【成功事例】オンラインでの国際商談イベント!マッチングを成功させる方法とは?

アジア7か国対象!MICE業界の『オンライン国際商談マッチングイベント』の開催事例をご紹介

この度、弊社のオンラインイベントプラットフォーム『EXPOLINE』を活用した国際オンライン商談が開催されました。
本イベントは、中国をはじめとするアジア7か国を対象とした大規模かつ長期間な上、Face to Faceが基本であったMICE業界のオンライン商談会であるため、かなり珍しい事例と言えます。(参考:JTB総合研究所_WithコロナのMICE業界 オンラインで再開のMICEに見えてきた新たな課題)
この記事では、本イベントの概要をご紹介するとともに、「オンライン商談にてマッチング精度と成立数を上げた仕組み」や、「多言語対応の方法」、「オンラインビジネスマッチングイベントの今後の展望」までご説明いたします。
オンライン商談の開催をご検討されているご担当者様、ビジネスマッチングイベントの開催を検討されているご担当者様、また、MICE業界でのオンラインイベント事例をお探しの方は、ぜひご確認ください。

オンライン商談マッチングイベントの課題とは?

本イベントは、「国内の観光資源を保有する企業や自治体」と「海外の訪日インセンティブ旅行取り扱い企業」のマッチング、日本観光資源の売り込みを目的として、政府系観光機関によって主催されました。以前は観光資源のある国内地方のホテルバンケットなどで開催されていましたが、新型コロナ感染症拡大の影響により、オンラインで開催する運びとなりました。
イベントの参加フローは以下の通りです。
オンライン商談会、マッチングイベントの参加フロー
Face to Faceでのイベント開催が基本であったMICE業界においては、主催者様、セラー、バイヤーともに「オンラインでの商談は難しいのでは」という認識があるのは否めません。そのような状況において本イベントでは、バイヤー、セラー双方の満足度を高めるため、「より相性の良いセラーとバイヤーを、より多くマッチさせる」ことが最重要課題でした。
単に、オフラインでの商談マッチングの流れをオンラインイベントに流用するだけでは、十分に価値を発揮できず、課題を達成することは不可能です。
そこで、今回、弊社が提案した課題達成のためのポイントをご紹介いたします!

オンライン商談会でマッチ率を高めるための方法とは?

前述の通り本イベントの最重要課題成功は、「マッチングの精度」「商談成立数」の両立です。
そこで、今回、弊社はマッチングの処理に、
「手動マッチング」「ポイント制度」を導入することを提案し、上記の2つを両立する仕組みを設計しました。
一般的なオンラインビジネスマッチングではシステムによる自動マッチングが主流な一方、なぜあえて「手動マッチング」にしたのか、また、「ポイント制」とは何か?
以下、その仕組みと効果について詳しく説明していきます。

あえての「手動マッチング」!?商談成立率と期待値をコントロールする仕組み

一般的な自動マッチングで行われている手法だと、来場者の参加フローは「商談希望相手に希望日時でアポイント→マッチング待機→商談ツールの案内が届く→商談」という形になります。
一見問題ないように見えますが、この手法には以下ような懸念点があります。

  ●商談希望時間を日程だけではなく時間まで指定してもらうため、そもそもマッチ数が少なくなる
  ●来場者はピンポイントで希望日時を提出しているため、その時間帯で確実に商談できると期待する

つまり来場者に希望日時を詳細に聞く設計だと、「マッチングの成立率」と、「来場者の期待値」のコントロールがうまくできないといった状況になってしまう恐れがあります。

そこで、「来場者には日時のみを指定してもらう→運営側が手動でマッチングさせていく」ようにしました。こうすることで、マッチの時間帯に幅を設けマッチング成立数を確保し、来場者の商談時間への期待値を上げすぎないという設計にすることができました。
一方で、「手動マッチングは手間なのでは?」「本当に相性の良い組み合わせをマッチできているのか?」「マッチ成立可能な組が複数生じた場合どういう順番でマッチさせているのか?」といった懸念が生じるかと思います。
次にご説明する「ポイント制」は、上記のような問題を克服するために提案させていただきました。

マッチング精度を上げる!「ポイント制」とは?

そもそもマッチング時に導入する「ポイント制」とは何か。
一言で説明すると、バイヤーと、セラーの相性を数値化するための仕組みです。
バイヤー、セラーの各組み合わせに対して付与されるもので、相性が高いほど、ポイントが高くなるように設計されています。
イベント運営者は管理画面にてポイントを確認でき、ポイントの高い順から順番に手動マッチさせていきます。

ポイントは、がイベントページでどのような行動をとったかによって加算されていきます。
 例)
  ●バイヤー、セラーお互いに両想いで商談希望 +5000Pt
  ●バイヤー→セラーに商談希望 +1000Pt
  ●事前アンケートの興味項目が一致する組み合わせ +300Pt

「ポイント制」を導入することで、手動マッチング時のマッチ基準が明らかになり運用しやすくなる上、より相性の良いバイヤーとセラーを商談に導くことが可能になりました。

オンラインイベントプラットフォーム『EXPOLINE』だから実現できた4つのポイント

以上、弊社が提案させていただいたマッチング手法についてご説明いたしました。
次に、今回のイベントプラットフォームである『EXPOLINE』が、オンライン商談マッチングイベントにてどのような価値を発揮したのかご紹介いたします。

既存機能をカスタマイズ!目的に合わせた設計に

EXPOLINEの既存機能である、「セッション予約機能」を拡張し、商談マッチングに利用しました。
まず、EXPOLINEの商談予約機能の基本はこのようなイメージです。
EXPOLINEのセッション予約機能
セッション一覧がタイムテーブルで並んでおり、来場者は気になるセッションをクリックし詳細を確かめることができます。登録したいセッションにチェックを入れ、申し込めばセッション予約が完了します。
API連携で、満席のものやまもなく満席のセッションには表示を出すことができるため、来場者にとって使いやすく親切な設計となっています。
今回は、セッション部分をバイヤー、セラーそれぞれの商談予約枠として転用し活用しました。
バイヤー・セラーに対し、日付ごとに予約枠を設定し、アポイントしたい来場者がその枠にどんどん申し込んで来ます。
そして、運営側でより相性の良い組み合わせから運営側にて手動でマッチングをしていく、という流れです。
このように、EXPOLINEは機能面での柔軟性が高いため、用途に応じてカスタマイズ可能です。
今回は、参加者が商談アポイント用にカスタマイズしましたが、もちろんイベントの目的に応じて別のカスタマイズも可能です。

短期間で多言語に対応!素早いコンテンツ入れ替え法

EXPOLINEは柔軟性が高いため、導入後も素早いイベントページ改修・コンテンツ入れ替えが可能です。
今回は、7か国7言語の地域を対象にイベントを実施したため、各地域の会期毎にテキストの入れ替えが必要でした。そこで、CSVの支給原稿をインポートすることで、短期間でのテキスト入れ替えに対応しました。
また、同じサイトを各言語用に作り変える運用にすることで、2回目の会期からは改修費用と運用費用のみに抑えることができました。

Spiralで強固に個人情報を保護!

また、今回のイベントシステムにおいて個人情報の管理にはSpiralを利用しました。
Spiralは、パイプドビッツ社の提供するシステムで、官公庁でも採用される程強固なセキュリティを有しています。
EXPOLINEのセキュリティについて
今回のような、様々な国籍の出展社が参加しているイベントでは、各国のセキュリティ基準に対応しなくてはならず、結果として高い基準を求められてしまうこともあります。
そのような場合でも、柔軟性を持ったEXPOLINEと、強固に個人情報を保護するSpiralの組み合わせなら安心です。

オンライン商談マッチングイベントの今後の展望

今までは、コロナ禍でのリアルの代替として商談や展示会のオンライン移行が行われていました。
しかし、現在の「with コロナ」時代においてはのビジネスイベントは、一部機能がリアルへ戻る一方、オンラインで行われている便利な施策は継続して活用されていくことが予想されます。
オフライン(リアル)とオンラインを隔てずハイブリッド的に活用していくことが、今後の商談会やマッチングイベントにおける勝ちパターンになっていくことは間違いないでしょう。
一方で、オンラインイベントやハイブリッドイベントの開催は前例が少ない上、社内リソース的にも企画は難しいという方も少なくないかと思われます。
そこで、オンライン・ハイブリッドイベントの経験豊富かつ提案力のあるパートナーに頼ることがおススメです。
パートナー選定の際は、「企画段階から相談に乗り、イベントの目的をしっかり設定するところから始めてくれる」「目的達成のための手段やオンラインイベントのノウハウを豊富に持っている」といったところがポイントとなります。

オンライン商談にお困りなら『EXPOLINE』

オンライン商談会、オンラインマッチングイベントの実施にお困りなら、『EXPOLINE』がおススメです。
上記のように、カスタマイズ性やセキュリティ面で優れていることは勿論、
オンラインイベント実施数年間100件以上のノウハウや、イベントの目的を達成する提案力はEXPOLINEならではの価値と言えます。
オンライン商談会やビジネスマッチングイベントにはEXPOLINEがおすすめ
ご興味の際は、どうぞお気軽に資料ご請求・お問い合わせください。


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