行う手順
オンラインセミナーを行うための手順について解説します。
オンラインセミナーの目的やターゲット・概要の決定
オンラインセミナーを開催する際、主催者はまず目的とゴール設定をしなければなりません。新規見込み客の獲得や見込み客へのフォロー、見込み客への販売、既存顧客への追加販売や満足度アップなど数ある目的の中から厳選します。
具体的にはセミナーを終えた後、参加者にどのような行動をとってもらいたいのかを考えてください。例えば、自社の商品やサービスを利用してもらいたいのか、アンケートに回答してもらいたいのか、続けて他のオンラインセミナーも受講してもらいたいのかなどです。
そのようにして決めた目的から、コンテンツ制作にかけるコストや保つべき品質、狙うべきターゲット層やセミナー全体の概要を導き出します。
また、公開方法に関しても、無料公開や有料公開、事前申込制による会員限定公開など様々あり、目的に応じて適切な方法を選ばなければなりません。
▼オンラインセミナーの目的については、下記の記事もご参照ください。
オンラインセミナーの目的は主に6つ！シーンに応じて使い分けよう
目的に合わせたコンテンツの内容の決定
目的とゴール設定をしたら、配信するセミナーの内容を決めます。セミナーコンテンツを制作するために必要な素材や情報を洗い出し、それらを精査してブラッシュアップします。その際、競合するセミナーは参考になりやすいです。
内容をよく確認して取り入れられる部分があれば取り入れてください。まるごと流用するとコピーコンテンツとして問題になることがあるため注意が必要です。
本質をよく理解し自分の中で反芻してオリジナルコンテンツにまとめ上げなければなりません。このような手順を踏み、より質の高いコンテンツを目指しましょう。
目的に合わせた手法やオンラインセミナーの配信ツールの選定
オンラインセミナーのターゲット層や配信するコンテンツ内容に合わせて、配信ツールを選定することは大切です。きちんと選定しないとオーバースペックになったり、満足にセミナー配信ができなかったりするので注意してください。
オンラインセミナーの配信ツールは、大人数向けや少人数向け、チャット機能や録画機能がついているかどうか、更にデータ分析機能がついているかどうかなど様々あります。
まずチェックするポイントは、一方通行配信か双方向配信のどちらを選ぶかという点です。一方通行型の配信ツールを選ぶ場合、ライブ配信かオンデマンド配信かを考えなければなりません。
一方、双方向型の配信ツールを選ぶ場合は、参加者と質疑応答ができれば十分か、参加者をグループ分けしてその中で議論を行う必要があるか、または主催者や参加者が自由に誰とでもコミュニケーションを取れる状態にしたいか、という3パターンから選ぶ必要があります。
▼オンラインセミナーの最適なツール選定についての詳細は、下記の記事もご覧ください。
オンラインセミナーのツール選び！違いや選び方のポイントは？
オンラインセミナーの講師や資料の手配
オンラインセミナーを行うには講師が必要です。セミナーの趣旨や予算に合わせて最適な講師を選定してください。セミナー経験がある講師だとしてもオンラインセミナーには不慣れなことがあります。
そのようなケースを想定して、本番の前には複数回リハーサルをしておくと安心です。また、セミナーの中でパワーポイント資料を利用する場合は、映し出される画面上で講師の映像と資料の映像を切り替える作業が必要です。
この作業に関してもあらかじめ資料を手に入れてテストを行っておきましょう。スムーズなオンラインセミナーを配信するためには、事前の資料共有やそのチェックを綿密に行うことが重要です。
さらに、オンラインセミナーでは、使用したデジタル資料の多くはデータ配布します。ダウンロードに時間がかかりすぎないよう、データのファイル容量をできる限り軽量化することが必要です。
配信に必要な機材や設備の手配
オンラインセミナーを配信するには、最低限必要な機材を揃えたり設備を整えたりしなければなりません。まずはインターネット環境を整えます。その際、動画が途切れたり止まったりしないよう、安定した通信速度を保つことが重要です。
従って、無線LANは避けましょう。有線LANで整備したほうが安定します。次に必要な機材は専用のマイクです。パソコンにマイク機能が備わっていることもありますが、多くの場合性能は最低限で、セミナーで多くの方に正確に声を届ける品質ではありません。
良い音質を保つためには専用機材を用意しましょう。ウェブカメラも同様に、画質の良い外付けのウェブカメラであることが望ましいです。
配信する動画の操作をしたり、パワーポイント資料などを映し出したりするためにも、パソコンを用意してください。これらの操作を実行しても正常に作動する程度のスペックは必要です。
さらに、照明もあった方が良いです。配信する講師の絵が暗いと視聴側の期待やモチベーションを損ないます。他には、音声をチェックするためのイヤホンや、参加者用の資料なども必要に応じて手配してください。
オンラインセミナーの参加者を集客
オンラインセミナーを開催する準備が整ったら、セミナーの参加者を集めます。およそ開催日時の1カ月前にはセミナーの告知を行うことが一般的です。その際、セミナーの参加が見込まれる全ての人に対してお知らせをします。
実際にセミナーの参加を受け付けるには、自社サイトで告知をした上で専用の申し込みページを作成すると良いでしょう。また、メールアドレスなどの連絡先が判明している人に対しては、メルマガなどでオンラインセミナー開催の案内を通達することは必須です。
配信テスト・配信環境のチェック
実際の配信を行う前には、複数回テストを行ってください。その際、音声がきちんと聞こえているか、映像は途切れることなく見えているか、チャット機能は問題なく利用できるかを確認します。もし少しでも違和感のある箇所があれば、原因を追求して解決しなければなりません。
テスト段階では、参加者の目線になりストレスを感じずに動画を視聴できるかどうかを確認します。このように、滞りなく配信できるかどうかを試すテクニカル面のテストと同様に重要なテストが場当たりです。
場当たりでは、講師に会場の環境を把握してもらったり、技術担当者や進行係と講師との間で合図などを共有したりします。配信用の動画を撮影する際、講師に迷いが生じてキョロキョロするようではいけません。事前の打ち合わせを入念の行い、講師は自信を持ってカメラに向き合うべきです。
オンラインセミナー開催で得られるメリット
オンラインセミナーの開催により、主催者側が得られる3つのメリットについて解説します。
オフラインでのセミナーでは得ることができない、オンラインセミナー独自のメリットを把握しておくことで、オンラインセミナーを開催する意義を正確に理解することができるでしょう。
準備にかかる手間やコストを軽減できる
1つ目のメリットは、準備にかかる手間やコストを軽減できることです。web上での開催のため、会場のレンタルや設営、そこにかかる人件費は必要ありません。
また、オフラインでのセミナーでは紙で提供していたチラシやパンフレットについても、全てデータで配布することが可能なため、印刷費を削減することができます。
それに加え、資料も事前に投影もしくは画面共有するスライドを準備しておくだけで参加者に共有ができるため、その印刷費や準備のコスト、手間を軽減することができます。
オフラインでのセミナーと比べ、手間やコストを抑えて開催できることはオンラインセミナーの大きなメリットです。
国内外と幅広いエリアに情報を届けることが可能
2つ目のメリットは、国内外と幅広いエリアに情報を届けられることです。これまでオフラインの会場でセミナーを開催する場合は、参加者のほとんどが会場近隣のエリアから足を運べる人に限られていました。
しかし、オンラインセミナーの場合web上での開催のため、エリアや国内外を問わず多くの方々を対象に情報の発信をすることができます。
これまでは距離の問題によりセミナーの開催を断念していたような地方の企業でも、オンラインセミナーでなら自社主催のセミナーを開きやすくなりました。
また、情報を提供できる人数が増えるということはアプローチの幅が広がることを指し、様々な層のリード獲得を期待することができます。
オンライン セミナー参加者の声をリアルタイムで拾うことができる
3つ目のメリットは、オンラインセミナー参加者の声をリアルタイムで拾えることです。オフラインでのセミナーの場合、疑問点や質問があっても大勢の前で聞くのはなかなかハードルが高いものです。
中には聞きたかったことを聞けないまま、セミナーが終わってしまったご経験をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、オンラインセミナーなら人目やタイミングを気にせず、チャットで意見や感想を投稿することができます。また、チャットで送信された参加者の声をセミナー中に拾い、より多くの参加者が共通して抱いている疑問や質問に対して、運営側が回答するといった対応も可能です。
アンケート機能も併せて活用しセミナーの感想や意見を集めれば、会期後の営業活動やマーケティング施策に役立てることができるでしょう。
オンラインセミナー参加者のメリット
ここまでオンラインセミナーの開催により、主催者側が得られるメリットについて解説をしました。
もちろん、オンラインセミナーは主催側のみならず参加者側も多くのメリットを得ることができます。
ここからは、参加者側が得られる代表的な5つのメリットについて解説いたします。
時間調整ができセミナーの参加がしやすい
1つ目のメリットは、時間の調整がきくため、セミナーに参加がしやすいことです。前述しましたが、オンラインセミナーはweb上での開催のため、実際に会場に足を運ぶ必要がありません。
また、インターネット環境さえ整っていればパソコンやスマホなど個人のデバイスでセミナーに参加することができます。そのため、仕事の合間など自分の空いた時間を使って自席から気軽に参加することができます。
更に、オフラインでのセミナーの場合、悪天候や電車の遅延など想定外の出来事によって参加までのスケジュールを乱されてしまう恐れがありますが、オンラインセミナーの場合移動が不必要なため、自分で自由に時間を調整して参加することができます。
移動の時間、交通費が掛からない
2つ目のメリットは、移動時間や交通費がかからないことです。オフラインのセミナーは、どうしても会場に向かうまでの時間や交通費がかかってしまうものです。
そのため、セミナーへの参加を希望していたとしても、会場までの移動時間が長くかかってしまったり、新幹線や飛行機のような多額の交通費をかけなければ会場に行くことができない場合には、参加を断念せざるを得ないでしょう。
しかし、オンラインセミナーなら移動時間や交通費を全くかけずに参加することができます。これまで参加が難しかった地域、ひいては海外でのセミナーにも気軽に参加できる点は参加者にとっても大きなメリットであると言えます。
オンラインセミナーでもコミュニケーションが取れる
3つ目のメリットは、オフラインでのセミナーに劣らないコミュニケーションを取れることです。オンラインセミナーと聞くと、オフラインでのセミナーと比べ主催者側とのコミュニケーション量が減るのではないかと思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、全くもってそんなことはなくオンラインセミナーにおいても充分主催側とコミュニケーションを取ることが可能です。
例えば、チャット機能を使えばセミナー中でも個別に質問をすることができます。そのため、オフラインでのセミナーのように、時間の制限が来てしまい質問をしそびれてしまった、という事態を避けることができます。
オンデマンド配信で後日参加ができる
4つ目のメリットは、オンデマンド配信により後日参加が可能なことです。オンデマンド配信とは、本記事の冒頭でも解説したように、前もって撮影し編集まで施した動画を配信サーバーにアップロードしておき、視聴者の好きなタイミングで動画を見られるようにする配信方法のことです。
オフラインでのセミナーの場合、会期当日の都合が合わないとなると必然的にその時点で参加を断念せざるを得ませんでした。
しかし、オンラインセミナーの場合、このオンデマンド配信が可能なため、会期当日に都合が合わなかったとしても後日参加することができます。そのため、参加したいセミナーのコンテンツの見逃しを防ぐことができます。
オンデマンド配信で見逃した箇所が確認できる
5つ目のメリットは、オンデマンド配信により見逃し箇所の確認が可能なことです。先ほど、オンデマンド配信によりコンテンツの見逃しを防げることについて解説しました。
しかし、いざコンテンツを見逃さずに視聴できたとしても、音声を聞き逃してしまったり理解できないワードが出てくることもあるでしょう。
そんな時でもオンラインセミナーなら、オンデマンド配信で後からもう一度聞きたい箇所に戻り、何度でもその箇所を確認することができます。
自身の理解度に合わせ繰り返し動画を視聴できるため、一度の視聴では分かりづらかった点や複雑な情報についても理解を深めることができます。
オンラインセミナーを開催する際の注意点
オンラインセミナーを開催する際の注意点について解説します。
安定した配信ができる通信環境を整える
オンラインセミナーをリアルタイム配信で行う場合、配信側と参加者側の通信環境が重要です。両者の通信環境が満足に整っていない場合、動画配信によるオンラインセミナー自体が成立しない可能性もあります。
特に動画配信は、メールやホームページ閲覧に比べて、ウェブ回線に対する負荷が重くなりがちです。そのため、セミナー動画の途中でパソコン画面がフリーズしてしまわないよう、インターネット環境やパソコンなどのデバイスツールのスペックを確認しておきましょう。
また、配信者側のみならず、参加者側も無線LANよりも有線LANである方が望ましいです。通信環境以外にも、パソコンのOSや、ブラウザ、参加者側の社内セキュリティシステムにより、視聴ができないと言うトラブルは起こりがちです。
これは、主催側からはどうしようもできないケースが多いため、事前に視聴環境を参加者へ提供し、テストを実行してもらうことや、当日の問い合わせ窓口としての事務局を設置すると言った工夫も必要です。
オンラインセミナーのメリットを活かしたコンテンツを作成する
オンラインセミナーのメリットは、直接セミナー会場に訪問することなく、どこにいても参加できる点にあります。一方、オンラインセミナーの中には講師が話している様子を参加者が聞いているだけのものもあります。
そのような場合、参加者は興味を失った時点で途中退席するでしょう。主催者側は、セミナーの内容が冗長にならないよう、時間配分を工夫するなどしてできるだけコンパクトにまとめなければなりません。
具体的には、作り込んだ動画や資料映像を流したり、投票を行なったり、アンケートコーナーを設けたりして、参加者が最後まで飽きずに楽しめるように演出します。
チャットツールなどを使い参加者とコミュニケーションを図る
会場スペースなどに人を集めた対面式セミナーの場合、講師は参加者の様子に目を配りながら講義のスピードや内容を臨機応変に調整できます。
しかし、オンラインセミナーの場合だと参加者の顔が見えないケースもあるため、講義を司る講師は淡々と進めてしまいがちです。そうならないためにも、ライブ配信を行う際にはチャット機能やアンケート機能をふんだんに利用して双方向的にセミナーを進行することが重要です。
質疑応答などが活発に行われるようになれば参加者の理解度も向上します。また、講師は進行用のメモに目線を落としがちですが、カメラを見据えてその向こうにいる参加者へ語りかけるような姿勢を取るべきです。
アフターフォローを忘れずに行う
対面式のセミナーの場合、参加者同士で名刺交換をしたり、リアルにコミュニケーションを図ったりできるメリットがあります。
一方のオンラインセミナーではそのような交流がない場合が多いです。中には、システムが搭載している機能を使うことでデジタル名刺交換や、マッチングを行い参加者同士にコミュニケーションが実行できるようなものもあります。
いずれにせよ、参加した人へ向けて御礼のメールを送ることは必須です。また、欠席した人に対してアフターフォローの連絡も取ると良いでしょう。
このようにセミナー後にフォローアップすることで、参加した人はもちろん、参加できなかった人とも良好な関係を築けます。
まとめ
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また、オプションとして撮影やライブ配信するためのスタジオの利用や手厚い事務局対応やサポートもご用意しております。
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