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イベントの第一印象を左右するイベント受付は、単に来場者の受付をするだけではありません。会場の事前準備や当日の緊急事態への対応など、イベントごとに必要な業務は多種多様です。
もし受付に必要な人員の確保が難しいなら、二次元バーコードによる受付などで業務を効率化できる、「イベント受付システム」の導入も検討してみましょう。
本記事ではイベント受付の役割や業務内容、注意点、イベント受付システムを導入するメリットを解説します。
イベント受付はそのイベントの印象を左右するほど重要
参加者が会場に到着して最初に接するイベント受付は、そのイベントの第一印象を左右し、来場者の満足度に大きく影響するといっても過言ではありません。入場手続きや配付物の用意などの業務を効率良くこなすことはもちろん、担当者の言葉遣いや服装、名刺の扱い方などのマナーも求められます。
スピード感を持って的確かつ丁寧に業務を行うためにも、イベントが始まる前の段階から、受付スタッフが行う仕事を明確化しておく必要があります。
イベント受付の主な業務
イベント受付での主な業務は次のとおりです。
● 事前準備
● 参加者受付
それぞれの業務について詳しく解説します。
事前準備
受付の事前準備には、主に以下の業務があります。
● 会場セッティング
● 配付物の確認
● 参加者のチェック方法の確認
● 問い合わせ内容の確認
● 非常時対応の確認
中でも、参加者のチェック方法は、チケットを確認する、リストと照合する、名前を記載してもらうなどイベントにより複数の方法が考えられます。また、事前申し込みをしている人としていない人で、どのように受付方法を変えるかなどの確認も必要です。また、当日のスタッフの動きや役割なども事前に決めておきましょう。
事前準備では、参加者から寄せられる「よくある質問」をマニュアルとしてまとめておくことが大切です。「よくある質問」として挙げられるのは、次のような質問です。
● イベント情報（チケットを忘れた、再入場可能かなど）
● 施設情報（トイレの位置、自動販売機の位置、喫煙エリアなど）
● 会場周辺情報（駐車場、最寄り駅など）
また会場によっては地震や火災、津波、不審者の侵入など、非常時の参加者対応も受付業務に含まれます。
参加者受付
当日の参加者受付では出欠確認や配布物を配るなど、事前に決めた役割ごとにスタッフを配置します。なお必要なスタッフの人数は、当日の参加者数や、一人当たりの受付時間から判断します。
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イベント受付時に注意したいポイント
イベント受付時は、次のような点に注意しましょう。
● オペレーションをスタッフ全員が把握する
● 感染症対策を徹底する
オペレーションをスタッフ全員が把握する
当日のスタッフごとの役割や、質問への回答、緊急時の対応など、オペレーションはスタッフ全員が事前に把握しましょう。スタッフ同士で理解が食い違っていると、参加者の困難を招いてしまいます。また、当日も問題が起きればすぐに共有できるようにしましょう。
感染症対策を徹底する
不特定多数の参加者と接する受付業務では、新型コロナウイルスをはじめとした感染症対策を徹底した方が良いです。マスクを着用しアルコール消毒をする他、インフルエンザなどが流行している時期は、参加者にも感染症対策を呼びかけましょう。換気なども適宜行い、そのイベント感染拡大の原因となることを防ぎます。
入退場時に参加者を待たせ過ぎない
受付業務では、入退場をスムーズに行うことが大切です。長時間待たされれば、それだけでイベント自体の満足度も低下してしまいます。行列ができそうなときは、出入口の邪魔にならない場所に待機列を作ることも必要です。また、待機中に参加者が申し込み完了メールや名刺など、受付で必要となるものを用意できるようにアナウンスしましょう。参加者の受付準備が整えば、その分、スムーズな入場につながります。
あらかじめ当日の混雑が予想されるのであれば、イベント受付システムを活用したり、イベント協力会社を要請したりするのも対処方法の一つです。
イベント受付システムは事前に使い方を確認する
イベント受付システムを導入しているなら、本番前に使い方を予習しましょう。事前にシステムの使い方を把握しておくことで、イベント当日の混乱を避けられます。また基本の操作方法に加え、必要な機能の使い方を確認しておくのが大切です。運営事務局のサポート機能があると、イベントの準備段階から効率良く進められます。
イベント受付システムを導入するメリット
イベント受付システムの中には告知ページ作成機能やコミュニケーション機能などが備わっているシステムもあります。このように複数の機能が備わったイベント受付システムを導入することで、次のようなメリットが期待できるでしょう。
● イベントの告知ページを簡単に作成できる
● 参加者とのコミュニケーションを一元管理できる
● 参加費用を事前に決済できる
● 二次元バーコードチェックインで当日の受付がスムーズになる
● 参加者情報のデータ分析ができる
イベントの告知ページを簡単に作成できる
イベント受付システムの多くは、イベント情報が記載された専用サイト（LPページ）を作成できます。大まかな設計図さえあればプロがデザインからプログラミングまで行ってくれるものもあるため、システムに不慣れな担当者でも問題ありません。
参加者とのコミュニケーションを一元管理できる
導入するイベント受付システムの機能によっては主催者がメール配信や参加者への通知などが可能です。イベント参加後のお礼メールやメールマガジンなどを、イベント受付システム上で一斉送信できるので、メールリストの管理のような手間も掛かりません。
また特定の参加者が来場した際に、メールなどで通知されるように設定できるイベント受付システムもあります。来場通知を活用すれば、重要な顧客をアテンドしやすくなるでしょう。
参加費用を事前に決済できる
有料制のイベントに対応しているイベント受付システムであれば、クレジットカードやコンビニ支払いなどで事前決済が可能です。完全前払い制にすれば、当日受付会場で集金をする必要がない上に、イベント後に売上を集計する手間も削減できます。また前払い制のイベントは、当日キャンセルを防ぎやすい点もメリットです。
二次元バーコードチェックインで当日の受付がスムーズになる
イベント受付システムに二次元バーコードチェックイン機能があれば、二次元バーコード化された登録IDを専用アプリで読み取るだけで入場受付ができます。イベントによっては、専用アプリをダウンロードしたデバイスを受付窓口に設置し、受付を無人化することも可能です。また紙のチケットと異なり、二次元バーコードチェックインではいつ・だれが・どこに参加したのか、詳細な参加者データを取得できます。
参加者情報のデータ分析ができる
イベント受付システムの中には、MAツールなどと連携し、イベント参加者のデータ分析ができるものもあります。閉会後にアンケートを送付して回答してもらえば、満足度のデータを集めることも可能です。データ分析の結果は、マーケティング戦略の立案や、協賛企業の募集に役立てることができます。
「EXPOLINE（エキスポライン）」にできること（機能や特徴）
イベント受付システムの導入を考えているなら、「EXPOLINE（エキスポライン）」がおすすめです。
EXPOLINEは、株式会社スプラシアが提供するイベント用プラットフォームです。本サービスは、イベントの事前予約から当日の受付、アフターフォローまでワンストップで管理できる、クラウド型イベント管理サービスとして設計されています。
イベント受付に活用できる主な機能は、来場通知や登録フォーム、二次元バーコードチェックイン機能などです。どです。
また、マーケティング施策を管理・自動化するMAツール連携機能をはじめとしたイベント主催者向けの機能も提供しています。
リアルイベントだけでなくオンラインイベントと連動したハイブリッド型イベントにも対応しており、これらの機能を活用すれば、イベントの企画から運営、フォローアップまでを効率的に行うことが可能です。
イベント受付システムで受付業務を効率しよう
イベント受付は単に来場者の受付を行うだけでなく、会場の事前準備や配付物の確認、当日の質問や緊急事態への対応などが求められます。さらには、受付を担当するスタッフのマナーが伴っていなかったり、参加者が入場するまでに過度な時間が掛かったりすると、イベント自体の印象低下にもつながりかねません。そのためイベント受付は、効率良く丁寧に仕事を進める必要があります。
大規模イベントなどでイベント受付業務を効率化したいなら、イベント受付システムの導入がおすすめです。「EXPOLINE（エキスポライン）」では、事前告知やチケット決済、当日の二次元バーコード受付、閉会後のデータ分析など、イベント業務を円滑化する各種機能を搭載しています。
イベント受付でお悩みのご担当者さまは、ぜひ「EXPOLINE（エキスポライン）」の導入をご検討ください。
