成功するオンラインイベント企画方法は?企画・準備・開催のコツを解説

人との直接的な接触を控える新しいビジネススタイルの登場により、オフラインイベントをオンライン化することへの注目も高まっています。オンラインイベントをスムーズに実施するためには企画や準備の段階からさまざまなことに気を配ることが重要です。そこで本記事では、オンラインイベントのメリットや、成功させるポイントについて解説します。

 

オンラインイベントとは?

オンラインイベントとは、ネットワーク上で開催されるイベントのことです。主なイベントの形式には、ライブ配信型とオンデマンド型があります。ライブ配信型はイベントコンテンツをリアルタイムで配信するもの、つまり生中継です。オンデマンド型はコンテンツを事前収録し、視聴したい人がいつでも自分の好きなときに視聴できる形式を言います。ライブ配信型とオンデマインド型、どちらの形式のイベントにするかはイベントの性質で判断すると良いでしょう。例えば、新しい情報のリリースや表彰など、即時性や臨場感が重要なイベントであればライブ配信が適しています。また、即時性が低く、視聴者の都合に合わせて視聴してもらいたいイベントならオンデマンド型が良いでしょう。イベントの内容によって使い分けをすることが大切です。

オンラインイベントを開催するメリット

次に、オフラインイベントと比較してオンラインイベントにはどのようなメリットがあるのか、主なポイントを挙げていきましょう。

参加者側のメリット

参加者側のメリットとしてまず大きいのは、どこからでも気軽にイベントに参加できることです。会場に実際に足を運ぶ必要はありません。自社オフィスからの参加も可能なので、参加のために準備をしたり時間をかけたりといった負担が少なく済みます。また、遠方からの参加も可能です。そのほか、チャットの質問機能などを活用することで、参加者側からコミュニケーションをとりやすいこともメリットと言えるでしょう。

企画者側のメリット

企画者側のメリットとしては、まずイベント開催のコストを抑えられることがあげられます。オフラインイベントでは参加者の人数などを考えた上で、規模に合わせた会場を借り上げなければなりません。しかし、オンラインイベントの会場はイベントを配信できるスペースがあれば足りるので、会場費を削減できます。また、オフライン会場では不可欠であった運営スタッフが必要ない為、そこに費やす人件費も抑えられるでしょう。イベントプログラム等の印刷費用もかかりません。イベント用に作成したコンテンツをイベント終了後も再利用できる点もコストメリットになります。

また、オフラインイベントより多くのターゲット層を見込み顧客にできることも魅力です。会場のキャパシティを気にする必要がないので、従来であれば優先度の低く、招待できなかった層の人も参加者として呼び込めます。

 

オンラインイベントの企画ですべきこと・それぞれのポイント

それでは、オンライにベントの企画段階で行うことを具体的に挙げるとともに、それぞれのポイントを解説していきます。

オンラインイベント企画の目的をはっきりさせる

オンラインイベントを企画する上で重要なポイントは、イベントを何のために行うのか、その目的をはっきりさせることです。例えば見込み顧客の獲得、人脈や商談機会づくり、営業活動の効率化などが挙げられます。また、イベントでアンケートを行い、その結果を分析することによって、自社サービスへの関心度をはかることも可能でしょう。なお、BtoBマーケティングのためにイベントを開催するのであれば、ファネルモデルをしっかり意識し、企画を立てる必要があります。顧客の育成を前提にしながら、細やかにマーケティングのステップを設計することで効果を最大化できます。

配信方法を決める

ライブ配信とオンデマンド配信、どちらの形式で配信するかを決めましょう。先に述べた通り、ライブ配信は生配信ならではの臨場感を伝えやすく、オンデマンド配信は視聴者が好きなタイミングで何度でも視聴可能で、配信側も取り直しが可能という利点があります。また、事前に収録済みの動画をライブで流す疑似ライブ配信という形式もあり、ライブ配信とオンデマンド配信双方のメリットを両立させることができます。イベントの目的や内容に合わせ、的確な配信方法を選んでみてください。

ターゲットをはっきりさせる

オンラインイベントの参加者は自社にとって見込み顧客となり得ます。見込み顧客となり得るターゲット層を設定することで、イベントの内容はより明確になります。ターゲット層を設定する際に意識すべきポイントは、部署、決裁権限の有無などです。例えば情報システム部や営業部、総務部、人事部など、部署が異なれば有効な訴求方法も異なります。

また、決裁権限のある役員・管理職なのか、それとも決裁権限はなく実際現場で使う実務担当なのかによってもマーケティングのアプローチは変わるでしょう。そのほか、ターゲット層が自社製品を代理販売する立場なのか、もしくは買直接消費する立場なのかなども、重要なポイントです。これらの要素によって、後述するイベントの開催時間や集客方法なども考える必要があります。

告知・集客方法を決める

イベントの内容が固まってきたら、告知サイトの作成やイベント情報の拡散などを進めます。申込フォーム・ID発行など、イベント参加者の管理方法や事務局担当者を決めておきましょう。イベントの宣伝方法はさまざまです。例えば自社のWebサイト上にイベント告知用のページを作成したり、ネット広告を活用したりなどが考えられます。ターゲット層にマッチした媒体で宣伝し、集客をはかりましょう。なお、オンラインイベント開催のノウハウが豊富な委託会社にトータルで依頼するのもおすすめです。

開催日時・時間を決める

イベントの適切な開催時間は、ターゲット層の設定によって異なります。ビジネスパーソンをターゲットにするのであれば、業務で忙しい日中に、長時間のイベントを開催するのは得策ではありません。気軽に参加できる短時間のコンテンツなら、12~13時の昼休みの時間に開催するのも良いでしょう。また、じっくり視聴して欲しいなら営業時間後の19時以降などに実施するのが適切です。オンデマンド配信の場合は、こうした時間の制約はあまり気にしなくて良いでしょう。イベント自体はライブ配信の場合も、アーカイブで残すことでリアルタイム視聴ができなかったターゲットをカバーするという方法もあります。

 

オンラインイベントの開催準備でおさえるポイントとは?

次に、オンラインイベントの開催準備段階で行うことや、それぞれのポイントを解説します。

コンテンツを作成する

コンテンツはイベントの要です。パソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスから視聴されることを想定して作成しましょう。例えばモバイル端末では画面が小さいので、文字が多くなると読みづらい可能性があります。文字数を減らすなどの工夫が必要です。

また、1つのコンテンツが長々続くと、視聴者の集中力が途切れる可能性があります。コンテンツは短めに作成し、視聴者の集中力を保たせることも大切です。そのほか、イベント内のプレゼンテーションなどをスムーズに進められるよう、台本を作成しておくのも良いでしょう。それでは、有益なコンテンツを作成するためのアイディアをさらに具体的に見ていきます。

1.参加者がコンテンツに参加できるよう工夫する

参加者が置いてきぼりになるようなイベントになってしまうと、なかなか関心を引くことはできません。参加者がコンテンツに積極的に絡めるような工夫が必要です。ライブ配信をするなら、チャットで質問などを取り入れたり、視聴中に参加者からの投票を取り入れる方法があります。参加者に「自分もイベントをつくる1人なのだ」と認識してもらえれば、イベントに対する一体感や強い関心を持ってもらえるでしょう。

2.アンケートに回答してもらうのもポイント

イベント終了後にアンケートに回答してもらうのも良いでしょう。開催側はサービスへの関心度やコンテンツの改善点などに関し、参加者の生の声を聞くことができます。なお、アンケートの回収率をアップさせる方法として、回答してくれた人への特典を用意するなども有効です。例えば、割引クーポンやノベルティのプレゼントなどがあります。

オンラインイベント開催の告知を行う

オンラインイベントで多くの集客を得たいなら開催告知は不可欠です。イベントを準備するだけでは参加者はなかなか集まりません。先に述べた通り、企画段階で想定した方法で告知を行います。告知ページはイベント開催の50~30日前までには完成させましょう。イベント直前の完成となると、告知期間が短くなってしまい、十分な集客に繋がらない可能性があります。ただし、告知から開催までの期間が長すぎても逆効果です。イベント開催があまりに先の日程だと、ターゲットの意識に残りにくくなってしまいます。

配信品質を整える

オンラインイベントで参加者の満足度を上げるためには、配信品質を整えることが非常に重要です。配信時の画質や音声のクオリティが低いと、参加者はストレスが溜まり、集中を乱してしまいます。配信する端末に内蔵されている機能ではなく、外付けカメラ・マイクを使用するのも良いでしょう。また、安定した処理速度を保てるネット回線を利用することで、配信が途切れないよう配慮することも大切です。なお、イベントの邪魔になるような音声・映像が入らないよう注意することも忘れずに。例えば配信中はスマホの通知音等鳴らないように気を付けましょう。

リハーサルを行う

オフラインイベントも本番の前にリハーサルを行うことが多いですが、オンラインイベントでも同様です。本番と同じ進行でリハーサルを行い、スタッフに視聴してもらって改善すべき点がないか確認しましょう。また、スマートフォンやパソコンなど、複数のデバイスから視聴してもらうことで、より確認を万全にできます。問題なく視聴ができるか、タイムテーブル通りに進行し終了できるか、コンテンツに改良が必要な点はないかなど、すみずみまで全体をチェックしてください。

 

オンラインイベントの開催時・開催後ですべきこと・ポイント

それでは、オンラインイベントの開催段階ですべきことやそのポイントを解説します。

リマインドメールを送る

イベントに申し込んでも開催までの間に申し込んだこと自体を忘れ、イベントをスルーしてしまうケースもあります。そのようなケースを防ぐためには、リマインドメールが有効です。申込時だけでなく、前日・当日にもリマインドメールを送ることで、参加者にイベント日程を重ねて周知できます。なお、配信URLや視聴方法、視聴時の注意点、推奨環境などもメールに記載すれば、より参加しやすくなり親切です。

2人以上のスタッフで配信作業を行う

オンラインイベントでは配信途中でトラブルが発生する可能性もあります。1人で全ての役割をこなしながら配信すると、何か起こったときに対応しきれません。スムーズに配信できるよう、複数名のスタッフで配信作業を行うのが良いでしょう。プレゼンテーション担当、チャット担当、トラブル担当など、専門的な知識を持ったスタッフで役柄を割り振るのがおすすめです。

セキュリティに配慮する

オンラインイベントで特に注意したいことがセキュリティです。ネットワーク上のコンテンツは、セキュリティレベルが脆弱な場合、漏えいや、外部からの攻撃で情報を引き出されるリスクがあります。イベント開催側の大切な情報が漏れないように、また参加者側が安心してイベントに参加できるように、セキュリティに気を配ることが重要です。具体的には、セキュリティソフトのバージョン管理、使用ツールのセキュリティレベルのチェックなどを行いましょう。また、社内パソコンを配信用に使う場合は、配信中に社外秘資料などが映らないよう十分気を付けましょう。

 

イベントマネジメント会社のサポートを受けるのもおすすめ

オンラインイベントをできる限りスムーズに開催したい、オンラインイベント開催の経験がなく不安などという場合は、イベントマネジメント会社のサポートを受けるのがおすすめです。イベントマネジメント会社に依頼すれば、イベントの準備から当日の本番、開催後の対応まで、手厚いフォローが受けられます。また、これまでいくつものオンラインイベントに携わってきた経験と実績があるため、トラブルが起こりやすい点を認識し、事前に回避することができ、安心です。委託可能な部分を外部に任せることによって、プランニングやコンテンツの中身など、最も重要な部分に集中的に力を入れることができる点もメリットです。

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まとめ

オンラインイベント成功のためには、しっかりした企画や準備、リスクケアなどが重要です。オンラインイベント用プラットフォーム「EXPOLINE(エキスポライン)」を活用すれば、オリジナリティあるオンラインイベントを安全性高く開催することが可能です。参加者管理や行動データ取得などの機能も利用でき、企画から開催、終了後までのトータルサポートも充実しています。ぜひ資料請求をしてみてください。


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