デジタル来場証の導入とそのメリット

BtoBイベントにおいてもデジタル来場証の導入が進んでいます。
本記事では、BtoBイベントでのデジタル来場証の導入メリットとその手順について詳しく解説します。

BtoBイベントにおけるデジタル来場証の定義

▶モバイルデバイス対応
デジタル来場証はスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイス上で表示されます。
これにより、参加者は身分をデジタル上で証明し、イベントへの入場が可能となります。
 

▶QRコードやバーコードの利用
デジタル来場証は、通常、イベント主催者が提供する専用のアプリやウェブサイトから入手することができ、QRコードやバーコードを使ってデジタルで表現されます。
最近ではNFCを利用したタッチ受付や、ArU-code(アルコード)という物流現場などで利用されるコードを利用したシステムも実装されています。

▶リアルタイム更新可能
デジタル来場証は情報をリアルタイムで更新できるため、セミナー予約のスケジュールの変更や付加情報の追加があった場合にも、参加者・主催社どちらにに対して素早く反映をすることができます

▶セキュリティ機能の組み込み
デジタル来場証には偽造や不正利用を防ぐためのセキュリティ機能が組み込まれています。
これにより、参加者の身分情報がしっかりと安全に管理できます。

 

デジタル来場証の導入により、参加者は身軽にイベントに参加でき、主催者は効率的な入場管理や情報提供が可能となります。イベント運営を向上させるだけでなく、サステナビリティやセキュリティの観点でも効果を発揮します。
BtoBイベントでは、ビジネス関係の構築や情報共有が重要な目的でありデジタル来場証はこれらを効率的かつ効果的にサポートすることが可能です。

 デジタル来場証の導入メリット

▶ビジネス効率の向上
デジタル来場証により、参加者はスマートフォンで手軽に入場証を管理でき、会場内でのスムーズなネットワーキングが可能になります。 

▶データ収集と分析
デジタル来場証は参加者の行動データを収集し、イベントKPIの可視化やホットリードの特定に役立ちます。 

▶紙のコスト削減
デジタル来場証の導入により、紙の印刷や配布にかかるコストが削減が可能です
最近では会場マップをアプリ内で提供したり、出展社のサービス資料をアプリでダウンロード・管理できるイベントも実現しており、
持続可能なイベント運営を促進しています。 

▶カスタマイズと追加情報
デジタル来場証はカスタマイズが容易で、参加者に追加情報やセッションの予定などを提供することができます。 

 

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デジタル来場証の導入における課題 

デジタル来場券の導入にはいくつかの課題が生じる可能性がありますが、これらの課題に対処するための解決策ももちろんあります。
以下に、一般的な課題とその解決策をいくつか挙げてみます。

1.セキュリティの懸念

課題: デジタル来場券は不正アクセスやコピーの可能性があり、セキュリティが懸念される。
解決策:
・強力な暗号化技術の使用: デジタル来場券データを暗号化してセキュリティを確保。
・バイオメトリクスや二要素認証の導入: ユーザーの生体情報や追加の認証手段を組み合わせてセキュリティを向上。 


2.モバイルデバイスの依存度

課題: 参加者がモバイルデバイスを持っていない場合や、バッテリー切れの可能性がある。
解決策:
・代替手段の提供: モバイルデバイスを持っていない参加者向けに代替手段(紙の券など)を用意する。
・充電ステーションの提供: イベント会場に充電ステーションを設置して、バッテリー切れのリスクを低減。 


3.参加者
の教育の必要性

課題: 参加者がデジタル来場券の使い方を理解していない場合がある。
解決策:
・事前の情報提供: イベント前に参加者に対してデジタル来場券の使い方を説明する。
・サポート体制の充実: イベント当日にはサポートデスクやスタッフを配置し、問題が発生した場合に対応する。

 

4.ネットワークの不安定性

課題: イベント会場でのネットワークの混雑や不安定性が、デジタル来場券の読み取りや表示に影響を与える可能性がある。
解決策:
・オフラインモードのサポート: デジタル来場券がオフラインモードで表示可能な機能を導入する。
・十分なネットワークインフラの整備: イベント会場内に十分なネットワークインフラを整備して、ネットワークの安定性を確保。

 

5.法的およびプライバシーの懸念

課題: デジタル来場券の導入に伴い、法的な制約やプライバシーに関する懸念が発生する可能性がある。
解決策:
・適切な法的アドバイスの取得: デジタル来場券の導入前に法的なアドバイスを受け、適切な法規制への遵守を確認する。
・プライバシー保護措置の実施: 参加者の個人情報保護のために、適切なプライバシー保護措置を講じる。 


デジタル来場証の導入手順

▶ニーズの分析
BtoBイベントの性質や参加者のニーズを詳細に分析し、デジタル来場証の導入が効果的であるか検討します。

▶システムの選定
BtoBイベント向けに最適なテクノロジーを選定。ビジネスニーズに合わせたソリューションを検討します。 

▶データ収集と整備
参加者情報や行動のログをどのように収集し管理するか、検討し、システム実装します。

▶入場システムの導入
デジタル来場証やパスを導入し、入場ゲートやスキャンシステムを設置し、入場プロセスを効率化します。

▶トレーニングと運用
スタッフへのトレーニング、参加者にデジタル来場証の使い方やイベント情報へのアクセス方法をわかりやすく伝えます。 

 

 BtoBイベントでの成功事例

BtoBイベントにおいてデジタル来場証を導入した業界リーダーの成功事例を紹介します。

1.SaaS企業主催 ネットワーキングイベント
名刺管理アプリを提供されているSaaS企業様主催のイベントにて、自社アプリを活用しイベント参加登録~入場~イベント内での体験などイベントの新しい体験を提供
既存アプリと弊社EXPOLINEを連携し、参加者には普段名刺管理で使っているアプリでイベント参加ができるという新しい体験するとともに、出展社にはアプリで好感した名刺情報がイベント管理画面で一覧で確認できるという利便性を提供した。

https://bis-expo.com/

2.IT商社主催 展示会
招待型の展示会イベントでの活用。
お得意様を招待する形でのイベントのため来場証を持参いただけるか心配だったが、8割以上の来場者が持参いただいた。
ブース訪問もQRコードで管理。これまで紙の商談シートで管理していた時に比べ、ブース訪問の記録として1.5倍の情報取得が実現した。

https://www.dis-world.com/himeji/

 まとめ

BtoBイベントにおいてデジタル来場証の導入は、効率向上とイベントの成功に不可欠になっています。
イベント主催において、まだエクセルやスプレッドシートで管理されている企業様は、ぜひ導入を検討してみてください。

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