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緊急事態宣言の解除に伴い、リアル会場でのイベント開催がコロナ前の開催数程度まで復調してきた今、「もっとスムーズに受付管理したい」「来場者データをもっと見える化したい」とお考えの方へ、来場者管理システムを導入するメリット、ぴったりのシステムを選ぶポイント、オススメのサービスについてもご紹介いたします。
当記事ではイベント管理システムのうち、リアル会場での受付管理に特化してご説明いたします。イベント全体の管理について知りたい方は下の記事も併せてご覧ください
▷イベント管理に必要な機能とは？ツールの選び方やメリットについて解説
来場者管理システムとは？
来場者管理システムとは、イベントの参加ユーザーを、事前来場登録から当日受付、アフターフォローまで管理できるシステムです。
「イベント入場管理システム」や「受付管理システム」と呼ぶ場合もあり、基本的には、
・イベントの参加申し込み機能（参加登録フォーム）
・イベント当日の受付管理（チェックイン）
・来場者データの管理画面
が含まれていることが多いです。
他にも、上記機能に加え、来場通知機能や、有料イベント参加申し込み時の決済機能や、マイページでのオンライン配信視聴機能など、さまざまな機能や、導入費用の違いがあるため、イベントの要件に合った来場者管理システムを選んでいくことがポイントになります。
来場者管理システムを導入するメリット
受付オペレーションの簡略化
従来、Excelや紙などで、手作業で行っていた来場者の管理や受付を、システムでスムーズに行うことができます。
イベント当日に、来場者が持ってきたQRコードやバーコード付き来場証を読み取るだけで、受付登録が完了するため、今まで数十秒から数分程度かかっていた作業を数秒に短縮することが可能です。
また、記名や来場済みのチェックを手作業ではなく、システム側で記録していくため、記入漏れやミスが生じないこともメリットです。
来場者データの一元管理
来場者のデータをリアルタイムで参照、管理することが可能になります。
イベント参加フォームから事前登録された時点で、氏名や会社名などの来場者のデータや予約したセッションなどを管理画面より把握できるため、想定される状況に合わせて体制を事前に調整しておくことができます。
来場者のデータと来場時間のデータは、管理画面より一括ダウンロードできるため、イベント後の振り返り分析にすぐに役立てられます。
事前～アフターまで来場者をフォローできる
来場者データを一元管理することで、イベントの各場面において来場者へのフォローをしやすくなります。
例えば、イベントの1週間前や１日前に、全員に向けてリマインドメールを配信したり、
イベント当日には、来場者が受付した時点で、システムからその来場者の担当営業へ向け通知を送りアテンドを促したり、といったようなことも可能です。
また、イベント後にも、アフターフォローメールを配信できることはもちろん、来場証を表示するマイページにて、後日アーカイブ配信を行い当日会場に来場できなかったお客さまにもアプローチすることができます。
選び方のポイント
様々な来場者管理システムがあるため、下記３つのポイントを押さえてイベントに適したシステムを選択することが重要です。
サポート体制
事前にしっかり準備したとしても、イベントには突然の変更やトラブルなどがつきものです。そういった場面でのサポートをしっかり受けられる点で、国内のシステムかつサポート体制がしっかりしたサービスをおススメします。
トラブルや要望の変更にも柔軟に対応できるサービスを選ぶには、イベント納品ノウハウを持つ実績の多いサービスを選ぶといいでしょう。
カスタマイズ性
来場者管理システムはほとんどがパッケージ性の製品ですが、イベントの目的や建付けによって必要な機能が変わってきます。
サービスによっては、「必要な機能が揃っていない…」ということや、逆に「機能が多すぎて使いこなせない…」という場合もあります。
参加登録機能や来場証の自動発行など、最低限必要な機能は押さえつつ、オプションで必要な機能を追加していけるサービスがおススメです。
費用対効果
来場者管理システムの料金体系は、基本無料で利用できるものもあれば、月額制のもの、登録者の数やチケットの売り上げによって課金されていくものなど、サービスによって様々であるため、実施予定のイベントで一番費用体効果が高いものはどれか確認しておく必要があります。
基本利用料が安いと思っても、来場者の数で課金されてしまった、登録フォームの作成がオプション扱いだった、受付に使う端末のレンタル費を考えていなかった、など、思ったよりも費用がかさんでしまう場合もありますので、事前にシミュレーションすることが重要です。
オススメサービス『来場者管理パック』の紹介
年間400件(2023年3月時点)以上ものイベントに導入されてきたイベントプラットフォーム『EXPOLINE』の来場者管理に特化したパッケージプラン『来場者管理パック』についてご紹介いたします。
95万円（税別）で、来場者管理に必要な機能、受付に使う機材、マニュアルなどまるっとご提供いたします。
また、ご契約ごとに担当のイベントディレクターがシステムの機能カスタマイズや、設定をするので、面倒な作業は一切なく、安心して導入することができます。
イベント会期前の機能
登録フォーム
フォームのカスタマイズが可能です。
取得項目や、キーカラー、イベントロゴをカスタマイズできることはもちろん、登録時のアンケートの設置や、来場予定時間、参加セッションの予約も可能です。
来場者マイページ
参加登録が完了した来場者へ、マイページの情報がメール配信されます。
来場証を表示できるほか、登録内容や予約セッションの確認・編集が可能です。
管理画面
登録済みの来場者一覧や、セッションの予約状況を確認できるます。
登録状況を確認したり、来場者情報を編集したり、セッションの情報や残席数の変更など、柔軟なイベント管理が可能です。
リマインドメール配信
より多くの人に来場してもらうために、リマインドメールが効果的です。
パッケージプラン内では、リマインドメール一斉配信が１回分最初から含まれています。
イベント会期中の機能
リアルタイムでの来場状況把握
来場者一覧画面にて、来場受付が完了した時間がリアルタイムで反映されていきます。
受付用機材一式・簡易マニュアル
受付用アプリ設定済みのiPad２台と、管理画面を使用できるPCが最初からパッケージに含まれています。
イベント会期後
データ出力
来場者のデータや来場記録は、CSV形式で管理画面よりダウンロードできます。
イベント終了後の分析や振り返りにすぐに活かすことができます。
オプション機能
【オプション】来場通知
来場受付時に、来場者の担当営業へ来場通知を配信することが可能です。
通知方法はメール配信とSMS配信から選択可能です。
【オプション】オンライン配信画面
カスタマイズ性が高いEXPOLINEのパッケージプランのため、
マイページをカスタマイズしてオンライン配信画面を追加することも可能です。
リアルイベントを簡単にハイブリッドイベント化したり、オンライン配信をアーカイブとして残すことで顧客接点を最大化したりすることができます。
【オプション】アフターフォロー機能
事後アンケートの実施やアフターフォローメールの一斉配信が可能です。
このほかにも様々な機能カスタマイズや事務局の設置などがご対応可能ですのでご相談ください。
お客様の声
実際に『来場管理パック』をご活用いただいてお客様からの声
株式会社SCREENクリエイティブコミュニケーションズ様
京都スマートシティEXPO2022での受付の様子
「イベント特性に合わせたカスタマイズが可能で、且つ入場者管理が現場でリアルタイムに確認できる点に惹かれ導入を決定いたしました。特に、ユニークQR付の来場者証が出力できる事が受付オペレーションのスムーズさにつながったと思います。」
「クイックレスポンス且つフレキシブル対応をしていただき、イベントディレクションがスムーズに行えました。」
まとめ
効率的な受付や、イベントデータ管理のために不可欠な来場者管理システム。
イベントの規模や予算に合わせて選ぶことはもちろんですが、安心のサポート体制や費用など、重要なポイントをご紹介させていただきました。
『来場管理パック』は、イベントディレクターがサポートする安心の体制で、必要な機能をパッケージ価格でそろえたプランとなっているため、初めて来場者管理システムを導入される方にもオススメのサービスです。
この機会に、ぜひお気軽にご相談いただければと思います。
