概要
プロジェクト紹介
IBMA様がプロジェクトマネジメントを務める外資IT系クライアントの大規模イベントが6月会期を迎え、アーカイブ期間を経た後、無事大盛況にて幕を閉じた。
5つのセッションや、19社の展示を含め、カンファレンス形式で行われた本イベントを成功に納めたIBMAの井上様、松浦様から、プラットフォーム選定におけるポイントや、EXPOLINEの決め手等をインタビューしました。
サイト機能
・来場登録、ログイン機能
・各協賛社パース制作
・来場者情報エクスポート
・Vimeoでの擬似ライブ配信/アーカイブ配信
・資料ダウンロード機能
・来場者ログ取得
オンラインでの開催背景について
当社）
今回のオンラインイベントの開催背景についてお聞かせいただけますでしょうか？
井上様）
今回の場合だと、オンラインを「提案した」というよりも、オンラインを「提案せざるを得なかった」と言った方が正しいかもしれません。
今回開催したイベントというのも、もともとは毎年オフラインで実施されていたものでして、2020年の2月に開催する予定のものでした。しかし、新型コロナウイルスの影響により延期を余儀なくされる事態に。その後も延期に延期が重なり、さすがにこれは例年とは異なる形での開催が必要であると考え、オンラインイベントのご提案に至りました。
オンラインイベントの開催目的と集客について
当社）
今回のオンラインイベントの開催目的、また、集客方法についてもお聞かせいただけますでしょうか？
井上様）
まず、開催の一番の目的は、新規リードの獲得でした。そのため集客方法としては、各業界紙とweb系の広告やメルマガ、SNSを利用しました。
当社）
その中で特に効果を実感できた媒体はありましたでしょうか。
井上様）
メルマガとFacebookですね。
実はイベント参加者を募った当初、サイト登録者の伸びが芳しくなかったんです。
「業界全体の情報交換の場としての役割もあったので、懇親会等のコンテンツが無いと厳しいのか」と肩を落としかけましたが、会期直前になってメルマガとFacebookからの流入をぐんと増やすことができました。
他社サービスとの比較
検討されたサービスの種類はどんなバリエーションがあったか
それぞれのプラットフォームが持っている機能ありきなサービスが多かった印象です。
当社）
弊社の他にも、オンラインイベントプラットフォームやサービスをご提供されている会社があるかと存じます。発注前段階において検討されたサービスには、どのようなバリエーションがありましたでしょうか？
井上様）
それぞれのオンラインプラットフォームが持っている機能ありきのサービスが多かった印象です。実現したい企画を我々が持っているにもかかわらず、プラットフォームの都合に合わせなければならないため、やりたいことがプラットフォームの都合で実現することができない。といったことが多かったです。
当社）
例えばどのようなサービスをご覧になりましたか？
井上様）
そうですね、
例えば、SaaS系のツールでは、マルチトラックでセッションを実施する際のタイムスケジュールの見せ方がこちらの思う形とは違うけど、そこはUIを変えることができないということだったことや、展示コーナーも必要だったのですが、展示の見せ方もこちらの思うようにはいかず、基本的にはテンプレートに合わせる必要がありましたので、今回は合わないなと思って選択しませんでした。
MAツール寄りのサービスも見ました。システムの柔軟性はあり、やりたいことはやれそうな印象でしたが、価格が比較的高い割にはこちら側の負担が大きいというのがネックでした。
動画や製品カタログ等の掲載についても物理的には問題なさそうでしたが、急な変更対応や効果的に配置するには？などの相談については、イベント全体の目的に則したご提案をいただけなかったということに少し物足りなさを覚えました。
あとは、今回のクライアントが本国側で利用しているシステムについてもクライアントから調査を頼まれ、確認をしたのですが、ローカライズはされているというものの、日本側は販売を行っているだけで、サポートが海外にあるようでしたので、これは危険だと思いました。
今、海外製のプラットフォームが多く日本に入ってきていると思いますが、サポートが海外だとどうしても急なバージョン変更や設定トラブルなど否めないので、利用はちょっと慎重にならざるをえません。
スプラシアへの発注の決め手について
こちらが企画したイベントの再現性が担保できるプラットフォームのカスタマイズ性と、イベントへの理解度が高い故のコミュニケーション力
当社）
先ほどお答えいただいたサービスとの差、発注の決め手について教えていただけますでしょうか？
井上様）
プラットフォームのカスタマイズ性は大きな決め手になりました。
既存のプラットフォームに合わせてイベントを設計していくのではなく、「こういうイベントを設計したい」という要望に対して、そこを起点に柔軟にW E B上での顧客体験全体を設計・実装できることは他社にはない魅力でした。
当社）
ありがとうございます。
仰っていただいた通り、弊社のサービスはプラットフォームのカスタマイズ性・柔軟性に非常に長けており、クライアントのブランディングにも寄与することが可能です。
イベント企画のプロフェッショナルである御社であるからこそ、よりその価値を実感していただけたのではないかと思います。
井上様）
あとは、御社って“イベント”のことをよく理解しているから、共通言語で仕事が進められるというのも魅力です。それはコミュニケーションのストレスが少なく済むし負担が減ります。
動画ファイルのお渡し後の対応や、急なコンテンツ差し替えなどを含めた臨機応変な対応等、プラットフォーム以外にもコンテンツ制作やスタジオ、事務局の体制もあるから、当社でリソースが足らなくなった場合はバックアップも効くと思いました。安心材料として大きいです。
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会期までの進行について
事前に様々なトラブルを想定したバックアッププランをご提案いただき、準備をしていただいたことで、スムーズな進行を叶えることができました。
当社）
実際に弊社のサービスをご利用いただいてのご意見を伺いたく存じます。
会期までの進行におけるコミュニケーションやスピード感については、いかがでしたか？
松浦様）
そのあたりに関しては、とても心強かったです。
締め切り後や会期が始まってからの修正・更新に対しても嫌な顔せず柔軟に素早く対応していただき、非常に助かりました。
当社）
ありがとうございます。会期当日の進行については、ご満足いただけましたでしょうか？
井上様）
はい。目立ったトラブルもなくイベントを進行できたのは、事前の手厚いご対応があったからこそだと思います。
今回のイベントの一番の懸念点として、「ライブ動画が見られない」「サイトにログインできない」といったトラブルが起きるのではないかという点がありました。
しかし、事前に様々なトラブルを想定したバックアッププランをご提案いただき、準備をしていただいたことで、スムーズな進行を叶えることができました。
もちろん、問い合わせがゼロではありませんでしたが、唯一発生した問い合わせは、先方のネットワーク理由での“見れない”だったので、すぐに解決に至りました。
今回のオンラインイベントの数値的成果について
当社）
今回、例年とは異なる形でのイベント開催となりましたが、オフラインのイベントと比べて来場者数の変化はありましたでしょうか？
井上様）
イベント登録者数で言うと、オフラインでの開催とほぼ同程度でありつつ、歩留まりが高かったです。アーカイブ期間中に新規の登録もありましたし、イベント全体としては成功と言って良い数値が出ました。
先ほども申し上げた「会期当日にネガティブな要素が発生しなかったこと」も大きな成果と言えるのではないでしょうか。
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オンラインイベントの今後の展望について
当社）
最後にオンラインイベントの今後の展望について、コロナ後のイベント展開をどのように予想されますか？
井上様）
オフラインでの開催が徐々に数を取り戻していくのと同時に、オンラインとオフラインの併用が増えていくのではないかと考えています。ハイブリットイベントですね。
今回のオンラインイベントを開催してみて、どうしてもオフラインで開催する必要があるイベントというのは、少ないのではないかと感じました。
親睦を深めることを目的に置くようなウェットなアクションが付随するイベントは、懇親会等のコンテンツを用意したオフラインでの開催が向いているかもしれませんが、今回のように新規リードの獲得や情報提供・収集を目的に置いたイベントは、オンラインでの開催で充分だと考えます。
オンラインイベント においてアンケート回収数を上げるためのアイデアとは？
当社）
当社（EXPOLINE）に今後期待するものはございますか？
井上様）
アンケート回収率を上げられるような提案があると嬉しいです。
今回のイベントでは参加数もさる事ながら、実はアンケート回収数も大事なKPIでした。
リアルイベントでは、導線やアナウンス等である種強制的にアンケートを回収する運営ができますが、オンラインにおいては機能があるだけではなかなか答えてもらえない（回収できない）ということがわかりました。
機能や運用で回収率が上げられるといいなぁと思っていますので、アイデアが欲しいです。
当社）
例えばセッション終了時にアンケートをポップアップさせたり、動画視聴画面のすぐ近くにアンケートボタンを配置したり、アンケート回答でデジタルノベルティを配布したり、アンケートを回収しないと資料がダウンロードできない仕様にするなど、様々な対応が可能です。次回はこの辺りも議論しながら進めさせてください。
当社)
大変興味深い見解をお話いただきありがとうございます。
弊社としても昨年から非常に多くのオンラインイベントのサポートをさせていただいており、徐々にオンラインイベントについてのノウハウや知見が蓄積しております。
随時ご紹介させていただければと思いますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
本日は貴重な時間をいただき、誠にありがとうございました。
