オンラインセミナー開催にはウェビナーツールが便利!特徴や選び方を解説

2020年以降、新型コロナウイルスの影響でオフラインでのセミナーができなくなり、オンラインセミナーを導入する企業が飛躍的に増えました。そこで注目を集めているのが、オンラインセミナー開催に便利なウェビナーツールです。しかしウェビナーツールがどのようなものなのか、そしてどのように選べば良いのか分からない人も多いでしょう。この記事ではウェビナーツールのメリットや、選ぶ際のポイントを解説していきます。

 

そもそもウェビナーツールとは

まず始めに、ウェビナー自体についての概要と、その開催に役立つウェビナーツールとはどのようなものなのか説明します。

ウェビナーとはWebとセミナーの造語

ウェビナーとは、インターネットを使って開催するセミナーのことを指し、ウェブ(web)とセミナー(seminar)をかけあわせた造語となっています。
配信方法は主に、オンタイムで視聴可能なライブ配信(リアルタイム配信)と、後から何度でも視聴できる録画配信の2種類があります。

ウェビナーツールでできることとは?基本機能を紹介

ウェビナーツールには、以下のような便利な機能が多く備わっています。

・参加登録機能

参加者がウェビナーへの参加を事前登録することで、主催者が参加者の承認や出席の確認などを管理できます。

・ライブ配信機能

リアルタイムで配信するため、主催者側と視聴者側のコミュニケーションがとりやすいという特徴があります。

・録画機能

ライブ配信をアーカイブできます。参加者に事後コンテンツとして公開すれば、聞き逃した内容を確認したい、落ち着いてもう一度見たいという要望に応えることができます。社内の記録としても活用するケースが多い機能です。

・ライブチャット機能

チャットを使いリアルタイムで主催者と視聴者の意見の交換が可能となる機能です。ライブ配信ならではのメリットとなり、参加意欲を高め歩留まり向上に役立ちます。

・Q&A機能

参加者が講演者に質問できる機能です。主催者側で、参加者全員に公開するかどうか設定できる場合が多く、オープンチャットのような炎上リスクを抑えた上で、インタラクティブなやりとりを実現可能です。

この他、配信中にアンケートを実施できるアンケート機能、セキュリティ対策としてパスワード設定などができるアクセス制御機能や、企業のロゴを追加してwebページをブランディングすることができるカスタマイズ機能などがあります。

 

ウェビナーツールを選ぶときの3つのポイント

ウェビナーツールは数多くの種類があり、選ぶのが難しいと感じる方も多いでしょう。そこで、ここでは選ぶときに注意すべきポイントを紹介していきます。

必要な機能が充実しているか

まずはウェビナーツールを選ぶ前に、ウェビナーの導入目的をはっきりとさせておきましょう。導入目的が曖昧なままだと、どのような機能が必要なのかが分からず、後から機能が足りなくて困る可能性も否定できません。基本的なことですが、導入目的を明確にすることは重要です。そして、そこから必要になる機能を確認します。
ウェビナーツールの中には多くの便利な機能を搭載したものもありますが、だからといってより機能が多いものを選べばいいという訳ではありません。ウェビナーによって使う機能はそれぞれ違うため、開催するウェビナーに必要な機能が実装されているウェビナーツールを選ぶことが重要になります。そうすることで、使わない機能に過剰なコストを投じてしまう無駄を避けられます。そのためには事前にウェビナーで使う機能を確認しておきましょう。

導入費用はどのくらいかかるか

ウェビナーツールは種類・プランによって費用に違いがあり、無料のものから有料のものまで様々です。また有料の場合、月額固定料金タイプや従量課金タイプ、プリペイド式など料金体系にも違いがあります。合わせて初期費用も必要になることもあるので、導入費用の確認は怠らないようにしてください。
そして開催規模や開催頻度を考慮し、なるべく費用を抑えられるツールを選ぶのが良いでしょう。例えば月に何度も開催する予定ならば、月額固定プランのものが最適です。予算が限られている場合は、プリペイドタイプのものがおすすめになります。不定期開催の場合は従量課金タイプのものが良いでしょう。ただし従量課金タイプは割高になる場合が多いので注意が必要です。

参加者がログインしやすい仕様か

ウェビナーツールを選ぶ際は、参加者の使いやすさを考えるのも重要です。ウェビナーツールの中には、参加者のアカウント取得を必要とするものもあります。しかしアカウントを取得するのは手間がかかり、ウェビナー参加へのハードルが一気に上がってしまいます。ウェビナー初心者ならば尚更です。アカウント取得を必要としないツールもありますので、参加者が簡単に参加できる点を重視する場合はそういったものを選ぶようにしましょう。またアカウントの取得が不要なものは、設定が少なくなったり、ログインに関する問い合わせが減ったりと、主催者側の負担も軽減されます。
その一方、配信するコンテンツの機密性担保は難しい場合が多いので、機密性の高い情報を限られた人だけに公開したい場合は、その点も考慮してツールを選ぶようにしましょう。

ウェビナーのイメージ画像

ウェビナー活用のメリット4つ

そもそも、ウェビナーには主催者にも参加者にも多くのメリットがあります。ここでは、ウェビナーを選ぶ4つのメリットを解説していくので、ウェビナーツールの理解を深めることと合わせて参考にしてください。

1.コストが削減できる

まずは主催者側のコスト削減になるというメリットがあります。オフラインセミナーの場合、会場の準備に多くの費用がかかります。会場のレンタル費用や設備代、スタッフの人件費・交通費などがあり、他にも細かい費用を挙げ出したらきりがありません。セミナーの規模が大きくなるほどこれらの費用も大きくなり、主催者側のコスト面の負担は頭を悩ませる要因でもあります。

しかしウェビナーの場合はこのような費用がかからないため、コストの大幅削減に繋がります。主催者側にとっては、非常に大きなメリットと言えるでしょう。またウェビナーツールは簡単に配信内容を録画できるため、録画したものをコンテンツとして他のことにも二次活用することができます。この点もコスト面の節約と考えることができるでしょう。

2.開催にかかる手間が減らせる

オフラインセミナーは実際のセミナー開催日だけでなく、その前の段階から様々な作業をこなす必要があります。開催日までには会場の確保や参加者の確認、必要な人数分の資料の準備などをしなければいけません。開催日当日には、会場設営や受付作業など多くのリソースを要する作業があります。

ウェビナーの場合はこのような作業が必要なくなるため、主催者側の手間を大幅に省くことができます。ウェビナー開催のための準備として重要だと考えられるのは、配信先のURLを参加者に適切に通知することでしょう。しかしこれはウェビナーツールを使えば簡単にできるため、大きな負担になるような作業ではありません。
ここで、メールでURLを配信する場合は、メールのデザインを考えるのが大変だという人もいるでしょう。しかしメールや配信ページのデザインはテンプレート化されたものが多いので、その心配もいりません。必要に応じ、カスタマイズ・ブランディングも可能です。

また、オフラインセミナーでは当日の様子を録画する場合、さらに録画機器などを準備する必要がありますが、ウェビナーツールは録画機能があるのでその準備の手間も省くことができます。このようにウェビナーツールの保有している機能を利用することでも、時短に繋がりメリットとなります。

3.集客しやすくリードが獲得できる

ウェビナーはオフラインセミナーに比べると、非常に参加しやすいものとなっています。オフラインセミナーは決められた時間に開催場所まで行く必要があり、忙しい人や会場から離れた地域の人は参加できないことも多いでしょう。しかしウェビナーの場合インターネットに接続できれば、自宅や外出先など参加者の都合の良い場所から参加することができます。移動時間がなく交通費もかからないため、参加者はオフラインセミナーよりも気軽に参加でき、結果として集客アップへと繋がります。

集客が多いということは、企業がより多くの関心度の高いリード情報を獲得できるということです。またウェビナー参加者が登録した氏名や連絡先などのリード情報の管理も、ウェビナーツール上でできるので時短になるという特徴もあります。
集客の観点でも、ウェビナーツール活用は主催者にも参加者にもメリットがあると言えるでしょう。

4.参加者が質問しやすく興味を高められる

オフラインセミナーは会場内に人が多くいて、そのような中で口頭で質問をするのは注目を集めるため、質問したいことがあっても我慢してしまう参加者も多いです。また会場内が静かなことも質問しづらい原因の一つになります。
一方ウェビナーの場合、Q&A機能やチャットで参加者は気軽に質問できるという特徴があります。この特徴のおかげで、参加者のセミナー内容に対する理解や関心が高まることが考えられます。主催者側にとって参加者に理解を深めてもらうことは、その後のマーケティングにおいて非常に重要なことです。さらに参加者からの質問はデジタルデータとして扱われるので、マーケティングに活かしやすいのもメリットと言えるでしょう。

 

ウェビナー活用のデメリット3つ

ここまでメリットを解説してきましたが、残念ながらウェビナーにもデメリットはあります。ここでは3つのデメリットを解説するので、ツール導入後に慌てないためにも事前に確認しておくようにしてください。

1.通信環境が不安定なケースがある

ウェビナーにはインターネット接続が不可欠ですが、インターネットの通信環境は場所によってかなり差があります。そのため通信環境が不安定な場所の参加者の中には、配信の音声が途切れる、視聴ができなくなるなどといったトラブルが生じるケースも多くあります。主催者側に非がないとしても参加者は印象が悪いと感じることもあるため、事前に通信環境の確認をしておくように通知しておくのが良いです。

ライブ配信の場合、後日録画配信も行うようにすれば、トラブルで視聴できなかった参加者も後から同じ内容を視聴することができます。リードを取りこぼさないためにも、トラブルがあった参加者のフォローを考えておくことが重要となります。

2.会場の雰囲気がつかみづらい

ウェビナーでは、主催者からは参加者の顔が見えない場合が多いです。些細なことだと感じる人もいるかもしれませんが、実はこれは大きなデメリットです。オフラインセミナーでは、実際のセミナーの最中に参加者の表情や態度などから反応を窺うことができます。ちょっとした仕草から読み取れる情報は意外と大きいです。反応次第では、その後の流れの変更や更なる改善などを検討することができるので、参加者の顔が見えるのはコンテンツ改善に繋げやすくなるメリットがあると言えます。

一方ウェビナーでは参加者の顔が見えず、会場の雰囲気や空気が掴めないので手応えを感じることができません。そのため主催者は不安に感じることもあるかもしれません。オフラインセミナーと比べると、この点はデメリットとなるでしょう。

3.参加者が途中離脱しやすい

先程も解説しましたが、ウェビナーには、参加者が気軽に参加しやすくなるというメリットがあります。しかし裏を返せばこれは、参加者の参加意識が低くなり、途中離脱しやすくなるというデメリットにもなります。ウェビナーは主催者に参加者の様子は見えないため、集中力が途切れてウェビナーの最中に他のことを始める参加者も残念ながら中にはいます。特につまらない内容だとすぐに集中力が途切れてしまい、最悪の場合視聴をやめて離脱してしまうこともあります。参加者が飽きないようにセミナーの内容を工夫することは、主催者側にとっての大きな課題と言えるでしょう。

▼ウェビナーのメリット・デメリットに関する詳細は、下記の記事もご一読ください。
オンラインセミナーとは?メリット・デメリットやデメリットの解決策を解説

 

EXPOLINEならウェビナー開催が楽にできる

ウェビナーツールはたくさんあり、それぞれ特徴や価格に違いがあります。開催するセミナーに合ったツールを選ぶことが重要です。
そこで最後に、ウェビナー開催にも対応したオンラインイベント用トータルソリューションEXPOLINEを紹介します。
EXPOLINEはウェビナーに限らず、その他の様々なオンラインイベントにも活用できる専用プラットフォームで、ウェビナーの参加登録フォームや動画配信、ログ取得など事前の準備から事後フォローまですべて対応可能です。
ITツール提供だけでなくコンテンツの作成や、事務局の業務、マーケティング設計などもサポートしますので、ウェビナーツールとして独自の価値を提供できます。

カスタマイズ性が高く競合との差別化がしやすい点も、EXPOLINEの大きな強みです。主催者側の使いやすさだけでなく、資料のダウンロードや問い合わせの機能など参加者の使いやすさも考えられたツールでもあるので、集客面でも効果が期待できます。

このように、EXPOLINEなら事前の企画から事後のデータ活用に至るまでトータルサポートが可能で、あらゆるウェビナーに対応できます。まずは気軽に資料請求してください!
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