テレワークが普及したことにより、ウェビナーを開催する企業も増えています。そこで課題となるのが、ウェビナーの開催におけるツールの選定です。
さまざまな企業から豊富な機能を持つツールが提供されているため、どのツールを導入すれば良いのかわからない人も多いのではないでしょうか。
本記事では、ウェビナーの主な機能や、機能性の高いウェビナーツールを選ぶ方法などについて詳しく解説します。ウェビナーを開催したいけどツール選びに困っているという担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
ウェビナーとは？
ウェビナーに役立つ機能を持つツールを選ぶには、まずウェビナーの基本を理解する必要があります。
ウェビナーとセミナーの違い
ウェビナーとは、インターネット上で行われるセミナーのことを意味します。オンラインで実施されるのがウェビナー、オフラインで実施されるのがセミナーと分類されるケースが多いです。
ウェビナーはセミナーと違い、場所や時間の制限がないため、低コストで多くの参加者を募れるのが特徴です。
ウェビナーとWebミーティングの違い
ウェビナーは基本的に、複数人の参加者を対象として実施されます。一方、Webミーティングは個人に対して実施するケースを意味します。
厳密にウェビナーとWebミーティングの違いはありませんが、対応する人数によって線引きされているケースが多いです。
ウェビナーのメリット
ウェビナーを実施することには、さまざまなメリットがあります。
コストを削減できる
ウェビナーは場所・時間を問わずに実施できるため、大きな会場を抑えるコストを削減できます。当日必要となるスタッフも少人数で済ませられるため、人件費の削減にもつながるでしょう。
また、お客様・ゲストを呼ぶ際の宿泊費や交通費も不要となるため、よりコンテンツの充実にコストをかけられるのもメリットです。
どこでも視聴できる
ウェビナーはオンライン開催となるため、ネット環境があればどこからでも視聴が可能です。参加する際のハードルが低いため、ライトユーザーを取り込める点がメリットになります。
例えば、新幹線やホテルの部屋にいながらウェビナーをみることも可能です。忙しくて通常のセミナーに参加できない人も、集客対象とできる点がウェビナーならではのメリットになります。
ウェビナーのデメリット
ウェビナーには多くのメリットがある一方、いくつかのデメリットもあります。
通信状況に左右される
ウェビナーはオンラインでの開催となるため、通信状況によって音声や画質に乱れが生じてしまうリスクがあります。運営側が安定した通信を確保する対策を講じたとしても、視聴する側の電波状況が悪いとスムーズにウェビナーが開催できません。
万が一画質や音声に乱れが生じた場合には、後ほどセミナーの資料を送付するなど、参加者の満足度を低下させない施策が必要です。
参加者の意欲が伝わりづらい
オフラインで実施される対面セミナーの場合は、ある程度参加者の熱量を把握できます。しかし、オンラインのウェビナーでは参加者の雰囲気や表情をみることができないため、個々の意欲が測りづらい点がデメリットです。
参加者側がどの程度意欲を持って参加したのかを把握するためのアンケートを用意するなど、ウェビナーならではの対策をするのがポイントです。
ウェビナーの主な機能とは？
ウェビナーのツールに搭載されている機能には、以下のようなものがあります。
リアルタイム配信機能
ウェビナーツールには、「リアルタイムの画面を配信する機能」があります。ウェビナーツールの基本機能の1つであり、これなしではウェビナーの開催はできません。
ウェビナーツールを利用する際には、配信画面に遅延がないか、UIが工夫されているかなどをチェックするのがポイントです。
アーカイブ機能
ウェビナーツールには、配信した内容を保存する「アーカイブ機能」があります。リアルタイムで視聴できなかった人たちにも、アーカイブ機能を活用することでウェビナーの内容をチェックしてもらえます。
内容は編集して利用できるため、何度も同じウェビナーを開催する予定がある場合には便利に活用できます。
資料ダウンロード機能
ウェビナーツールには、関係資料を簡単に配布できる「資料ダウンロード機能」もあります。資料のURLを添付するのではなく、資料を直接ダウンロードできるボタンなどを設置するのがおすすめです。
資料ダウンロード機能があると、事前に資料を入手して閲覧してもらったり、ウェビナー後にダウンロードしてより理解度を深めてもらったりできます。
コメント・チャット機能
ウェビナーツールには、ウェビナーの開催中に文字でやりとりができる「コメント・チャット機能」が搭載されているものも増えています。閲覧者が文章を打ち込むと、内容がコメント欄にが表示されます。ウェビナーの講師はそのコメントをリアルタイムで確認し、回答・返答ができます。
参加者管理機能
ウェビナーツールの多くには、参加予定のメンバーを管理できる「参加者管理機能」が備わっています。参加者の氏名・年齢といった情報をまとめてリストを作成できるため、どのような属性のユーザーがウェビナーに参加しているのか簡単に分析可能です。
参加予定の人のうち、誰がいないのかを確認するのにも役立ちます。
その他ツールとの連携機能
ウェビナーツールは、SNSや各種基幹ツールと連携できる機能が搭載されているケースも増えています。例えばMAツールと連携することで顧客情報を一元管理できるため、ウェビナー開催における工数の削減につながります。
そのほか、ウェビナーの参加者情報をマーケティングツールと組み合わせれば、どんな層が自社のウェビナーに関心を持っているか把握可能です。
機能性の高いウェビナーツールを選ぶ方法
便利に活用できる機能性の高いウェビナーツールを選ぶ際には、以下のポイントを参考にしてみてください。
ウェビナーの目的を確認する
ウェビナーツールを選ぶ際には、まずウェビナーの目的を確認するのが重要です。「コンバージョンを増やしたい」「サービスについて知ってもらいたい」などの目的を明確化することで、ウェビナーツールに必要な機能が判断しやすくなります。
具体的な目的がなければ、ウェビナーを開催しても顧客に伝わるものが少なくなるため、まずは自社で目的の設定からはじめてみましょう。
ウェビナーの規模でツールを選ぶ
ウェビナーの開催規模に合わせて、ツールを選定することも1つの方法です。例えば10人集まるウェビナーに100人キャパのツールを導入すると、コストパフォーマンスが悪くなります。
自社が開催するウェビナーの規模に適した機能性を持つツールを選ぶことで、無駄なコストを削減可能です。
付随機能の充実度で選ぶ
「付随機能」が充実しているツールを選ぶことも、充実したウェビナーを実施するためのポイントです。例えばアンケート機能やメールの自動送信機能などが付随しているツールであれば、ウェビナーの前後に参加者とコミュニケーションが取れます。
どんな付随機能があるとよりウェビナーをスムーズに進められるのかを考え、導入するツールを選定するのが1つの方法です。
サポート体制で選ぶ
ウェビナーツールには、サービスを提供する企業によるサポートがセットになっているケースが多いです。サポート体制にもさまざまなスタイルがあり、メール・電話・チャットなどで対応する企業もあれば、導入方法から運営まで全てサポートしてくれる企業もあります。
サポート体制を比較して、信頼できるウェビナーツールを選ぶのがポイントです。
料金プランで選ぶ
ウェビナーツールの利用料金は、基本的に「月額固定制」「従量課金制」のどちらかになっています。月額固定制の場合はどれだけ利用しても料金が一定なため、ウェビナーを開催する回数が多い場合におすすめです。
一方、従量課金制の場合は使用した分しか料金がかからないため、ウェビナーの開催頻度が少ない場合や、不定期に開催することが多い場合に最適です。
まとめ
ウェビナーをスムーズに開催するには、さまざまな機能を搭載した専用のツールを使うのがおすすめです。ウェビナーツールによって使用できる機能や使い心地は変わってくるため、事前に詳細を確認した上で選定するようにしましょう。
多機能かつ利便性の高い機能を活用したい場合には、「EXPOLINE」の利用がおすすめです。EXPOLINEは、高いカスタマイズ性と必要データの適切な管理、充実した運営サポートなど多くの特徴を持つツールです。ウェビナーの準備から配信当日の運用、その後のフォローまで使える機能が多数備わっているため、ユーザーの満足度を高められます。
この機会にEXPOLINEが持つ多数の機能をチェックして、ウェビナーの開催および準備等をスムーズに進められる環境を構築してみてはいかがでしょうか。 まずは資料ダウンロードにてご確認ください。
