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イベントや展示会を行う上で、「どのように来場者を管理するか」という課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。来場者情報をスムーズに管理できないとその他の業務にも支障が出てしまい、円滑なイベント・展示会運営ができません。
このように来場者管理に課題を抱えている企業におすすめなのが、来場者管理システムです。来場者管理システムとはどのようなもので、導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。
本記事ではイベントや展示会を開催している企業のご担当者さまのために、来場者管理システムの概要や導入のメリット、自社に合ったシステムを選ぶポイント、システムのタイプ、タイプ別のおすすめシステムなどについて解説します。適切なシステムを導入し、効率良くイベント・展示会を運営するためにも、それぞれについての理解を深めていきましょう。
来場者管理システムとは？
来場者管理システムとは、文字通りイベントや展示会の来場者の情報を管理するシステムのことです。
来場者管理システムにはさまざまなものがあり、その多くが当日までの申込状況や集金などの管理、当日の受付業務、イベント後のアフターフォローなどを一元管理できるようになっています。システムを導入すると、イベント・展示会開催に関わるさまざまな業務の効率化が期待できるでしょう。
従来のように来場者管理を手動で行う場合、担当者の業務負担が重い点が課題として挙げられます。また、イベントや展示会の規模が大きくなればなるほど人的ミスも起こりやすいです。企業によっては、当日の受付・案内業務に手間がかかるという悩みを抱えているケースもあるかもしれません。
このような課題を解決する方法の一つとして、来場者管理システムが注目を集めています。イベント開催後も、来場者に対するアフターフォローや効果測定、営業・マーケティングなど、さまざまな場面でシステムの活用が期待されます。
来場者管理システムに搭載されている基本的な機能
来場者管理システムに搭載されている機能はシステムごとに異なりますが、基本的な機能は共通するものが多いです。一般的には以下のような機能が搭載されています。
● 申し込み管理機能
● 来場者情報管理機能
● 当日の来場受付機能
● リアルタイム集計機能
それぞれどのような機能か見ていきましょう。
申し込み管理機能
申し込み管理機能は、イベント・展示会の来場者の申し込みをサポートし、管理を行う機能です。
例えば、「申し込みフォームを作成してWeb上に設置する」「来場者のマイページを作成する」「当日受付用の二次元コードを発行する」などが可能となり、イベントの申し込みに関するさまざまな場面で活用できます。
来場者情報管理機能
来場者情報管理機能は、申し込み時に収集した情報を管理する機能です。申し込みフォームに入力された情報を元にデータベース化することで、メッセージやリマインダー、イベントの変更に関する情報などを配信できます。収集できる主な情報には来場者の名前や電話番号、メールアドレスの他、支払い情報や当日の来場状況、アンケート結果などがあります。利用する来場者管理システムによっては、事前決済や領収書発行なども可能です。
当日の来場受付機能
当日の来場受付機能は、イベント当日の受付業務をサポートしてくれる機能です。多くの場合、入場時に来場者のスマートフォンに表示される二次元バーコードなどを読み取る仕組みになっています。事前設定を行うことで、スタッフが来場者の属性や特記事項を把握できる来場者管理システムもあります。
リアルタイム集計機能
リアルタイム集計機能は、会場の状況を即時に把握できる機能です。その時点でのトータルの来場者数や会場内にいる来場者数を把握できる他、ブースへの訪問履歴や回答してもらったアンケート結果なども即座に集計できます。中には、どの来場者がいつ来場したのか、どの程度滞在したのか、いつ会場を後にしたのかなどの記録を残せる来場者管理システムもあります。
またシステムによっては、申し込み状況をリアルタイムで集計することも可能です。
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来場者管理システムを導入する7つのメリット
来場者管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。7つのメリットをご紹介します。
1. 申し込み手続きを簡略化できる
来場者管理システムを導入するメリットの一つは、申し込み手続きを簡略化できることです。例えばフォーム作成機能を搭載したシステムを使えば、申し込みフォームを簡単に作成できるため、特別な知識を身に付ける必要がなくなります。
このように、来場者管理システムを導入すれば、従来申し込み手続きにかかっていた時間や手間を大きく省ける可能性があります。その分スタッフは、別のコア業務に集中できるでしょう。
2. 来場者情報を一元化できる
来場者情報を一元化できることも、来場者管理システムを導入するメリットとして挙げられます。
来場者情報管理機能を搭載した来場者管理システムを活用すれば、さまざまな情報をも基本的に一括で管理できるでしょう。アナログな方法で来場者受付をした場合、来場者に記入してもらった情報を整理するには手作業での集計が必要となります。システムによって一元化すれば、申し込み内容が自動でデータベース化されるので、申し込み者一人ひとりの情報を確認し手動で登録するような手間も必要ありません。
3. 受付・案内業務が円滑に行える
受付業務や案内業務が行えることも、来場者管理システムを導入するメリットの一つです。
イベント・展示会当日はさまざまな業務があります。中でも受付業務や案内業務の負担が大きいと感じている企業担当者もいるでしょう。特に来場者の身分証確認などが必要な場合、来場者一人ひとりの受付に時間がかかり、長蛇の列ができてしまうかもしれません。
当日の来場受付機能を搭載した来場者管理システムを使えば、事前に発行した二次元バーコードで受付が完了し、来場者をスムーズに案内できます。受付時にスタッフが来場者の情報を把握できるシステムなら、来場者一人ひとりに対し、より適切に対応することも可能となるでしょう。
4. 来場者の満足度向上につながる
来場者の満足度向上につながることも、来場者管理システム導入のメリットです。
申し込みや当日の入場プロセス、決済などが複雑だと、興味があるイベントや展示会でも、来場者の足が遠のく原因となりかねません。来場者管理システムを導入すれば、来場者は簡単に申し込みができ、受付や決済もスムーズになるため、満足度向上につながります。例えば受付での待ち時間が少なくなるだけでも、来場者のストレスは大きく軽減するでしょう。
またイベント・展示会の開催が迫るタイミングでリマインダーを送信する設定にしておけると、満足度向上にさらに効果的です。
5. 会場の状況をリアルタイムで把握できる
リアルタイム集計機能を搭載した来場者管理システムを活用すれば、会場全体の混雑状況が一目で分かるので、必要に応じて入場制限をかけられます。複数の入口を設置する場合でも集計が容易になるでしょう。来場者それぞれの動きを追いかけられるシステムなら、より詳しい情報を知ることができます。
申し込み状況をリアルタイムで集計できる来場者管理システムの場合は、定員に達した時点で申し込みを止めるなど、申し込み数のコントロールがしやすくなるはずです。
6. 感染症対策に役立つ
感染症対策に役立つことも、メリットの一つといえるでしょう。
当日の来場受付機能として、二次元バーコードを発行できるシステムを活用すれば、非接触で受付が完了します。またリアルタイム集計によって会場の混雑具合を把握できるため、密を避けることもできるでしょう。万が一来場者が感染症にかかってしまった場合も、来場者情報と紐付けすれば同時間帯に来場していた方に対して適切な対応が取れます。
7. データを営業やマーケティングに生かせる
イベント・展示会を通して得た情報を営業やマーケティングに生かせることも、来場者管理システムを導入する大きなメリットです。
データベース上に集約した来場者の興味やアンケート結果などを分析すれば、来場者のニーズを把握できます。これにより、効果的な営業活動やマーケティング施策の打ち出しが行えるでしょう。またデータベースから一括でお礼メールを送ったり、個別のアプローチをしたりすることも可能です。アフターフォローを徹底すれば、製品の購入や、次回のイベント・展示会のリピーター獲得にもつながります。
な詳細データを数値化できる来場者管理システムを活用することで、課題の洗い出しや、次回開催時の問題改善を目指せるでしょう。
自社に合った来場者管理システムを選ぶポイント
来場者管理システムといってもさまざまなものがあるため、どのシステムを選ぶべきか迷ってしまう人もいるかもしれません。ここからは、自社に合ったシステムを選ぶ上で押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。
1. 導入目的との親和性
来場者管理システムを選ぶ際は、まず導入目的との親和性を重視しましょう。
企業によって、来場者管理システムを導入する目的はさまざまです。「受付業務をスムーズにできれば満足」という企業もあれば、「フォローアップまで一括で行えるシステムを使いたい」という企業もあるでしょう。どういった目的でシステムを導入するかによって自社に合うシステムは変わってくるので、目的を明確にした上で、それをカバーできるシステムかどうかを見極めることが大切です。
基本的な機能は前述のとおりですが、来場者管理システムによって搭載している機能は異なります。一口に「来場者情報管理機能」といっても、機能の充実度合いはシステムによって変わってくるため、詳細までしっかりと確認しましょう。
また来場者管理システムの中には、運用代行を行っているものもあります。イベント・展示会開催のノウハウが十分でない場合は、運用代行にも対応しているシステムを選ぶと、より円滑な運営ができるでしょう。
来場者管理システムを選ぶ際は、どのような機能を搭載しているかもチェックすることをおすすめします。
2. 操作性
来場者管理システムを選ぶ際は、操作性も確認しましょう。
来場者管理システムは、準備から当日、アフターフォローまで含めて多くのスタッフが利用することになります。操作性が低く、誰もが簡単に使いこなせないようなシステムの場合、業務効率化ができたとしても、使いこなせるようになるまでに時間がかかってしまうかもしれません。
導入する来場者管理システムを選ぶ際は、複数のシステムを比較し、自社に合ったものを絞り込むことが大切です。可能であればデモ画面を参照したり、トライアル期間を利用したりして、導入前に操作性を確認することをおすすめします。
また出展する企業側の操作性だけでなく、来場者側の操作性も重要です。申し込み作業の簡略化や混雑緩和のために来場者管理システムを導入したとしても、使いにくいインターフェースのシステムを選んでしまうと、操作方法に関する問い合わせまで増えかねません。スムーズな申し込みや入場を促せるよう、来場者側の操作性もチェックしておきましょう。
3. 料金
導入にかかる料金も、来場者管理システムを選ぶ上で外せないポイントです。
来場者管理システムは、初期費用や月額利用料が発生するものもあれば、無料のものもあります。また機能をカスタマイズできる場合、オプション料金が発生するものも少なくありません。一つのシステムの中で、利用できる機能の充実度が異なる複数のプランを用意しているケースもあります。
安さだけで選んでしまうと本当に必要な機能が使えないケースもあるため、来場者管理システムを導入する際は、予算を踏まえた上で機能に見合った料金かどうかを見極めることが大切です。トータルの料金を計算した上で、いくつかのシステムを比較しておくとよいでしょう。
【タイプ別】おすすめの来場者管理システム
来場者管理システムは大きく分けると以下の3つのタイプがあります。
● 来場者管理特化型
● 出展者管理対応型
● リード獲得強化型
ここからはタイプ別におすすめの来場者管理システムをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
来場者管理特化型
来場者管理特化型は、来場者情報管理と受付業務の簡略化に強みを持ったタイプの来場者管理システムです。小規模から中規模で行われる成人式や懇親会などのイベント、自社開催の展示会などに向いているものが多いですが、中には大規模イベントを得意とするものもあります。
来場者管理特化型でおすすめのシステムは、以下のとおりです。
● CLOUD PASS（クラパス）
● E-VE!
● Q-PASS
● KOSAID NEXT
各サービスの特徴を見ていきましょう。
CLOUD PASS（クラパス）
CLOUD PASSは、オンラインや券売機でチケット販売を行う、イベントや施設向けのシステムです。
チケット販売・決済・チケット発券・入場・データ管理が可能で、チケット分配や整理券機能にも対応しています。チケット販売や管理に特化したサービスだけあって、支払い方法が充実しているところが特徴です。クレジットカードや電子マネーによるキャッシュレス決済に対応しています。また今後は交通系電子マネーにも対応予定です。
来場者の動向やチケットの在庫、売上などを一元管理できるため、イベント終了後にも蓄積したデータがしっかり生かせます。またニーズに合わせて柔軟なカスタマイズが可能なので、自社に必要な機能をプラスして活用できるでしょう。365日対応のメール問い合わせに対応しており、設置や操作に関するオンサイトサポートや運用開始前・開始後のサポート、運用代行サポートなど、サポート内容も充実しています。
E-VE!
E-VE!は、イベントの準備から参加後のアンケートまでをサポートするクラウドサービスです。告知・申し込み・入金・当日の受付・顧客管理をクラウドで一元管理でき、少ない人数でもスムーズなイベント・展示会運営が行えるのが特徴です。運用実績は約7万6,000件で、大手企業や中小企業、教育機関まで幅広く利用されています。
E-VE!では、最大30項目の情報を組み合わせた申し込みフォームを簡単に作成できます。また参加者は会員登録をしなくても申し込みができるので、申し込みのハードルを下げられ、集客アップにも期待ができるでしょう。
申し込みフォームを経由した申し込みは自動でリスト化され、入金情報や支払い方法なども登録できます。また申し込み者の中から参加者だけを抽出できる機能もあるため、開催後のお礼メールの送信も簡単です。
Q-PASS
Q-PASSは100〜5万人規模のさまざまなイベント・展示会で申し込みから、受付業務、データ活用まで対応する来場者管理システムです。400社以上に導入された実績があり、これまでに1,300件以上のイベント開催をサポートしてきました。
申し込みフォームの設置は最短3営業日で対応してくれるため、申し込み開始まで時間がないイベント・展示会への対応も可能です。申し込みフォームの作成から申し込み者の管理を行うWebアプリ、入場業務に対応するWebアプリ、来場者確認機能や管理機能を搭載し、簡易受付端末としても利用可能なモバイルアプリの3つを軸としており、ニーズに応じたカスタマイズもできます。
オフラインのイベントだけでなく、オンラインのイベントやハイブリッド開催のイベントまで対応。受付事務の運営代行や電話サポート代行など、Web以外のイベントに関する業務も代行してくれるので、人手が足りない企業にもおすすめです。
KOSAID NEXT
KOSAID NEXTはオフラインのイベント・展示会・セミナーの来場者管理に対応しているシステムで、スマートフォン1台から導入できます。なお、スマートフォン・パソコン・Wi-Fiルーターのレンタルにも対応しています。オプションで事前の機材に関する説明や当日のセッティングの依頼も可能です。
基本機能として、来場受付や申し込み者情報のインポート・エクスポート、運用サポート、ブラックリスト管理、一括メール送信などが行える他、豊富なカスタマイズ機能もあります。事前にテストアカウントを利用することも可能なため、イベントの希望やシステムの導入目的に合うか確認した上で導入できるでしょう。
KOSAID NEXTは自治体主催のイベント受付や1万人超のイベントへの採用実績があります。事務局業務や電話受付、会場での対応といった業務の代行を依頼することも可能です。
出展者管理対応型
出展者管理対応型は、来場者情報管理や受付業務の簡略化に加え、出展者・協力業者などイベント・展示会に関わる出展者側のあらゆる関係者の情報を管理できる来場者管理システムです。大規模な展示会や就職説明会など、数万人規模の来場者が見込めるイベント・展示会に向いています。
出展者管理対応型でおすすめの来場者管理システムは、以下のとおりです。
● Event Cloud Mix
● SHANON MARKETING PLATFORM
● ECOS
● TEMS
各サービスの特徴を見ていきましょう。
Event Cloud Mix
Event Cloud Mixは、イベントや展示会、セミナー向けの来場者情報管理機能や出展者情報管理機能をオールインワンで搭載したシステムです。
搭載している機能は100以上と充実しているにもかかわらず、定額制で利用しやすい価格設定になっています。イベント参加者の管理の他、イベントサイトの作成や出展社・協賛者・後援者などの情報管理、タスク管理、当日の運営管理などイベント管理を行う「Event Manager」と、イベント開催後の来場者とのコミュニケーションやデータ集計を行う「Customer Relation」で構成されています。
Event Cloud Mixは運営会社がこれまで3,000件以上のイベントをプロデュースして蓄積したノウハウを元に開発されたシステムです。イベント・展示会に必要なあらゆる機能を搭載しており、業務効率化をサポートしてくれるのが特徴です。
SHANON MARKETING PLATFORM
SHANON MARKETING PLATFORMのイベント管理システムは、展示会出展やプライベートショー、表彰式など、規模を問わずさまざまなイベントで活用されている来場者管理システムです。
システム上のマイページで資料の提出・修正が可能なので、複数の出展者とのやりとりもスムーズにできます。また資料の提出締め切り前には、出展者にリマインダーを送付でき、提出完了時には主催者に通知が届くので、見落としが起こりにくいです。イベントの集客予測を立てられるため、集客期間中の効率化や集客したいセッションの申し込み数を課題としている企業にもおすすめです。
SHANON MARKETING PLATFORMのイベント管理システムはカスタマイズ性が高いので、自社のニーズに合わせた活用ができます。また万全のサポート体制を敷いており、イベント開催前から開催後まで、システムを熟知したスタッフによるサポートを受けられます。さらには運営代行や当日受付業務サポートも依頼可能です。
ECOS
ECOSはイベントや展示会の主催者・来場者・出展者・講演者など対して、トータルサポートを提供するクラウドサービスです。
イベント出展者向けのマイページを作成でき、出展者の情報管理負荷を軽減できます。複雑な管理が必要となるセミナー運営にも向いており、講演者がマイページに入力した情報を主催者が作成した基本情報に紐付けるだけで、簡単にタイムテーブルを作成可能です。
また来場者へのアプローチを容易にするアポイントメント申し込み機能やメールの一斉送信機能など、イベント・展示会開催後のアフターフォローに役立つ機能も充実しています。
TEMS
日展協アワード2013 展示会産業大賞部門で奨励賞を受賞した実績を持つTEMSは、日本最大規模の展示会でも採用されている来場者管理システムです。
イベント・展示会の主催者・出展者・来場者をシームレスにつなぎ、さまざまなやりとりや申し込みなどを全てオンラインで完結させることが可能です。標準で日本語・英語・中国語・韓国に対応している多言語システムなので、海外からの出展者がいるイベントにも柔軟な対応ができます。
イベント・展示会ごとに専任の主担当者と副担当者が就く他、システム・デザインの各担当者と副担当者がサポートするため、大規模なイベント・展示会でも円滑で効率の良い運営が可能です。
リード獲得強化型
リード獲得強化型は、来場者管理に加えて、イベント全体や来場者ごとのデータ分析機能や、個別セッションの予約機能などが充実している来場者管理システムです。MAツールと連携させられるシステムも多く、効果的なマーケティング施策にも生かせます。
リード獲得強化型でおすすめのシステムは、以下のとおりです。
● EXPOLINE
● EventHub
● EventRegist
● eventory
各サービスの特徴を見ていきましょう。
EXPOLINE
EXPOLINEは、リードの獲得から見込み顧客の育成まで対応できるBtoBイベントプラットフォームです。来場者の事前登録から、現場の運営対応、事後のログ管理までを行うことができ、カスタマイズ性やデータ活用性に優れています。システム上でWeb面談や参加者マッチング、セッション予約ができるなど、リード獲得につながる機能が充実しているのが特長です。
創業から50年以上の歴史を持つイベントマーケティング企業のグループ会社によるシステムで、2012年に誕生して以来、500件以上のイベントにオーダー型のプラットフォームを提供してきました。オフライン型・オンライン型・ハイブリッド型の全てのイベントに対応可能です。来場者・参加者向けの機能も充実しているため、満足度の向上にもつながるでしょう。
またオンラインイベントでは、イベント終了後にイベントサイトをオウンドメディアとして運用することも可能です。月額制の利用しやすい料金体系となっており、自社の資産として活用し続けられます。
EventHub
EventHubは、イベント・展示会の参加申し込みから、実施後のマーケティングまでワンストップで対応しているサービスです。サービスの機能を活用すれば、イベントページを作成できる他、来場者管理、顧客情報の分析なども行えます。
EventHubはオフライン型・オンライン型・ハイブリッド型の全てに対応しており、ウェビナー開催にも対応可能です。来場者・参加者情報の他、視聴ログ、メール開封履歴、交流履歴、ログイン履歴、ブース別のログなど細かなデータをリアルタイムで把握でき、データを生かしてリードの獲得や商談が行えます。
これまで1,000件以上のイベント開催を行ってきた経験を基に、イベントの企画から集客、申し込み、準備、開催、分析までフルサポートしてくれるイベントプロデュースプランもあります。
EventRegist
EventRegistは告知から集金、参加者管理、当日の受付業務などの機能を兼ね備えたイベントマーケティングプラットフォームです。オフライン型・オンライン型・ハイブリッド型の全てに対応しており、特にハイブリッドイベントに強みを持っています。
小規模イベントはもちろん、大規模イベントにも対応。基本機能のみのBasicプランはチケット販売手数料8％のみで利用できるため、まずはお試しで来場者管理システムを導入したい方にもおすすめです。なお、Basicプランにはイベントページ作成・チケット販売・申し込み時のフォーム設定などの機能が備わっています。
またセッションやブースごとにチェックインポイントの登録ができ、来場者トラッキングなどイベント参加者の行動分析機能も搭載しています。ニーズに合わせて集客や受付、運営などをサポートしてくれるサービスもあり、企画から運営までのフルサポートを依頼することも可能です。
eventory
eventoryは世界750以上の会社に選ばれ、BtoCからBtoBまで幅広いイベントに対応している来場者管理システムです。
イベントページ作成から来場者・参加者の情報管理、チケット発券、データ分析など、イベント開催に欠かせないさまざまな機能を搭載しています。全ての機能は、追加料金のかからない月額費用のみで利用できるので、予算も立てやすいです。
また来場者・参加者のさまざまなデータを分かりやすく可視化してくれるため、特別な知識がなくても、イベント・展示会実施後のリード獲得につなげやすいでしょう。全ての行程においてスタッフがサポートするので、初めての来場者管理サービス導入にもおすすめです。
自社に合った来場者管理システムで業務効率化を図ろう
来場者管理システムは、イベントや展示会にまつわるさまざまな業務効率化が図れるシステムです。システムによってカバーできる業務範囲が異なりますが、目的に合わせて必要な機能を搭載したシステムを導入することで、小規模のイベント・展示会から大規模なものまで、効率の良い運営が行えます。ご紹介した選び方のポイントやタイプ別のおすすめシステムを参考に、自社に適した来場者管理システムを検討しましょう。
オフライン型・オンライン型・ハイブリッド型のイベントに対応しているEXPOLINEは、ワンストップでイベント開催をサポートする来場者管理システムです。オーダー型プラットフォームは課題に合わせて柔軟にカスタマイズでき、イベント・展示会の業務効率化やリード獲得につながるマーケティングを支援します。各種事務局業務を始め、集客やカタログなどのコンテンツ制作にも対応可能です。リード獲得を見据えた来場者管理システムの導入をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
