失敗しないオンラインイベントの企画書!準備のポイントとは?

オンラインイベントの企画書を書く際、どこから手を付けたらいいかわからず困惑してしまう方もいらっしゃるでしょう。昨今、様々な理由でオンラインイベントに着手しなければならないこともあるでしょう。この記事ではそのオンラインイベントに向けての企画書制作から、事前準備、当日までに必要なことをご紹介していきます。

オンラインイベントの需要


新型コロナウイルスの流行に伴って、イベントはなるべく人との接触を減らす方向にシフトしています。そこで対面でのイベントも中止になるものが増えています。その代わりとして検討されているのが、オンラインイベントです。

一口にオンラインイベントと言っても、オフラインイベントと同様、様々な内容が考えられます。セミナーや展示会、商談会、そして学会やシンポジウムなどもオンラインで行うことができ、その開催方式に応じて、必要な準備は異なってきます。

このように、オンラインイベントの開催方法も多岐にわたり、企画書の作成は一層困難になります。それでは、オンラインイベントの企画書はどのように作成していけばよいのでしょうか。

オンラインイベントの企画案


オンラインイベントの立案も、根本的な目的やターゲットを決める部分は従来のイベントと変わりません。しかし、以降の内容を考える際にいくつか考慮しなければならない部分があります。また、オンラインイベントだからこそ実現可能なものも存在します。まずは基本的な部分から確認していきましょう。

オンラインイベントの目的

まずはイベントの目的について確認しましょう。新商品の認知拡大なのか、他の企業とのコミュニケーション増進なのかによって採るべきイベントの形式は大きく異なってきます。また、イベントの開催後にどのような効果や変化を期待するかなども設定しておくといいでしょう。イベント後の効果や期待については具体的な数字などで計測できるようにしておくと、イベントの達成度などを図ることができます。

オンラインイベントの内容

次に検討すべきは、イベントの内容です。オンラインイベントで提供できるコンテンツは主に事前に収録した動画、またPDF資料などです。また、ライブ配信にチャット機能を付けて講演者と参加者の相互的な交流を生んだり、資料ダウンロードやサイトの閲覧に応じてスタンプを付与するスタンプラリー機能をつけたりなど、イベントの目的に応じて、必要な機能をカスタマイズ追加することも考えられます。

オンラインイベントのターゲット

ここで重要になってくるのは、イベントのターゲットがどのような人物、企業であるかということです。toCのイベントでは「ペルソナ」を策定するのも良いかもしれません。年齢や性別など、なるべく詳細な人物像を想定することが重要です。

toBのイベントでは、既存顧客のデータを参考にターゲティングを行いましょう。業種や企業規模、意思決定者かどうかなど、こちらもなるべく詳細にイメージを作っておくとよいでしょう。

オンラインイベントの集客方法

ターゲットが決まると、それに合ったPR方法も決まってきます。例えば、わかりやすいところでは、若い世代をターゲットにするイベントではSNS広告が効果的であり、年齢層が高い場合は、メールやチラシなどが効果的であると言えます。

また、toBの場合は、業界紙やターゲティングメールという選択肢も出てきます。集客の成功の可否がイベントの成功の可否に直結してきます。イベントを成功させるためには、ここで効果的な集客を行う必要があります。

オンラインイベントの開催日時

開催日時はオンラインイベントにとってとても重要です。ターゲット層が参加しやすい日時を考えて設定しましょう。商談会などのビジネス関連のイベントを土日などの夜に設定しても参加してもらえる可能性は低いでしょう。

一方で、お得意の顧客に対しての感謝イベントのような娯楽要素の強いものを平日昼に実施してもまた高い参加率は見込めないでしょう。イベントの目的やターゲットに応じて適切な日程を設定しましょう。

オンラインイベントを実施する場所

対面式のイベントの会場に必要なのは、参加人数を十分に収容できるキャパシティなどでした。ではオンラインイベントの会場に必要なものは何でしょうか。

最低限必要なものは良好な回線環境です。貧弱な回線を用いてのオンラインイベントでは、参加者にストレスを与えてしまうことになります。これに加えて、カメラやマイクなどの専門的な機材があると、配信をより充実したものにすることができます。

しかし、これを正しく扱うには、それ相応の知識や技術が必要になるため、外注するという選択肢もあります。イベントの規模や予算に合わせて検討するとよいでしょう。

オンラインイベントの配信方法

配信に用いるツールはどのようなものがいいのでしょうか。パネルディスカッションなどの場合、Zoomをはじめとするミーティングツールを使用するといいでしょう。

一方で、大人数に対して情報を発信するとなった場合、YouTubeやVimeoなどの動画、ライブ配信ツールを使用するのがいいでしょう。

しかし、ただ配信するだけでなく、資料提供やアンケートなどの機能を追加する場合には、オンラインイベント用のプラットフォームを導入して配信を行う必要があります。

オンラインイベント開催までの準備


ここからは企画が立案されたのちに、実施当日までどのような準備が必要かということをご紹介していきます。必要なのは大きく分けて、イベントの案内作成、広報、リハーサルの3つです。これらについて確認していきましょう。

イベント参加方法のご案内

はじめに、参加者に向けての案内を作成します。イベント概要をまとめたLPや、既存の顧客に情報を伝えるためのメール文面を制作するとよいでしょう。

また、事前の登録や決済が必要なものであれば、その方法や登録・決済のためのサイトへのリンクを記載しておくことも忘れないようにしましょう。また、不明な点が出てきた際の問い合わせ先を明記しておくことも大切です。

広報活動

次は、作成した案内を発信していくことになります。昨今ではSNSを用いたPRも主流になってきています。SNSによるPRは若い年齢層から、ビジネス層まで幅広い層にリーチすることがが見込めます。

また、既存の顧客に作成したメール文面をDMとして送付することも必須です。既存の顧客は自社とのつながりがすでに深いので、イベントに参加してくれる可能性は高いと言えます。幅広い方法と、確度の高い方法を組み合わせて、より効果的な集客を行いましょう。

リハーサル

最後の準備はリハーサルです。これは対面式のイベントでも同じですが、音声や当日の役割、進行の順序などを確認しておく必要があります。また、オンラインイベント特有のものとしては、回線や用意した画像の画質なども確認しておくとよいでしょう。

また、配信時にスライドを使用する場合は、その投影が上手くいくかどうかなども確認しておくとよいでしょう。当日、進行の手順の部分で手間取ってしまうと、回線と同じく、参加者にストレスを与えてしまうことになります。

オンラインイベント当日


もちろん、当日を迎えられてイベントが始まっても大切な仕事はあります。当日は、参加者からの問い合わせやトラブル対応が重要なタスクとなります。

また、参加者への満足度を図るアンケートなどもなるべく早いうちに実施することが大切です。これらのイベント当日の対応をご紹介していきます。

イベント参加者の対応

当日、配信中にもチャット機能などを通して、参加者からの質問や問い合わせなどが寄せられます。これに丁寧に対応することができれば、イベント全体の満足度を上げることができるでしょう。しかしこれには、対応するだけの人員と、機材トラブルが起きた際のバックアップを用意しておくなど、事前の準備段階で必要なものもあります。

イベントの規模にもよりますが、参加者や講演者、出展社が多数にわたる場合は、それらの対応を専門に行う事務局を立てるのも選択肢です。

トラブルへの対処

映像や音声が途切れてしまうと、イベントの核ともいえるコンテンツが正しく閲覧されず、参加者にとっても主催者にとってもいいイベントにすることができません。そのようなことが起こらないように、常に配信環境に目を光らせる人員が必要となります。また、どれだけ万全に準備を行っても、トラブルが起きることはあります。そこで必要なのはトラブルを事前に予測しておくことです。

イベント参加者へアンケートの実施

イベント終了後には必ずアンケートを行いましょう。イベントがどのように評価されているのかを知ることで、次回実施に向けての改善点を見つけることができます。また、イベント内容に興味を持ってくれている企業や人物を見つけることで、顧客の拡大や、パートナーを発見することができます。

これらの観点から、アンケートはイベントの目標を達成したり、次回への改善につなげていくため、重要なものとなります。そのため、質問項目は目的や目標に応じて、丁寧に作成しておきましょう。

まとめ


オンラインイベントの企画書作成から、事前準備、そしてイベント当日の流れについてご紹介してきました。ここまででわかるように、オンラインイベントは実施の目的や目標に合わせてツールを選んだり内容をカスタマイズすることが重要になります。

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