PHC株式会社 様|大規模パートナー 向けカンファレンス

この感じだと次のイベントも絶対オンラインが良い!
という風になると思います。

クライアント:PHC株式会社
プロジェクト:Medicom Partners Virtual Convention


概要

プロジェクト紹介

“パートナーズコンベンション”は、PHC様が行うパートナーを集めたカンファレンスです。「メディコム」とはPHC株式会社の医療ITシステムブランドを指し、メディコム商品は全国のパートナー会社によって、日本中の医療機関に届けられています。当カンファレンスでは、メディコムの一押しの商品や医療制度などを学ぶことができます。

毎年7月にホテルバンケットを使って開催されるリアルイベントでしたが、2020年はコロナ禍での影響を鑑みてオンラインでの開催を行いました。イベント自粛の目途が立たないことから急遽オンラインでの開催を決定してから実施までおよそ1か月強の中で、当社にプラットフォーム開発からコンテンツ制作、当日の運営やスタジオの利用までをお任せいただきました。

コンテンツ

・LIVEコンテンツ1日4セッション×4日間
・オンデマンド動画多数
・他事業部からのメッセージ動画
・資料ダウンロード多数
・オンライン懇親会併設

まだオンラインイベントの大規模実施事例が業界内でも少ない2020年7月、先陣を切っての開催でとても多くの成果や気づきを獲得されたと仰るメディコム事業部マーケティング部の香川様、大作様、岡阪様に貴重なお時間を頂戴し、インタビューを行いました。これからオンラインイベントを実施・検討なさる方々には必見です!


昨年はオフライン開催、今年はオンラインでの開催となりましたが、その違いに対してはどうお考えでしょうか?

“学ぶ”というコンセプトを 本当に活かせる手法だったと思います。

昨年まではリアルで開催していたことによって、招待できる人数に限りがあり、参加者を限定せざるを得ませんでした。それがオンラインで開催することによってメディコム事業のグループ関係者、それ以外の関連企業様等多くの方に参加いただくことができたことで、とても大きな成果を生みました。

初めて参加いただいた方にとっては、メディコムについて知っていただけるいいイベントが開催できたと思っています。 いつも参加頂いている方にとっても、リアル開催ではいくつもの講演を同時に見ることは出来ないので 振り返って別のセッションを見直すことができるので「学ぶ」というコンセプトを、本当に活かせる手法だったと思います。

「総合的に考えると計り知れないコスト的なメリットがあったと確信しています。」

コスト観点で言えば、場所代や会場装飾の経費が削減できました。
その分WEBプラットフォームやコンテンツ制作費が追加になっていますが、差し引いても経費は大幅に削減できました。

リアル開催には、実は表には見えない間接費などもありまして、例えば参加者の宿泊費や交通費、社員・スタッフを長居時間拘束しますので、人件費もかかっていましたが、バーチャルになることでこれも効率化されました。一方参加者側は見たい時に見ることができたため、スキマ時間を利用して参加することができました。

これらを総合的に考えると計り知れないコスト的なメリットがあったと確信しています。リアルでのイベントは終了すればそれまでですが、オンラインイベントの場合、「2次利用ができる」という効果もありました。ある販売代理店様では社内勉強会で利用したいという声があり、結果、プラットフォームの利用期間を延長する判断もしました。

メディアの方の参加などもイベントにお招きするとなるとそれなりの準備やおもてなしが必要になりますが、 IDとパスワードをお渡しして、気軽に見ていただくことができたので認知していただくという点でもかなり力を発揮してもらえたと思います。

オンラインイベントにおける課題って、 どんな想定をされていましたか?

熱気や意欲など視聴者のエンゲージメントについては当初はすごく不安がありました。

みんなチャットを入れてくれるのだろうか、とも思ったのですが、そこはやり方次第なんだと気づきがありました。講演者の方がご意見投稿してくださいねと視聴者に投げかけていただくうちに少しずつ視聴者も慣れてきて、応援メッセージが上がり出すと、ちょっとずつ盛り上がっていき、後半にはコミュニケーションが一方通行だと思うことは無くなってきました。

課題としてないことは無いと思いますが、やり方次第ではうまくやっていけるんだと学びました。
視聴したログ(履歴)が見れるので、その数値も指標にすることができ、どれぐらいの反響があるかわかりました。

結果として私たちが伝えたかったことは全て伝えられた

最初にこういうのをやりますと投げかけたときに受ける側は本当にできるの?どんなもの?という風にあまり期待されていませんでした(笑)

それがやってみたら、、みんなふたを開けてみてびっくりといった状態だったみたいなんです。
「面白いね」と、「仕事しながらでも気軽に見られる」と大好評をいただきました。

後々、当日残念ながら見ることが出来なかった方々がその評判を聞いてどんなものなんだろうと興味を持っていただいてアーカイブ動画をご覧いただいた方もいらっしゃいました。

「最初からこんなにできるとわかっていたら、オンラインイベントにリアルに参加していた方が質問もできるし面白かったな」とあとから思っていただいたみたいなのでその不安感がぬぐえていたら当日の参加者はもっと多かったかもしれません。

でも結果として私たちが伝えたかったことは全て伝えられたというか、このイベントの目的は全て果たせたんじゃないかなと思います。これを単発ではなく、今後も続けて提供していくことが大切なんだろうなと感じています。

今回のイベントにおける成果とは?

様々な立場の方々に自社ブランドを伝えることが出来た

これまではメディコムパートナー会社の間接部門、例えば経理・総務の方などが今まで自分の会社がどんな商品を扱っているかというところをなかなか知る機会もなかったと思いますが、そういう方も気軽に見られたのでメディコム事業部に対する思いとか気持ちというものも伝わったんじゃないかと思います。

このコロナの時期に先陣を切ってこういった取り組みが実施できたことで、
さすが医療ITの先駆者だなと思ったという意見もありました。

「こんなことをやってくれるんだ」ってパートナーの方に言っていただけたのか担当としては凄くうれしかったです。特定の方々とぎゅっと密にコミュニケーションを取りたいときはリアルのイベントの方がいいのかもしれないんですけど、幅広い人に見てもらうっていう手法としては今回のオンラインイベントはすごく良かったですね。


オンラインイベントの現場に対して 準備で気を付けたことってありますか?

前日のリハはやっておいて本当に良かったです。

撮影スタッフの方々の対応も良かったです。

登壇者が変わるたびに都度同じ説明をしていただいたことはもちろん。その登壇者に合わせて丁寧にご対応いただいたというのがすごくありがたかったです。登壇者としては、カメラに向かって話すことには慣れていませんでしたから、かなり心強かったと思います。

当日の誘導もコロナ対策も入館社名のご記入、アルコール消毒、検温などきちんと対応いただけてとても良かったです。万が一ここでクラスターが発生したら大変なので、それは当日一番心配していましたが 無事に終わって本当に良かったです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

前日のリハはやっておいて本当に良かったです。やっぱりやっておかないとだめですね。 最初は、16もセッションがあって大変だからいいかなと思ったりもしましたが、「やる」と「やらない」ではやっぱり全然違ったと思います。

無理やり前日にねじ込んだのは正解でした(笑)。
目線1つとってもリハーサルの動画を見て初めておかしいと思い、気にするようになりました。
失敗のリスクが軽減されるので、必ずリハはどの会社さんも絶対にやった方が良いと思います。

次回の開催に向けて検討していることを教えて下さい。

コロナ対策の関係で今回は出来ませんでしたが、登壇者にとっては視聴者のリアクションが気になるところなので少しでも観客席があると良いなと思いました。例えば、登壇者が観客も兼ねるなど出来たらもう少し雰囲気が良くなるかなと思いました。

この感じだと次のイベントも絶対オンラインが良い!という風になると思います。
そうなったときに同じスタジオだと代わり映えが無くなってくるので、背景の絵替わりができたらよいなと思います。

スタジオは日当たりが良くいいなと思って選びましたが、実際は光量調整が大変になります。当日は曇りだったからまだよかったです(笑)。なのでスクリーンで光を遮断するとか、背景を変えるとか、視聴者がみる画面に変化を付けられると良いなと思いました。

あとは、今回の準備期間は1ヶ月程度しかなかったのでかなり大変でした。本当は3ヶ月程度あった方が良いと思います。ただ、今回一通り形を作ることができたので、次回同様のオンラインイベントを開催する場合は今回のプラットフォームやデータ等を流用すればコストも時間も短縮できるのかなと思っています。


最後に、スプラシアの対応はどうでしたか?

今回このイベントをスプラシアに依頼すると決定していただいた決め手は何でしたか?

最大の理由はWebの配信プラットフォームの構築から当日の運営まで一貫してみてもらえるという点が一番大きかったです。オンラインイベントに手慣れているなら、企画・録画・配信などそれぞれ分けて依頼する方法もあるかと思いますが、今回は全く初めての試みだったので、すべて一貫してみていただけるというところに安心感がありました。

初めての試みだったので、できるのかという点はとても不安だったしWeb配信しながら回線きれちゃったりしないかなとか、その辺も不安だらけでした。

運営担当者の中にWEB配信に精通している人間がいない中でどうしたらよいかと日にちもあまりない中で最初とても悩んでいたのですが、ふたを開けてみれば当日の運営もばっちりですごく良かったと思います。

はじめてだったので無茶なこともお願いしたと思いますが、そこに対しても相談に乗っていただけたのはありがたいなと思います。こちらのやりたいことを引き出していただいて伴走していただいたのが原点だったかなと思います。ありがとうございました。


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