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イベント開催を計画していながら、参加者や各種データを管理する体制が整っていないケースは珍しくありません。そこでイベントによる成果を高めるために「イベント管理システム」の導入を検討してるけれど、どんなものを選べばいいのか分からないという企業・担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事ではイベント管理システムの特徴や必要な機能、選び方などについて解説します。
イベント管理システムの概要について
まずはイベント管理システムの概要について、以下で解説します。
イベント管理システムとはどんなツール？
イベント管理とは、イベント開催時に取得する顧客情報などを管理するためのツール・機能のことを指します。スムーズに情報を取得・データ化し、その後に活用できるようまとめるシステムをイベント管理システムと定義可能です。
イベント管理システムが役立つシーン
イベント管理システムは、セミナー、商談会、商品の展示会など数々のイベントシーンで役立ちます。大勢の参加者情報を手作業で仕分けるのは困難であるため、専門のイベント管理システムによって効率化・時間短縮を進めることが可能です。
イベント管理システムはオンラインイベントの開催時にも使用される
近年は新型コロナウイルスの影響もあり、イベントがオンラインで開催されることも多いです。イベント管理システムはオンラインイベント時にも各種データの管理・チェックが可能なため、利用される機会が増えています。
イベント管理システムが必要とされる理由
イベント管理システムは、オンライン・オフライン両方のイベント開催時に欠かせない存在となりつつあります。以下では、イベント管理システムが必要とされている理由について解説します。
デジタル化による業務負担軽減につながる
イベント管理システムは、それまで従業員が対応していた業務をデジタル化できる点に注目が集まっています。従業員の働き方改革が進むなか、イベント開催を理由に無理な労働を強いることはできないため、イベント管理システムによって業務負担の軽減を進める企業が増えているのです。
ケアレスミスによるトラブルを防げる
イベント中はさまざまなことが起きるため、従業員の対応だけでミスによるトラブルを防ぎ切るのは難しいです。そこでイベント管理システムを導入してデータ取得や管理をツールに任せてしまい、ヒューマンエラーによる余計な業務の発生を防ぐことに期待されています。
どれだけ対策してもケアレスミスを完全に防ぐことはできないため、少しでもカバー対応しやすくなるようにイベント管理システムを導入するケースが増加しているのです。
イベント管理システムは複数の機能が活用できる
イベント管理システムはデータ管理だけでなく、さまざまな機能が搭載されているものが多いです。イベントをスムーズに運営・進行するための機能が豊富なことから、イベント開催における効率化を目指す企業からも注目されています。
複数の機能を活用する場合には、製品サポートや使い方の解説をしてくれるイベント管理システムを導入するのがおすすめです。
イベント管理システムに必要な機能とは？
イベント管理システムを導入する際には、どのような機能が必要なのか事前に確認しておくのがポイントです。
閲覧データや視聴データのログ管理
イベント管理システムには、参加者の個人情報の取得・管理ができる機能が備わっています。年齢・性別・職業・役職など、どのような属性に当てはまる参加者が多かったのかなどを分析可能です。
そのほか、イベント中の閲覧データや視聴データをログで管理する機能があるため、どのイベントが多くの人にみられたのかなどの情報をあとからチェックできます。
各種サービスとの連携機能
MAツールとの連携も、イベント管理システムに必要な機能です。イベントで取得したデータを有効活用するためにも、さまざまな外部ツールと連携できるものが望ましいでしょう。
イベント管理システムの連携方法には、CSVエクスポート＆インポートやAPI連携などがあります。自社で使用している外部ツールに合わせて、連携しやすいものを選ぶのがポイントです。
オプションによる機能の追加
オプションでさまざまな機能を追加できるイベント管理システムであれば、必要に応じて最適なシステム環境を構築できます。逆に自社のイベントでは使わない不要な機能は排除できるため、使いやすさを優先しつつ機能を充実させられるツールがおすすめです。
イベントの配信をアーカイブ化する機能
イベントの内容次第では、動画化してあとから視聴できるようにアーカイブ化できる機能があると便利です。配信内容を自動でアーカイブ化して公開できる機能があれば、当日参加できなかった人にも情報提供が可能となります。
各種データへのスムーズなアクセス機能
イベントで取得するデータは、膨大な量になります。そのため必要なデータに素早くアクセスできる管理画面や、専用の機能が備わっているイベント管理システムが理想です。
イベント時に管理システムを活用するメリット
イベント管理システムを活用してイベントを開催することには、以下のメリットがあります。
イベント開催におけるコスト削減を実現する
イベントを開催する際には、どうしても人手が必要になります。特にデータ取得・管理を人力でする場合には、多くの従業員が必要になるでしょう。
イベント管理システムは自動でデータ取得や管理を実行してくれるため、人員削減およびコスト削減につながるメリットがあります。人的コストだけでなく、情報共有にかかる時間やトラブル対応の時間などにかかるコストもイベント管理システムなら削減可能です。
リアルタイムで当日の状況を確認可能
イベント管理システムを導入することで、イベント当日の状況をリアルタイムで確認できる点もメリットです。例えば参加者数や盛況なブースの把握など、さまざまな情報をスムーズに収集・管理できます。
必要に応じて従業員にさまざまな指示を出せるため、イベントをスムーズに運営できるでしょう。
イベント後のフォローによる関係構築をサポート
イベント終了後のアフターフォローができるのも、イベント管理システムのメリットです。取得したデータを活用してアンケートへの参加を促したり、商品の試供品や次回イベントの情報を提供したりといったことが可能になります。
顧客との関係構築につなげられる点も、イベント管理システムを導入する理由になるでしょう。
イベント時に管理システムを使う場合のデメリット
イベント管理システムはメリットの多い機能が多いですが、使用時にはデメリットにも注意が必要です。
イベント管理システムの使用方法を学ぶ必要がある
イベント管理システムを導入するのなら、従業員が各種機能を使いこなせる必要があります。事前に研修などを実施し、イベント当日に向けた準備が求められる点はデメリットの1つです。
使用方法を学ぶのに時間がかかる複雑なイベント管理システムは、なるべく導入を避けるのがポイントです。
セキュリティ面での問題に注意が必要
イベント管理システムは多くの顧客情報を扱うため、セキュリティ体制に不備があると大きな問題に発展する可能性があります。事前に使用するイベント管理システムが、安全に使えるか確認する必要があるでしょう。
セキュリティ面で安全を確信できない場合には、導入を見送って別のサービスを検討するのがおすすめです。
導入理由がないと無駄なコストになることも
イベント管理システムの導入目的が明確でないと、かけたコストが無駄になる可能性があります。イベント管理システムを使ってどんな成果を挙げたいのか、どんなシステムを使いたいのかといった点は、事前に明確にして導入・利用コストを無駄にしない準備が必要です。
イベント管理システムの選び方について
イベント管理システムの導入時には、どのような「選び方」をすべきなのかも把握しておきたいポイントです。
イベント管理システムの選び方①はじめてでも使いやすいシステムか
イベント管理システムは、なるべくシンプルで使いやすいものを選ぶのがおすすめです。直感的に使えるUIを採用しているものほど、各種機能を満足に扱えるようになります。
逆に専門性の高いシステムの場合、一部の人にしか使いこなせない可能性があるため注意が必要です。
イベント管理システムの選び方②これまでにどのくらいの実績があるか
イベント管理システムとして、すでに実績のあるサービス・製品を選ぶのもポイントです。豊富な実績を持つイベント管理システムには、過去のノウハウを活かした機能が追加されているケースが多いのが特徴です。
実績のあるイベント管理システムの方が、よりユーザービリティに特化した環境を導入できる可能性が高まります。
イベント管理システムの選び方③サポート体制が整っているか
はじめてイベント管理システムを利用するのなら、イベントの開催における作業やツール使用時のサポートをしてくれるものを選ぶと良いでしょう。
困ったときに頼れるサポート体制があると、それだけで心理的に楽な状態でイベント開催に臨めます。従業員の負担軽減にもなるため、社内に不満が溜まることも避けられます。
イベント管理を効率化するのなら「EXPOLINE」がおすすめ
イベント管理の効率化を目指すのなら、多様な機能を備えた「EXPOLINE」がおすすめです。EXPOLINEはオンライン/オフラインの両方のイベントに対応でき、各種データの管理や外部サービスとの連携ができます。
必要なデータに素早くアクセスできる管理画面も備わっているため、イベント後のアフターフォローもしやすいのが特徴です。システムの利用サポートも行っていることから、EXPOLINEをきっかけにより充実したイベント開催が実現できます。
まとめ
イベント管理システムは、イベント時のデータ収集・管理と、その後の分析やアフターフォローをスムーズにするツールです。導入することで業務効率化などのメリットを得られるので、イベント開催を予定しているのならまずイベント管理システムの選定からはじめてみてはいかがでしょうか。
イベント管理システムの導入を希望されるのなら、「EXPOLINE」がおすすめです。EXPOLINEはアンケート結果や事前登録情報などを、簡単に検索・閲覧・ダウンロードできる機能を備えています。チャットツールやWeb会議ツールなど、各種外部ツールとの連携も可能なため、さまざまな使い方が想定できます。
この機会にイベント開催に役立つ管理システムとして、ぜひEXPOLINEの導入をご検討ください。
詳細を知りたい方は、資料ダウンロードにてご確認ください。
