オンラインセミナーは参加者情報を管理しやすい!機能を上手に活用しよう

新型コロナウイルスの流行以降、ビジネスシーンでは日本に限らず世界的にオンラインセミナーの実施件数が増加傾向にあります。セミナーでは参加者の管理はキーポイントになりますが、参加者管理が行いやすいという点もオンラインセミナーのメリットなのです。今回は、対面式よりも効率的で質の高いオンラインセミナーを実現するために、オンラインセミナーにおける参加者管理機能について解説していきます。

オンラインセミナーでは参加者の管理が必須

従来の対面式セミナーでは参加者や主催者が直接会場まで足を運ぶ必要がありましたが、オンラインセミナーは参加者も主催者も場所を選びません。参加ハードルが低いため、幅広い参加者が期待できる一方で、参加者管理をしっかりと行わなければ問題のある人物が紛れ込んでしまう懸念もあります。

また、参加者から提供された個人情報の管理が甘いと外部からの不正アクセスを許してしまい、情報を盗まれるというリスクもはらんでいるのです。

オンラインセミナーでは、セミナー管理システムというツールを用いて参加者情報の管理を行うのが一般的です。セミナー管理システムは参加者管理の業務プロセスを一連の流れとして実行できるため、管理業務の効率化が期待できます。ただし、導入する管理システムによって、対応可能な業務範囲が異なるので注意が必要です。

オンラインセミナーを開催するにあたっては、まず参加者管理において自社が抱えている課題や問題点を明らかにしておきます。その上で、どの部分をシステムに任せるかを決定してシステムを選ぶようにしましょう。

管理が必要なタイミングと内容

一口に参加者管理と言っても、管理が必要となるタイミングとその内容はオンラインセミナーの各プロセスにおいて様々です。ここでは参加者管理が必要なタイミングごとに焦点を当てて、具体的な業務内容を紹介します。

セミナー開催前の管理

オンラインセミナーの参加者管理は、セミナーが開催される前段階から始まっています。まず、オンラインセミナーの開催が決定したら、ターゲットとなる層に向けた告知・広報活動を行うのが基本です。告知や広告を見た参加希望者を受け入れるために申し込みフォームを用意し、参加の受付を開始します。

参加者がある程度集まった段階で、セミナーに関する詳しい案内などのフォロー業務が必要です。オンラインセミナーの運営はやるべきタスクが多いため、できるだけ無駄を省いた運営プロセスを構築しましょう。

受付に使用する参加申し込みフォームは、なるべくシンプルな作りにしておくのがポイントになります。手順が複雑な申し込みフォームは参加希望者から敬遠されがちであり、効率的な集客効果はあまり期待できないためです。

有料のオンラインセミナーとして開催する場合は、この段階で参加費の決済を行うのが一般的です。決済方法には電子マネーやクレジットカードなど様々な方法があるので、どの決済方法を導入するかは事前に決めておきます。また、割引クーポンなどを配布している場合はその処理にも気をつけましょう。

申し込み受付が終了したら参加者の一覧をリスト化して、参加予定者の正確な人数を把握しましょう。申し込みが確認できた参加希望者には、受付確認のメールを送付しておきます。

この時、受付の重複やキャンセルには細心の注意を払うようにしてください。セミナーの開催が近づいてきたらリマインドメールを送付するというのも、参加者を逃さないために効果的な取り組みです。

オンラインセミナーの申し込みには、競合他社が調査目当てで潜んでいるという可能性も0ではありません。申し込み者を極端に精査する必要はありませんが、情報漏えいのリスク低減のために最低限の予防線を張っておくことは重要です。

具体的には、仮登録というフローを設け、主催者側で問題なしと判断できる申し込み者のみを本登録に進めるという対策方法が挙げられます。

この場合、登録段階で抽選や競合排除を行う旨をサイトに記載しておく必要があり、記載提示がないことで登録者とのトラブルに発展する可能性もあります。

セミナー開催中の管理

セミナー当日は参加者のログインから管理業務が始まります。実際の来場者数を確実に把握してデータをとるためにも、正確な情報取得が重要なポイントとなります。

セミナーの開催中は「どの参加者が」「いつ」「どのセッションを視聴したか」といった記録をログとして残しておきます。「参加していた時間」「出入りのタイミング」といった点もチェックしておくと、参加者データの精度がより一層向上するでしょう。

大切なのはこうして採取したデータを基に分析を行い、今後の企業活動に役立てていくことです。例えば、参加時間や退出のタイミングといった項目からは、コンテンツに対する参加者の興味関心の有無などが見て取れます。これを参考にしながらコンテンツの内容を見直すことで、もっと魅力的な商品・サービスの展開に繋がるのです。

また、セミナー開催中は視聴している参加者からの問い合わせが急増します。内容としては「動画が視聴できない」「サイトに繋がらない」といったアクセス障害に関するものが多いでしょう。一般的には参加者全体の約3~5%から問い合わせが発生すると言われています。

これらの障害は、主催側で使用しているシステムや配信ツールが、視聴者側のセキュリティ基準に抵触していることが原因となっているケースが多いです。こればかりは主催社側ではどうすることもできませんので、社外環境から閲覧していただいたり、後日の対応にまわす他ありません。いずれの場合も丁寧な対応が必須です。

その他にも「視聴者側のネット環境」「ブラウザやデバイスの設定」「OSのバージョンが古い」といった原因が考えられます。推奨環境は事前に公開しておき、参加予定者には前もってテストを行ってもらうように促しておくと良いでしょう。もちろん、主催者側でセミナー当日のサポート体制や問い合わせ窓口を整備しておくことも大切です。

セミナー開催後の管理

オンラインセミナーの参加者管理は、イベントが終わった後も続いていきます。参加者との継続的な接点を作っておくことで、次なるアプローチに繋がるのです。分かりやすい取り組みとしては、セミナーの感想や参加者の追加情報を記入してもらうアンケートの実施が挙げられます。

受付時に収集することができなかった参加者の詳細情報を把握するにはうってつけです。アンケートは回答を集めて満足するのではなく、次回のセミナーに活かすための集計・分析・振り返りが重要な点には十分留意しておきましょう。参加者の興味関心が高い分野を見極めることができれば、セミナーの案内や営業活動もより一層効率的に行えるようなります。

情報分析と並行して、参加者に対して必要なフォロー情報を最適なタイミングで発信できる情報提供体制を整えておくようにしてください。参加者は企業からの継続的な情報発信がなければ、自然に興味を失ってしまうケースが多いです。自社への興味関心をキープするためには、継続的なフォローが重要な取り組みとなります。

なお、セミナー当日の配信内容はアーカイブとして一定期間公開しておくのがおすすめです。そうすることでセミナー当日にどうしても都合が付かなかった層からアクセスしてもらえる可能性が高まり、機会の最大化を図ることが可能になります。

オンラインセミナーツールに搭載されている管理機能とは?

オンラインセミナーツールに搭載されている機能はまちまちですが、共通しているものも多いです。ここからはツールに搭載されている管理機能について理解を深めていきましょう。

参加者の受付管理

参加者受付管理機能を利用すれば、申し込みフォームから参加者リストが自動的に作成されます。申し込みをしてくれた参加者に対するメール返信も自動対応となっているシステムがほとんどであるため、受付時の人的労力を大幅に削減することが可能です。

キャンセルや重複登録のチェックが自動化されている点も、管理業務の効率化に大きく寄与しています。電話やFAXなどからの申し込みについても、システム上に参加者情報を追加すればオンライン受付の参加者と同様にリスト化して管理可能です。

先にも述べましたが、申し込みフォームの作りはできるだけシンプルな方が参加者を募りやすい傾向にあります。参加が正式に決定した後には、質問受付やアンケートによる個人情報収集を行うようにしましょう。

また、開催間際に送付するリマインドメールについても、システムによる自動化が可能となっています。管理システムを利用すれば、オンラインセミナーにおける事前管理業務の大部分を任せられます。

参加状況の把握

セミナー開催中における参加者の状況把握についても、管理機能が大きな役割を果たすと言って良いでしょう。例えば、入退室やチャットの発言記録が残るので、参加者の興味関心について多くのデータを採取することが可能です。

オンラインセミナーは、システムを利用してこうしたログを自動的に残しておける点が大きなメリットとなります。システムを利用することによって、データ分析から次回のセミナー案内・営業活動へのフィードバックまでの流れを効率化させられるでしょう。

セミナー参加者の動向についてデータを採取する場合には、参加者がセミナーを離脱したタイミングにも注目しておきたいところです。参加者離脱のタイミングは興味関心を集められなかった部分、つまり自社のセミナーにおける課題点であると言えるでしょう。離脱が多い箇所を重点的に見直すことで、効率的に弱点を克服して集客率を向上させられるのです。

参加者のフォローアップ

管理システムは参加者のフォローアップにも有効です。例えば、参加者の感想や個人情報を収集するために重要となるアンケートについては、システムに集計と分析を任せることができます。アンケートはセミナー開催後すぐに、なるべく短時間で回答できるものを送付するのが望ましいです。

例を挙げると、記述をメインとした質問ではなく、5段階程度でセミナーの内容を評価するような選択式のアンケートが回答しやすいでしょう。こうしたシンプルなアンケートは、主催者側としても集計・分析が容易であるためスピーディなフィードバックが可能となります。

また、管理システムはセミナー内容や関連製品・サービスといった参加者からの問い合わせ対応にも活用することができます。システムの利用によって、参加者から問い合わせがあったことを通知するメールが担当者に自動送信される仕組みの構築が可能です。

これによって、問い合わせの事実をいち早く察知し、迅速なフォローアップが行えるようになります。問い合わせの対応は、参加者との信用関係を築く上で看過できないポイントです。対応が遅れてしまえば参加者からの信用を失ってしまいます。一般的なフォロー業務であればシステムに任せられるので、問い合わせに対応するための人手を確保して迅速な対応を心がけましょう。

参加者情報の管理

参加者情報の管理はデリケートな業務であり、細心の注意が必要とされます。参加者の個人情報漏えいは企業として大きな問題になるので、システムによる強固なセキュリティ体制の構築が重要です。収集・分析した情報の中で保存可能なものに関しては、目的や種類別に分類した上で然るべき場所に保存します。

営業活動や次回のセミナー招待などに活用するため、あまり取り出しにくい場所に保存しないように気をつけましょう。参加状況を分析して得られたデータを活用すれば、クローズドセミナーを開催することも可能です。

内容を特定分野に絞ったセミナーの招待状をメールで送付しメール内のURLから来場する、限定的なターゲットを対象にした特別感のあるイベントを開催してみましょう。

システムによって参加者情報を的確に分析・管理できれば、参加者が強い反応を示す情報を最適なタイミングで提供できるようになります。メリハリの利いた情報提供は参加者の購入や登録に繋がりやすいので覚えておきたいテクニックです。

参加者の反応を分析することも重要

顧客管理においては「参加者の反応」を分析することも重要であると言われています。参加者が実際に発した言葉だけではなく、アンケートの回答内容やチャットの発言ログからも参加者の反応を伺うことが可能です。例えば、特定のキーワードに対する参加者の反応速度を分析すれば、参加者がどのような分野に興味を抱いているのかが分かります。

さらに、セミナー管理システムを導入することで、反応にかかった時間や反応回数といった細かい分析が瞬時に行えるのです。数値化・データ化する事で客観性が増すので他の参加者との比較作業も容易となります。

参加者のニーズを把握するためには、目に見える情報だけにとらわれず隠れた情報も引き出す取り組みが重要になるでしょう。この「生きた情報」は次回のセミナー開催に留まらず、自社の商品・サービス開発や品質向上にも大きな影響を及ぼします。

セミナー管理システムでは、セミナー当日の画像・動画・音声などを記録して繰り返し確認可能です。対面式のセミナーに比べてじっくりと参加者の反応を分析できるため、多角的な角度からの参加者管理が可能な点はセミナー管理システムの大きな強みと言って良いでしょう。

まとめ

オンラインセミナーの急速な普及に際して不安がある、準備時間が取れない、ツールの選び方が分からないといった企業も少なくないでしょう。迷ってしまった時は「EXPOLINE」を利用してみるのがおすすめです。

EXPOLINEは、事前登録・動画配信・コンテンツ制作・ログ取得などオンラインセミナーに関わる業務をすべてサポート可能です。多くの運営実績から培った対応ノウハウもあり、撮影やライブ配信に利用できるスタジオの貸し出しも行っています。

上場企業をはじめとして多くの導入実績があるので、初めてのオンラインセミナーでも安心して利用できます。ハイクオリティなサービスと自由度の高いカスタマイズ性能は、印象的なイベント制作の強力な味方となってくれるでしょう。


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