【ハイブリッドイベントの成果とは?】アジア最大規模のコミュニティイベントが成功を収めた理由に迫る!

概要

プロジェクト紹介

サステナブルブランド国際会議2021横浜は、国内外の企業・自治体等のサステナビリティに関する最新の取り組みや潮流を共有し、各業界の第一線で活躍するイノベーターとネットワーキングができる国内最大規模のサステナビリティに関するコミュニティイベントです。
国内で第5回目となる今回は初のハイブリッドで開催。2日間にわたる会期では200人以上が登壇し、講演やワークショップなど80を超えるセッションが行われました。


▼サステナブル・ブランド国際会議2022横浜開催決定!

サイト機能

・セッションの事前登録

・オンラインイベントへの参加登録

・複数のクーポンコード設定

・有料チケットの決済機能

・会場での受付管理(バーコード 端末)

・ログ管理機能

・メール配信

・講演者情報の流し込み機能(CMS)

・出展社情報の流し込み機能(CMS)

・Wordpress連携

担当者様ご紹介

株式会社博展
サステナブル・ブランド事業部
松本 侑記様

ハイブリッドでの開催背景について

ハイブリッドでの開催理由

当社)

本イベントの開催目的とハイブリッドのイベントを選択した理由を教えてください。

松本様)

前提となりますが、SB横浜はサステナビリティに精通するイノベーターを迎え、持続可能性について議論し、これからサステナビリティに取り組む企業や団体などを含めてネットワークを広げる、コミュニティ・イベントです。

ネットワーキングをイベントの開催目的としているため、オンライン開催の検討すら間に合うタイミングではなかったこともありますが、昨年の緊急事態宣言下においてもオンラインでの開催というのは実は全く考えていませんでした。

しかし、今年に入り、弊社内の配信技術の向上やノウハウの蓄積を感じていたこともあり、ハイブリッドでの開催に踏み切る運びとなりました。「コミュニティ・イベントはオンラインでも成り立つのか」の検証も含め、トライしてみようと考えました。

開催前の不安や懸念点について

プラットフォーム選定

当社)

ハイブリッドでの開催にあたり不安点や懸念点はございましたか?

松本様)

ありました。一番の懸念点はトラック数とセッション数の多さです。
ワントラックであればそこまで悩む必要はなかったのですが、同時8トラックでの配信を想定していたため費用面や技術面がとても心配でした。

また、それに伴いプラットフォーム選定にもかなり時間がかかりましたね。
SB国際会議が海外で利用しているプラットフォーム(Hopin)を含め検討を重ねましたが、なかなかSB横浜のニーズにマッチするものはありませんでした。

当社)

プラットフォーム選定の際の絶対的な条件とは何があったのでしょうか。

松本様)

先ほどお話したようにトラック数が多いため、同時視聴できるセッションの数については絶対的な条件でした。また、海外の方に登壇いただくセッションもあったため、多言語表示や、同時通訳機能も絶対的な条件でしたね。

あとはチケットとクーポンの発行です。SB横浜の中にはインナーイベントも複数あり、有料チケットの販売だけではなく、複数の条件を設定したクーポン発行による参加者区分けができることも必須条件でした。

しかし、有料チケットやクーポンコードの発行はとても複雑な機能となるため、既存のプラットフォームでは対応が難しく、おのずとスクラッチ型やセミスクラッチ型のプラットフォームに候補が絞られていきました。

その中でも、EXPOLINEはセミスクラッチ型ということで、上記の条件をクリアしながらもスクラッチ型と比べ大幅に費用を抑えることができたため、今回利用をさせていただきました。

会期までの進行について

Saasサービスとの違い

当社)

当社の会期までの進行についてはいかがでしたか。

松本様)

ハイブリッドでは初めてでしたが、これまでオフライン開催時のレジストレーションシステムとして利用をさせていただいていたため、このイベントに対してもご理解があり、スムーズでした。

また、いわゆるSaaSのサービスを利用する場合ですと、システムの設定や構築が我々マターとなってしまうため、講師やセッションの数が膨大な当イベントにおいては、とにかく事務局としての負担が大きくなってしまいます。その中で、初めて手にするシステムの設定までは流石に手に負うことができません。その点、EXPOLINEディレクターがついてくださり、全て設定構築いただけるため、企画に集中できるという面で非常に助かりました。

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ハイブリッドイベントの開催成果について

開催前のシミュレーション

当社)

コロナ禍でのイベント開催にあたり、参加者数の減少も懸念されたのではないかと拝察いたします。歩留まりや成果についてはどのようなシミュレーションを立てられましたか?

松本様)

シミュレーションは立てられなかった、というのが正直なところです。ただ、このイベントは有料のこともあり歩留まりが高いため、チケット販売の推移がほぼそのまま参加者数になります。今回は、現地参加のチケットとオンラインチケットの販売数の推移を見ながらリアル側の準備を無駄なく進めることができました。

また、参加者数だけで言えば、むしろオンラインでの配信を行うことで、今まで地方に住んでいたり日程の都合がつかないことを理由に参加が叶わなかった層の方々が新たに参加してくださるのではないかとも考えていました。

実際の成果

当社)

実際の成果としてはいかがでしたでしょうか。

松本様)

結果、参加者数は昨対比で25%強増加しました。
また、SB横浜は同じ時間帯に様々なセッションが開催されるため、実はこれまで「見たいセッションを全て見ることができない」といった声が多く寄せられていたんです。
しかし、今回オンラインでの配信も行うことでアーカイブでの視聴も可能となり、一人あたりの視聴セッション数を昨対比で150%まで増やすことにも成功しました。

協賛社やスピーカーの方にとっても、今まで現場にいらっしゃる方にしか届けられなかったコンテンツやストーリー、メッセージをより深く、より多くの人に届けることができるようになりました。

協賛メリットや協賛収益

当社)

主催側と参加側の双方がメリットを享受することができたのですね。
協賛社様のお話が出ましたが、ハイブリッドでの開催により協賛社様からの収益を上げることは可能だと思われますか?

松本様)

単純に、「ハイブリッドで開催するから」という理由で現段階において協賛金をあげることは難しいと考えます。

しかし、単価を上げることは難しくとも新たな価値を提供できる協賛メニューを増やすことは可能なため、今後において全体の収益を上げることは十二分に望めるのではないでしょうか。

オフラインイベント側の新たな気付き

当社)

オンラインならではのメリットを享受することができたとのことですが、オフライン側での新たな気づきはございましたか?

松本様)

新たな気づきとして、参加目的の多様化が明確になったことが挙げられます。
先ほどもお話をさせていただいたように、SB横浜はコミュニティ・イベントであるため、今回会場に足を運んでくださる方はその場での偶発的なネットワーキングや出会いを求めている方が多数でした。

その一方で、オンライン上で参加してくださる方は「学び」に重きを置いている方が多く、実際の参加者の内訳としても現地での参加者はマネージメント層、オンラインでの参加者は一般職の方が多数を占めていました。

オフラインとオンラインで参加目的が明確に分かれることは、新たな気づきでしたね。

来年度の目標・ハイブリッドイベントの継続

当社)

来年のイベント開催に向けて、掲げる成果目標はございますでしょうか。

松本様)

オンライン参加・現地参加の内訳を50%ずつに持っていきたいと考えています。
今年の参加者の内訳はオンライン参加が65%、現地参加が35%でした。
やはりSB横浜は元来コミュニティ・イベントであるため、リアルをメインに価値を置きたいと考えています。

当社)

リアルに重きを置く中でも、オンライン参加10%、現地参加90%というような内訳を目指されているわけではないのですね。

松本様)

もちろんこの状況下でイベントへの参加が難しい方々も多数いらっしゃることは承知しておりますので、少しずつリアルの割合を増やしていければと考えています。

また、「参加者の目的に合わせたコミュニティの場を提供できること」はハイブリッドイベントの大きなメリットでもあり、今後どの大型イベントにおいてもリアルだけでの開催は少なくなっていくとも考えています。

今年は主催側がハイブリッドでの開催という選択を採択しましたが、今後は参加者が、ハイブリットをどのように活用していくのかを思索するフェーズに入っていくのではないでしょうか。

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EXPOLINEに今後期待すること

追加開発によるカスタマイズ

当社)

弊社(EXPOLINE)に今後期待することがあればお聞かせください。

松本様)

今年、これまで使用してきたオフライン側のレジストレーション機能以外にオンライン側の機能も含め、とても多くの新規機能を開発いただいたと思っています。

次回開催時にはこれをベースにしつつ、また新たなことにもチャレンジしていきたいと考えています。
もっと肌感のあるネットワーキングがオンラインでもできると嬉しいですね。

当社)

ありがとうございます。
もちろん、今回利用したシステムはそのまま維持しつつ新しい機能を追加することが可能です。
また、ネットワーキングの文脈についても多くお問い合わせをいただきますが、独自機能や、他社サービスとの連携を持って果たせると思います。次回も引き続き、よろしくお願いいたします。

本日は貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。

▼本記事以外にも、事例インタビュー記事を公開中!


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