ウェビナーの開催方法とは?手順や成功させるポイントについて解説!

ウェビナーはWeb上でイベントを開催できるため、従来のオフラインでのイベント開催よりコストをかけずに開催できます。しかし、ウェビナーを開催したことがない方にとっては「どのように開催すればいいの?」と疑問を持つ方も多いです。

本記事では、ウェビナーを開催する際に知っておきたいことや開催のメリット・開催方法について解説します。ウェビナーを成功させるポイントや開催手順についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

ウェビナーとは?開催前に知っておきたいことについて

ウェビナー(Webinar)とはWebとSeminarを組み合わせた単語で、インターネット上で行われるセミナーのことを指します。

インターネット環境が整っていればどこからでもセミナーに参加できるため、新型コロナウイルスが流行した近年、需要が高まりはじめました。
主催者側が一方的に情報を発信したり、視聴者側がコメントしてコミュニケーションを取ったりなどできます。

ウェビナーとWebミーティングの違い

ウェビナーとWebミーティングは、似たような意味を持つ単語です。

しかし、ウェビナーは多くの方向けにセミナーを開催したり一方的に視聴者に対して語り掛けたりする際に用いられることが多く、Webミーティングは少人数でディスカッションやディベートを行うという意味合いが強い傾向があります。対応する人数や目的によって、ウェビナーとWebミーティングを使い分けるケースが多いです。

ウェビナーで使えるツールについて

ウェビナーで使えるツールには、たとえば次のようなものがあります。

・Zoom
・GoogleMeet
・Microsoft Teams
・EXPOLINE

ツールによって強みは異なりますが、オンライン上で活用しやすいシステムが導入されているものを選ぶことでウェビナーを成功に導きやすいです。
各機能・目的・開催規模など、自社に合ったものを選びましょう。

ウェビナーを開催するメリット

対面のセミナーではなく、ウェビナーを開催するメリットについて解説します。

多くの方に参加してもらいやすい

ウェビナーはオンライン上で開催できるため、場所の制約を設ける必要がありません。
そのため、多くの方に足を運んでもらえる可能性が高いです。
対面で開催するセミナーの場合、会場に収容できる人数までしか参加できません。
しかしウェビナーは開催者・参加者ともにパソコン・スマートフォンなどの端末を利用してインターネットに接続できれば、どこからでも参加できます。

また、場所問わず参加できるため、参加のハードルも低く集客しやすいです。

開催にかかる費用が少ない

ウェビナーは直接対面式のセミナーに比べると、開催費用を抑えられます。
通常のセミナーの場合、参加者が受講するためのスペースを作ることや、会場費・交通費・宿泊費などを捻出する必要がありました。
また資料作成後、参加者全員分の配布資料を印刷するコストもかかります。

しかしウェビナーの場合は、機材とインターネット環境があればどこでも配信が可能です。
登壇者の交通費や宿泊費を削減できるため、コンテンツにお金をかけられます。

準備の手間がかからない

ウェビナーは対面式のセミナーより、準備の手間がかかりません。
従来のセミナーの場合、会場手配や受付対応、案内係など多くの人を準備する必要がありました。
しかしウェビナーの場合、準備や片付けを行う必要がなく、そのための人員を雇う必要もないメリットがあります。
節約できた時間や人件費の分、コンテンツの準備にかけられる点が大きな特徴です。
このようにウェビナーは手間を減らせるため、大がかりな準備にかかる時間・人的コストが少なく済みます。

質疑応答がしやすい

ウェビナーは匿名での質問を受け付けられるため、従来のセミナーのように大勢の人前で聞く緊張感や恥ずかしさなどの軽減を期待できます。
そのためウェビナーは、質問者にとって質問がしやすい環境です。
チャット機能でコミュニケーションをとったり、直接相手が声で質問を投げかけたりもできます。
リアルセミナーではそういったことが難しい現状にあり、顧客からの意見をダイレクトに反映させやすい点はウェビナーの大きなメリットでしょう。

ウェビナーの2つの開催方法

ウェビナーの開催方法は2種類あり、それぞれの配信方法が持つ特徴について解説します。

ライブ配信

リアルタイムに配信するウェビナーを、「ライブ配信」と呼びます。
ツールに記載されているチャット機能・アンケート機能などを活用し、双方向のコミュニケーションが取れる点が特徴です。
ライブ配信はチャット機能を活用するとリアルタイムに疑問・コメントなどを投げかけられるため、活発なコミュニケーションを取りやすいメリットがあります。

疑似ライブ配信

事前にウェビナーを撮影・収録しておいたものをオンデマンドやダウンロード形式など配信する方法は、「疑似ライブ配信」ということが多いです。

リアルタイムでのウェビナーでは配信がそのまま本番となるのに対し、疑似ライブ配信では撮影した動画の編集や撮り直しをおこなうことができ、わかりやすい動画コンテンツを制作することも可能です。
また、前もってウェビナーを録画し配信する形式にすることで、開催日の負担を軽減できます。

ウェビナーの開催手順

ウェビナーを開催するにあたって必要な手順について、流れに沿って詳しく解説します。

目的を設定する

ウェビナーを成功させるには、開催の目的を明確にする必要があります。
そもそも目的が明確でなければ、ウェビナーの進め方が定まりません。
たとえば新商品発表会をおこなうのであれば、新商品の概要や購入につながるウェビナーを開催することが必要です。
どのような話をしてどういった効果を得られるのか、事前に判断することが求められます。

ツールを選ぶ

ウェビナーの目的や規模によって、適切なツールを選定しなければなりません。
このようなウェビナーを実施したいから、このツールを選定するといった選び方をしましょう。
ウェビナーツールによって視聴できる規模や、チャット機能・アンケート機能・決済機能など、備わっている機能が異なります。
そのため、規模・機能別で選定することが大切です。

配信環境を整備する

ウェビナーの内容に問題がなかったとしても、映像や音声に問題が生じるようであれば、ウェビナーに集中できません。
社内LANを有線LANにするだけでも、スピーディーな電波を提供できます。
またカメラやマイクが良いものであれば、質の高い映像や音声を配信できます。
実際にお試しで配信してみて、電波・画質・音質をチェックしながら配信環境を整備しましょう。

実施する

準備が整ったら、ウェビナーを実施しましょう。
開催前にはより多くの参加者を集めるために、告知などで集客をすることが大切です。
ライブ配信の場合、事前準備やウェビナー担当者の選定などを行っておく必要があります。
またコメントで質問がくるケースもあるため、余裕をもって回答できるような担当者を設定しておくことも重要です。

振り返る

ウェビナーを配信後は、振り返りを行う必要があります。
配信内容について参加者にフォローするだけでなく、配信自体のレベルについてフィードバックを集めましょう。
アンケート機能を活用すれば、ウェビナーがどれほど満足度の高いものだったかを把握できます。
問題がある部分を把握できるのであれば分析・評価・改善を行い、ウェビナーのアップデートが必要不可欠です。

ウェビナーを成功させる3つのポイント

ウェビナーを成功させるためには、ただ開催するだけではいけません。成功させるポイントについて、3つ解説します。

リハーサルをおこなう

ウェビナーの開催方法や進行に対して問題がないか、を確認するためのリハーサルを行うことが大切です。
ただ画質・音質などの問題をチェックするだけでなく、ウェビナーの写り方を視聴者の目線に立ってチェックしておくべきでしょう。
また照明やカメラワークについても、事前に確認しておくことがポイントです。

参加者へ事前案内を送る

ウェビナー参加者へ事前案内を行うことも、集客に影響するため重要なポイントです。
ウェビナーは参加しやすいですが、その分キャンセルしやすいという特徴があります。
興味をなくさないよう事前にフォローアップを行い、安心して働けるよう努めることが大切です。
たとえば目次を配布したり、参加特典を用意したりするなどが効果的でしょう。

開催後のフォローも意識する

ウェビナー開催後のフォローも意識することが、とても大切です。
アンケート結果をもとにして次回の開催に向けた改善点の洗い出しを行うことで、次のウェビナーでクオリティを高めていくことができます。
事前フォローも重要だが、開催後のフォローがコンバージョンに直結することもあるため徹底すべきです。

まとめ

この記事ではウェビナーを開催するメリット・開催手順・成功させるポイントについて、解説しました。ウェビナーはオンライン上で行えるため多くの人が参加でき、準備時間・コストなどがかかりません。

開催の目的を明確にし、開催前後に十分なフォローをすることで成功につながります。

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