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新型コロナウイルスの影響でリアルイベントの開催が難しくなった結果、オンラインイベントが幅広く実施されるようになりました。しかし、オンラインイベントには課題も多く、それだけでは求める成果を達成できずに悩む企業も多いのが現状です。そんな今注目されているのが、オンラインとオフラインを合わせた「ハイブリッドイベント」です。
本記事ではハイブリッドイベントの特徴とメリット、開催方法などについて解説します。
ハイブリッドイベントの基本的概要
「そもそもハイブリッドイベントとは何か」という基本的な疑問について、以下で解説します。
リアルイベントとオンラインイベントを両立させたイベント
ハイブリッドイベントとは、リアルイベントとオンラインイベントを両立させたイベント形式を指す言葉です。それぞれの要素を取り入れたイベントにすることで、課題解決や新たなメリットを生み出すことに成功しているのが特徴です。
オンラインイベントだけでは伝えきれない要素を、オフラインでカバーするなど、多くの活用方法を検討できるのがハイブリッドイベントの魅力として浸透しています。
ハイブリッドイベントは現在注目を集めているイベントスタイル
新型コロナウイルスによってオンラインイベントが中心になった経緯を経て、現在はリアルイベントの良さが再認識されています。しかし、同時にオンラインイベントならではの魅力も浸透したため、両方を活かしたいと考える企業が増えました。その結果、オンラインとオフラインを同時に実施するハイブリッドイベントに注目が集まるようになったのです。
今後もハイブリッドイベントの開催機会が増加することで、イベントスタイルの選択肢が増える可能性に期待されるでしょう。
リアル（オフライン）イベントとオンラインイベントの比重について
イベント開催時にオンラインとオフラインのどちらを選ぶべきか、目的・内容に応じてオンラインとオフラインのどちらに向いているのかという比重によって判断すべきです。
例えば各種フェス、記念行事、冠婚葬祭などのイベントは、直接顔を合わせて時間を共有することに意味があるため、オフラインで実施する機会が多くなります。これらは「体験ベース」のイベントになることから、ハイブリッドイベントを実施する際にもオフラインの比重を高くして実施することが基本です。
逆にセミナー、説明会、講演会などの情報収集系イベントでは、オンラインでの実施事例が多いです。ハイブリッドイベントにおいても、オンラインで参加者を募ることがポイントになるでしょう。
オンライン/オフラインを融合した同時開催を行うことも前提に、それぞれのイベントがリアルとネット開催のどちらに向いているかの比重を考えるのがポイントです。
ハイブリッドイベントならではのメリット
ハイブリッドイベントを実施することには、以下のメリットがあります。
自由にイベントへの参加方法を選択できる
ハイブリッドイベントは、「リアルでイベントを体験したい人」と「オンラインで気軽にイベントに参加したい人」の需要を同時に満たせる点がメリットです。ユーザーが自由に参加方法を選べるため、自分に合ったスタイルでイベントを楽しんでもらえます。
大勢の参加人数が見込める
ハイブリッドイベントは、上記で解説したようにリアルイベントとオンラインイベントの両方の参加者を合算できます。そのため通常のイベントに比べて、参加人数が多くなりやすい点もメリットです。
参加人数が増えても、リアルイベントへの参加人数に制限をかけてオンライン参加者の数を増やせば、会場や警備にかけるコストなどを抑えられます。
録画してアーカイブに記録できる
ハイブリッドイベントは、内容を録画してアーカイブ化できる点もメリットです。当日に都合がつかず、リアルイベントにもオンラインイベントにも参加できなかった人たちに対して、イベントの内容をあとから確認してもらえます。
ハイブリッドイベントの開催方法とは
ハイブリッドイベントを開催するには、以下の方法が基本となります。
リアルイベントを開催する会場を決める
ハイブリッドイベントの開催が決定したら、まずはリアルイベントを開催する会場を押さえます。会場によっては数ヶ月〜1年前から予約しなければならないケースもあるため、早めの対応が必要となるでしょう。
オフラインで活用するイベント会場は、予算や参加予定人数に合わせて選別します。
オンラインイベントを開催する環境を構築する
続いてオンラインイベント用の環境整備を進めて、ネットからイベントに参加できる体制を構築します。専用のオンラインイベントプラットフォームなどを導入して、リアルイベントと遜色ないレベルで会場の雰囲気を楽しめるように備えましょう。
オンラインイベントでは、スムーズに参加ができるか、視聴中にトラブルが起きないかなど、入念にリハーサルを繰り返しておくことが重要です。
イベント参加者のターゲティングと募集を実施する
ハイブリッドイベントの開催準備が整ったら、イベント参加者のターゲティングを行います。どのようなユーザーを招待したいのか、どんなユーザーに向いているイベントなのかを明確にした上で、参加者を募集しましょう。
その際にはオンラインとオフラインの両方で開催することを告知し、申込み人数のバランスを取る必要があります。
ハイブリッドイベントの実施におけるポイント
ハイブリッドイベントを成功させるには、以下のポイントをチェックしておくのがポイントです。
リアルイベントとオンラインイベントの割合を調節する
ハイブリッドイベントを開催する際には、リアルイベントとオンラインイベントの割合を事前に決めておきます。実際に体験することが重要視されるイベントの場合には、リアルイベントの比率を高く設定して内容を詰めます。
映像配信やセミナーがメインのイベントなら、オンラインイベントの比率を高くして気軽に参加できる内容に調整するのがポイントです。50:50で実施するのではなく、イベント内容に合わせて割合は適宜調整をします。
オフラインとオンラインそれぞれにサポート体制を構築する
イベント当日のトラブルを考慮して、オフラインとオンラインそれぞれにサポート体制を構築するのもハイブリッドイベントを成功させるには重要です。それぞれにどのようなトラブルが発生するのかを事前に確認し、対処法を話し合っておく必要があるでしょう。
想定されるトラブルと対処法はマニュアル化し、イベント開催に関わる全従業員と共有するのがポイントです。
ハイブリッドイベントを開催する際に注意したいこと
ハイブリッドイベントの開催時には、以下の要素に注意が必要です。
コスト面を確認しておく
ハイブリッドイベントは、リアルイベントとオンラインイベントの両方を実施するその性質からコストが膨らみやすい点がネックです。そのためイベントのKPIを定めた上で、それに見合ったコストでイベントを開催できるように調整する必要があります。
イベントを担当する従業員への研修を実施しておく
ハイブリッドイベントには、開催準備から当日までに多くの従業員が必要となります。それぞれの従業員が自分の役割を適切にこなせるように、事前に研修を実施するのが重要です。
また、イベントの規模に対して従業員の数が少ないと判断される場合には、早めに補充要員の確保を進める必要もあります。
ハイブリッドイベントを開催した事例
ハイブリッドイベントはすでに多くの企業や行政が注目していて、多くの開催事例があります。以下では、ハイブリッドイベントを開催した具体的な事例を紹介します。
ハイブリッドイベントにおけるさまざまな事例
ハイブリッドイベントは、ここ数年で開催事例が増加しています。例えば、以下のような事例が話題となりました。
・Society 5.0を支えるテクノロジーや持続可能な社会をテーマにしたセッション・技術トレンドの紹介・セミナーを実施した「CEATEC」
・会場を見渡せる360度VRマップを導入した「HVAC&R JAPAN 2022・第42回冷凍・空調・暖房展」
・観光業会に関連する企業や団体が参加してビジネスチャンスの創出を目的とした「観光ショーケース」
・建材、什器メーカーなど木材に関わる事業者が参加し、セミナーのライブ配信や商談のマッチングなどを行った「WOODコレクション」
・2年連続ハイブリッドイベント形式で実施された株式会社博展の「サステナブル・ブランド国際会議2022横浜」
など
上記のようにハイブリッドイベントには、さまざまな事例があります。
いずれの事例でも、オンラインとオフラインをしっかりと活用し、それぞれに独自の魅力を持たせている点が特徴です。各事例を参考にすることで、自社がどのようなハイブリッドイベントを実施すべきなのか、どのイベント事例の形を反映するべきなのか考えられるでしょう。
ハイブリッドイベントは1回の実施で、全てがうまくいくとは限りません。例えば株式会社博展は、昨年のログデータを元にUIを改善してより分かりやすい形へ進化したイベントとなった経緯があります。実際にハイブリッドイベント開催し、その反省点や改善点を次回以降に活かすこともポイントです。
ハイブリッドイベントを開催するなら「EXPOLINE」がおすすめ
ハイブリッドイベントを開催するのなら、専用ツールである「EXPOLINE」の導入がおすすめです。EXPOLINEはイベントのリアル/オンラインの比率に合わせて、柔軟なカスタマイズが可能なプラットフォームとなっています。
イベントの企画や運営にまで携わり、当日のサポートまで行ってくれるため、はじめてでも安心してハイブリッドイベントの開催が進められるでしょう。ハイブリッドイベントを実施するのなら、EXPOLINEのような専門ツール・プラットフォームを活用した上で計画を立案・実行するのがポイントです。
まとめ
ハイブリッドイベントは、オンラインとオフラインの両方を活かす新しいイベント形式です。オンラインで参加できる環境が多くの家庭・企業に整っている今だからこそ、ハイブリッドイベントの価値は高まるでしょう。 ハイブリッドイベントの特徴を把握し、自社イベントのハイブリッド開催を検討してみてはいかがでしょうか。
ハイブリッドイベントでの開催を目指すのなら、専用のプラットフォームである「EXPOLINE」の導入が推奨されます。オンライン/オフラインで必要な機能を1つのプラットフォーム上で実装できるほか、オンラインとオフライン双方の参加者情報や行動ログを一元管理可能です。コンテンツ設計から当日の運営サポート、開催後のフォローにいたるまでワンストップで支援するため、ハイブリッドイベントの効果を最大限に引き出せます。
この機会にEXPOLINEの導入を進め、ハイブリッドイベントに適した環境を整備してみるのもおすすめです。 まずは資料ダウンロードより詳細をご確認ください。
