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新型コロナウイルスが流行して以降、対面の会場を用意してオフラインでセミナーや展示会を行うことが難しくなり頭を悩ませている人も多いでしょう。
そんな中でもオンラインイベントツールを活用して、積極的にビジネスチャンスを作り上げている企業は少なくありません。今回は競合他社に遅れを取ってしまわないように、オンラインイベントツールを利用して実現できることやメリット、ツールの選び方などを見ていきましょう。
オンラインイベントとは
ツールを用いて開催するオンラインイベントには、通常のリアルイベントとは異なる点がいくつかあります。まずはオンラインイベントについて概要を押さえておきましょう。
オンラインイベントにはさまざまな種類がある
オンラインイベントツールは活用できるシーンが豊富で、数々の企業がフレキシブルにイベントを展開しています。例えば、自社が持つノウハウや、講師として招いた専門家の知識をユーザーに伝えるオンラインセミナーは代表的な事例です。
オンラインセミナーはWeb＋セミナーという意味合いから「ウェビナー」と呼ばれることもあります。また、宣伝の場や商談のきっかけとして大きな役割を果たしている展示会も、ツールを活用してオンラインでの開催事例が増えています。
採用活動の際に行う企業説明会や、ユーザーや顧客からの質問を受け付ける相談会といったシーンにもオンラインイベントツールが活用されています。
上記のような対外的な活動以外でもオンラインイベントツールが利用されており、社内での人材育成に必要となる研修会・勉強会が代表的な利用シーンとして知られています。
オンライン上の研修会・勉強会では遠方の支社にいる参加者が会場に足を運ぶ必要がなくなるため、交通費や移動時間の削減にも繋がっているのです。また、普段の業務で定期的に行う会議にもオンラインイベントツールを導入するケースも出てきています。
オンラインイベントツールでできることとは？
オンラインイベントツールは有料・無料を問わず様々な製品がリリースされており、それぞれ備わっている機能や特徴が異なります。しかし、一般的な機能は概ねどの製品にも共通して備わっているので、予備知識として覚えておくとツールを活用しやすくなるでしょう。
まず、オンラインイベントツールはほとんどの製品に動画配信・ライブ機能が備わっています。リアルタイムで映像を共有することは、オフラインイベントのような臨場感を演出するために重要なポイントと言って良いでしょう。事前に作成した動画を流したり、イベント当日の映像をアーカイブとして公開したりできるツールも多いです。
イベントではオンライン・オフラインを問わず、参加者と主催者側との双方向コミュニケーションも重要視される場合が多いため、チャット機能もオンラインイベントツールの基本機能として浸透しています。
また、イベントではどのような人達が参加したかが貴重なデータとなるため、事前登録フォーム機能で参加受付ができるようになっているのが一般的です。中には、データ解析機能まで備えたものもあり、イベントにおける様々な情報を分析することで、今後の事業方針や経営戦略に役立てることができます。
オンラインイベント開催時のポイント
オンラインイベントは通常のリアルイベントとは異なるノウハウが必要になる点も多く、開催に踏み切る前に重要なポイントを押さえておくことが重要です。オンラインイベント開催時のポイントとして最低限のことを以下に紹介します。
広く開催を知らせる
従来のリアルイベントでも集客のための事前プロモーションは重要ですが、オンラインイベントでは特に宣伝が重要だと言われています。オンラインイベントには「参加者が会場へ足を運んで実際に体感する」というプロセスが無いため、ユーザーは「近々○○社のイベントがある」という認識が薄くなりがちです。
そのため、参加者を増やすためにはユーザーの意識をより一層イベントに向ける努力が必要になってくるでしょう。
なお、オンラインイベントの参加者はある程度普段からスマホやPCでインターネットに触れていることが予想されます。したがって、オンラインイベントの宣伝はSNSや動画サイト広告などネット上のコンテンツを活用するのが一般的です。
事前登録フォームで集めたメールアドレス宛に、イベントが近くなったタイミングでのリマインダーも、当日の参加率キープのために必要です。
イベントによっては、限定された顧客だけを対象にクローズドで行うケースもあります。その場合も、事前告知やリマインドは必須です。集客対象に合わせた、効果的な方法・媒体・タイミングで周知していくことが重要になります。
リハーサルして実際の見えやすさを確認
オンラインイベントでは、カメラで撮影した映像をネット上で公開することになります。そのため、参加者目線では実際にどのような映像として配信されるかを入念にチェックしておくことが大切です。カメラアングルやカメラの位置・高さ、映像の切り替えタイミングや音声収録など、できるだけ当日と同じ環境を整えてリハーサルを行うようにしてください。
映像や音声の乱れが頻発するオンラインイベントは、事前に参加者を集めても途中で離脱されてしまう可能性が高くなります。リアルイベントとは異なる見栄えの調整が必要になるため、オンラインイベントを初めて開催する際にはつまずきやすいポイントなのです。
また、リハーサルを行う際には機材面の確認だけでなく、当日の各スタッフの役回りや動き方についても認識を共有しておきましょう。
イベント終了後のフォローアップも丁寧に
オンラインイベントの開催に慣れていない場合、イベントの準備や運営で手一杯になってしまい当日のイベントが終了して満足してしまう・達成感で脱力してしまうというケースも多いです。しかし、せっかくオンラインイベントを成功させたとしても、それが次のアクションに繋がらなければビジネス的な意義はありません。
イベント後のフォローアップはイベントの準備・当日の運営と同じくらい重要なポイントであるという意識を持っておきましょう。具体的にはリードの育成を促すために、イベント終了後にはお礼のメールや簡単な感想アンケートなどを配信するのがおすすめです。
こういったちょっとしたフォローアップでも、企業の印象がユーザーの頭に残ります。当日どうしても都合が合わずに参加できなかったユーザーのためには、アーカイブとして当日の配信や配布資料を一定期間公開する施策も効果的です。
オンラインイベントツールの基本機能とは
オンラインイベントツールの機能については軽く触れましたが、前述のような機能以外にもオンラインイベント開催にあたって便利な機能が製品ごとに備わっています。例えば、オンラインイベントは入場が有料となっている場合もあり、こうしたイベントでは参加希望者から参加費を徴収しています。
オンラインイベントツールの中には参加費の決済をツール内で完結できるものもあり、効率的に決済状況を管理することが可能です。このような決済機能は外部の決済サービスを連携させることで補完することもできますが、その場合、拡張性が高いオンラインイベントツールを採用しておく必要があります。
事前プロモーションについても、SNSでの情報発信やメールマガジン配信などをツール上で管理できるものが増えてきています。イベント中にリアルタイムで参加者の考えを知りたい場合には、アンケートやチャット機能が備わったオンラインイベントツールを利用しましょう。
ひとくちにオンラインイベントツールといっても、備わっている細かい機能は様々です。自社の目的や用途に合わせてツールを選定してみてください。
オンラインイベントツールのメリット3つ
極端な話ですが、オンラインイベントは専用のツールを用いなくても開催する事は可能です。しかし一般的には多くのオンラインイベントで専用ツールが導入されています。これは、オンラインイベントツールを用いるのにそれなりのメリットがあるからです。ここからはそのメリットを大きく3つに分けて紹介します。
管理・運営が楽になる
オンラインイベントツールを用いる大きなメリットとして、管理・運営が大幅に楽になるという点が挙げられます。オンラインイベントツールにはイベント開催に必要となる機能がオールインワンで備わっているため、単一のツールだけでも十分にイベントの管理・運営を行うことが可能です。
基本的な機能はどのツールにも備わっているので、準備段階で機能が不足して開催に支障が出るといった心配がありません。開催前・当日・開催後のフォローまで、時間軸に沿ってトータルで対応することができます。イベントに必要な機能についてはこうした専用ツールひとつに任せておけば良いので、主催者はイベントの中身や宣伝素材の準備といった業務に人的リソースを割けるようになるのです。
また、オンラインイベントツールは参加者登録・視聴ログ・アンケートの回答データまでを一括して管理できます。シンプルなデータ管理機能がスムーズなイベント運営を実現し、主催者の負担を大きく軽減してくれるでしょう。
参加者の反応をつかめる
オンラインイベントツールはチャット、アンケート機能が備わっているものも多く、イベント中にリアルタイムで参加者の反応を掴むことができます。リアルイベントと異なり参加者と直接対面できないオンラインイベントは、ただイベントを進行していくだけでは参加者の反応を知ることができません。
チャット機能で参加者からの質問を受け付けたり、アンケート機能で主催者側から質問を投げかけてみたりすることでリアルイベントのような双方向のコミュニケーションが生まれるのです。イベント中に参加者がどんな時に反応を見せたかを把握しておけば、次回の改善にも生かすことができます。
参加者からの関心が高かったコンテンツを知ることができれば、今後のオンラインイベント運営において大きな武器となるでしょう。
参加者のデータを収集しマーケティングに活かせる
データの収集しやすさ・分析しやすさもオンラインイベントツールを用いる上での大きなメリットです。オンラインイベントツールでは参加者の個人情報・イベント中の行動ログ・アンケートの回答情報などを集めた総合データリストが自動的に生成されます。
これはひとつのツールですべての情報を収集できるオンラインイベントツールならではの恩恵です。貴重なリード情報が迅速かつ簡単にまとまるので、イベント直後にすぐデータを活用することができます。
ツールによってはさらに踏み込んだ数値分析を行えるものもあるので、イベントでのデータをマーケティング戦略に活かしたい場合は分析力に長けたツールを活用してみましょう。
オンラインイベントツールを選ぶポイント4つ
オンラインイベントツールは様々な製品がリリースされているので、どれを利用するか迷ってしまう人も多いでしょう。ツールの選定ポイントは大きく分けて以下の4つなので参考にしてみてください。
参加者が参加しやすいか
オンラインイベントツールは、イベントの参加者が登録・ログインしやすいかどうかが重要なポイントです。ツールで作成した事前登録フォームや会場へのログイン画面の使いやすさは、参加者のイベント体験の良し悪しに直結します。そのため、参加者に複雑で面倒な手順を踏ませないツールを選ぶことが大切なのです。
例えば事前登録後に配信したメールにURLが記載され、リンクを踏むだけで会場にログインできるようなツールもあります。専用アプリのダウンロードが必要になるものや、複雑で長いユーザーIDとログインパスワードを要求するものは避けるのが無難でしょう。
サポート体制は充実しているか
オンラインイベントツールを選ぶ際には、サポート体制の充実具合も入念にチェックしておきたいところでしょう。オンラインイベントツールのメインとも言えるライブ配信機能は、突発的なトラブルが発生しやすいポイントです。
どれだけ万全な準備を整えていても、当日の状況次第で予期せぬ配信トラブルが発生する可能性はあります。ツールのサポート体制が充実していれば、当日のトラブルにも迅速に対応してもらえる他、準備段階で不安な点をサポート窓口に相談することも可能です。
ライブ配信には専門的な知識やノウハウが必要になる場面も多いので、オンラインイベントに慣れないうちは特にテクニカルサポートが手厚いツールを選んでみてください。
イベント内容に応じた必要な機能があるか
オンラインイベントツールは、セミナー・説明会・展示会など様々な目的や用途に対応しています。それゆえに、イベントの内容に応じて必要となる機能もまた異なってくる点には注意が必要です。
例えばセミナーのように講師が参加者に対してノウハウを伝授するようなイベントでは、参加者からの質問を受け付けて講師がスムーズに回答できるようなチャットやQ&A機能が必要になります。展示会のように商品やサービスをアピールするイベントでは、派手な演出ができるハイクオリティな配信機能や、複数のコンテンツを管理できることが重要です。
企業説明会をオンライン上で行うのであれば、参加者がどの程度自社に興味関心を抱いてくれたかを知るためのアンケート機能が必要になるでしょう。自社の目的や用途にマッチしたツールを選ぶことが、オンラインイベント成功の第一歩なのです。
主催者・参加者とも使いやすいか
主催者側が使いやすくても参加者にとって使いにくいツールは、オンラインイベントツールとして機能しにくいでしょう。逆に参加者にとって使いやすくても、主催者側が使いにくいものではスムーズなイベント運営が困難です。重要なのは、主催者・参加者の双方にとってユーザーフレンドリーなツールを選ぶことであると言えます。
主催者としては直感的な操作が可能であり運営がスムーズに行える、加えて管理画面の見やすさやデータ集計・分析の容易さといったことが使いやすさに直結するポイントです。
参加者視点では配信画面の快適さや入場までのプロセスの簡単さ、煩わしい登録作業の有無といった点が重要になります。完璧とはいかないまでも、両方のバランスが取れたツールを選びましょう。
EXPOLINEで楽々運営
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事前準備・イベント当日・終了後の顧客フォローアップまでをトータルでサポートしているのはもちろんのこと、カスタマイズ性に優れており必要に応じて機能を追加できるという点も特徴的です。
セミスクラッチ型で自社オリジナルのオンラインイベントを作り上げることができ、競合他社との差別化にも繋がります。リード情報のみならずイベント中の参加者の行動ログやアンケート回答情報など幅広いデータが一元管理可能となっており、こうしたデータを分析して経営戦略の材料などに展開できるのもポイントです。
サポート体制も充実しているので、初めてのオンラインイベント運営でも安心して利用いただけます。
オンラインイベントツールは多機能多目的！必要な機能を備えた最適なツールを見つけよう
現代ビジネスにおいてオンラインイベントへの対応は急務と言っても過言ではありません。数あるツールの中から最適なものを見つけるためには、まず自社のオンラインイベントに必要となる機能を洗い出してみることが重要です。
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