オンラインセミナーのツール選び!違いや選び方のポイントは?

オンラインセミナーを行えるツールはどんどん種類が増えており、それぞれ機能や使い勝手が異なります。自社の課題を解決するには、各ツールの特徴や違いを把握し、比較検討する必要があります。参加者が使いやすいかどうかも考えながら慎重に選びましょう。
この記事では、自社の課題解決に適したツール選びのポイントを紹介します。

 

ツールを選ぶ際にチェックすべき7つのポイントとは?

オンラインセミナーを行えるツールは複数あるので、どれを選べば良いか迷ってしまうこともあるでしょう。自社が開催するオンラインセミナーに適したツールを選ぶには、いくつか押さえるべきポイントがあります。そこで、この段落ではどのような点を押さえておけば良いかポイントを7つ紹介します。

参加者がアクセスしやすいか

オンラインセミナーを開催するにあたり、参加者にとって利用しやすい環境が整えられているかアクセスしやすいかどうかという点は非常に重要なポイントです。セミナーの内容が充実していて利用者にとって興味のあるものでも、参加登録など事前の手続きが面倒だと参加を躊躇し、離脱してしまう可能性があります。

申し込み手続きが簡単かどうかは、参加者がセミナーへの参加を判断する大きなポイントです。少しでも多くの人に参加してもらいたいなら、参加登録が必要無い手軽なアクセスを実現できる便利なツールを選びましょう。

一方で、参加者数をある程度絞りたい場合は、参加登録が必要なツールをあえて利用する方法もあります。事前に参加登録を用意しておくことで興味本位での参加を避けられます。ただし、参加登録を設ける場合もなるべく手間がかからないような登録項目の選択ができるツールを選びましょう。

また、どこに何を入力すれば良いかがわかりにくい申し込みフォームだと参加者が途中で諦める可能性があるので、シンプルでわかりやすいものがベストです。詳細な個人情報は参加後でも確認できるため、申し込みの時点であまり細かく尋ねる必要はありません。

また、会員登録だけではなくアプリのダウンロードが必須条件となっていると参加する際のハードルがかなり高くなります。どの程度のアクセスしやすさにするかは、セミナーの内容や用途に応じて考えることが大切です。

参加者とのコミュニケーションがとりやすいか

オンラインセミナーの弱点は参加者と対面できない点にあります。この弱点を克服するには参加者とのコミュニケーションがとりやすいツールを選ぶことが大事です。ただ一方的に情報を流すだけでは、参加者にとって役に立つものにはなりません。

途中で参加者のリアクションを確かめたり、質問や意見を受け付けたりして参加者の疑問を解消する配慮も必要です。双方向でコミュニケーションを取れないツールを選んでしまうと参加者の満足度が下がってしまうでしょう。

例えば、映像と音声で双方向コミュニケーションができるビデオ会議ツールや、チャット機能の付いているツールであればリアルタイムで参加者の反応を確認できます。そのようなツールは記録が残るため、誰がどのような反応を示したのかを後でチェックしやすくなります。

参加者とコミュニケーションをとるためにアンケート機能を利用するのも一つの方法です。アンケートを取るタイミングを、申し込み時・セミナー開催中・開催後などに設定することで、参加者から必要な情報を得られやすくなります。

あらかじめ参加者とコミュニケーションをとりやすい環境を用意しておくことは、セミナーの内容が正しく理解されているかどうかを確認するためにも大切です。参加者とのコミュニケーションを欠かさず行いセミナーの評価や満足度を確かめることで、今後改善すべきセミナーの課題も明らかになります。

ただ一方的に情報を発信する場にするのではなく、参加者にとっても手応えのあるセミナーを開催することが大事です。

セミナーの内容を記録できるか

セミナーの内容を記録できるツールかどうかを確認することも大事です。セミナーをライブで配信するだけでは、そのときに参加した人しか視聴してもらうことができません。ライブ配信で終わらせるのではなく、内容を記録して何度も配信した方が多くの集客が可能です。

また、同じ内容のセミナーを何度も行うとなると時間と手間がかかりますが、内容を記録してアーカイブ配信できれば時間と手間を大幅にカットできます。

外部から講師を招くときも、セミナー内容を記録できた方が便利です。毎回会場を用意して講演依頼をすると費用がかかってしまいますが、収録したものを活用することで、コストを安く抑えられます。

さらに、セミナーの内容を記録できれば、誰がどのタイミングで何を発言したかを後日チェックできます。振り返りにも使用できるので、セミナー後のフォローがしやすくなります。

記録したセミナーを資料として有効活用することもできます。将来開催するセミナーの中で資料や教材として活用したり、商談や研修など他の目的で使用したり様々な活用方法があるのもオフラインにはない魅力です。

開催規模に適合しているか

オンラインセミナーは会場のキャパシティには左右されないメリットがあるため、対面式よりも多くの人数を対象に開催できます。ただし、ツールによって適した規模が異なるので注意が必要です。自社が必要とする開催規模に適したツールかどうかを事前にチェックしておきましょう。

オンラインセミナーとはいえ、参加者を無尽蔵に増やせるわけではありません。同時アクセスを1000人規模まで増やせるツールもあれば、100人前後までに制限されているツールもあります。また、動画配信のみなら1万人まで参加者を増やせるツールでも、必要な機能を使うと、同時アクセス可能な人数が大幅に減ることもあるので注意が必要です。

参加人数についてよく考えもせず、ただ単にオンラインセミナーを開催したいというだけでは、適したツールを選ぶことができません。どのようなイベントに活用したいのか、事前にきちんと見定めておく必要があります。

視聴人数の規模だけでなく、講演数の規模についても検討が必要です。例えば、複数の講演を同時間帯に行うマルチトラック型のセミナー(カンファレンス)の場合、実行できるツールが限られています。利用条件に適したツールが見つからなかった場合、開発会社に依頼する必要も出てくるでしょう。

定額制か従量制か

各ツールの料金プランも事前にきちんとチェックしておきましょう。料金プランには定額制と従量制があり、開催頻度や使用期間によって選ぶべきプランは異なります。

定額制とは、システムの利用回数や利用時間に関係なく、どれだけ使用しても支払う金額が一定の制度です。時間や利用回数を気にせずにセミナーを開催できるため、システムを幅広い用途に流用できます。

用途が変化したり増えたりしても、定額制なら料金が変わることはありません。ただし、システムをまったく使用しない月も料金を支払わなければならないので、コストが割高になる可能性もあります。

一方、従量制システムの使用量によって支払う金額が変わる制度です。オンラインセミナーの視聴人数や使用時間、使用回数などがあらかじめ決まっているなら、従量制を選択した方が良い場合もあります。

しかし、セミナーや会議は時間延長する場合が多いので、従量制を選ぶと延長するごとに追加料金を払うことになります。最初は使用範囲が決まっていても、システムに慣れてくると、当初想定していた用途とは異なる用途で使用したくなることも少なくありません。

自社でどのような使い方をするかよく検討し、最も適した料金プランを選びましょう。

サポートの内容は?

オンラインセミナーはインターネットを使ったサービスなので、映像や音声が停止するなどのトラブルが発生することがあります。ツールによってサポート内容が異なるため、トラブルが起きたときにどのようなサポート体制が整っているかを確認しておくことが必須です。

例えば、スムーズに配信できない場合に備え、専門スタッフが配信時に立ち会いサービスを提供してくれるツールがあります。また、トラブルが起きたときに受けられるサポート内容だけでなく、サポートを受けられる曜日や時間帯なども確認が必要です。

平日のトラブルにしか対応してもらえないと、土日祝日に配信を行った場合に困ることもあります。平日休日に関係なくいつでもサポートを受けられるツールであれば安心です。

サポート対応の手段もツールによって異なるので注意が必要です。メールのみのサポートの場合、回答を得られるまでに時間がかかることがあります。緊急時に備えて、電話や訪問などでもサポートが可能かどうかをチェックしておきましょう。

特に海外のサービスではサポートが手薄であるケースが目立ちます。時差や言語の課題などもあるので、問題がないかどうか事前確認が必要です。

ただし、自社にトラブル対応可能な人材がいる場合は、手厚いサポートを受ける必要はありません。不要なサポートは省いたうえでサービスを利用しましょう。

費用対効果は?

オンラインセミナーは無料のツールと有料のツールがあります。無料と有料とではサービスの内容に違いがあるので、選ぶ前に必ず費用対効果をチェックしておきましょう。オンラインセミナーのツールは、コストがかからなければ良いというものではありません。

無料のツールであっても、必要な機能が揃っていなければ使う意味がありません。費用だけ見て決めるのではなく、機能面もしっかり確認したうえで選ぶことが大事です。

どんな機能が必要になるかは、オンラインセミナーを開催する目的によって異なります。自社のオンラインセミナーで何がしたいのかを明確にし、それを実現するためにどのような機能が必要になるのかを洗い出してみましょう。

必要な機能に優先順位をつけたうえで、希望する内容のオンラインセミナーを開催できるツールをピックアップし、費用対効果を比較することが大事です。

費用対効果をチェックするときは、将来的な使い方も考えておく必要があります。料金が安いほうのツールを選んでも、将来使い方が変化したときに、他のツールよりも割高になってしまうことがあり得るからです。

現在の状況だけで費用対効果を比較するのではなく、将来の使い方を含めて、複数のツールを比較検討しましょう。有料版ツールを導入するときは、事前にデモ版や無料版などで使い勝手を確かめておくことをおすすめします。

 

複数のツールを連携させることも可能

オンラインセミナーのツールを一つに絞って決める必要はありません。用途や状況によっては、複数のツールを連携させて使用したほうが良い場合もあります。例えば、どのツールも必要な機能がすべて揃っていない時には、複数のツールを組み合わせることで満足なレベルに達する可能性があるのです。

また、無料ツールや格安ツールは、料金がかからない分最小限の機能しか揃っていないものが少なくありません。そのような場合に、複数のツールを連携させることで機能が充実し使い勝手が向上することもあり得ます。

ツールによって得意な分野はそれぞれ異なるため、事前に各ツールの得意分野や機能をよく比較して用途によって使い分けることも可能です。なお、オンラインセミナーを幅広い用途に使いたい場合は、マーケティングツールや顧客管理ツールを連携して使用すると効果が高まります。

 

自社の課題を解決できるツールを選ぶことが大事

オンラインセミナーを導入する最大の目的は、自社が抱える課題を解決することにあります。ツール選びをする前にまずは、自社がどんな課題を抱えていてどのように解決したいのかという点をはっきりさせておかなければなりません。

導入する目的が明確化できれば、自社の課題解決につながるツールかどうか見極めやすくなります。もし複数の課題がある場合は、それぞれの課題に優先順位をつけ、費用対効果やツールの連携なども考慮したうえで選ぶことが大事です。

オンラインセミナーの用途は会社によって様々です。自社セミナー、製品説明会、採用説明会、株主総会などの配信を始め、営業ツールや顧客管理ツールなどにも活用できます。

用途やセミナーの規模によって適したツールは異なるので、一つのツールにこだわるのではなく複数のツールを使い分ける、もしくは併用することも考えてみましょう。

▼オンラインセミナーの開催目的に応じた必要なシステムについては、下記の記事でも紹介しています。
オンラインセミナーに必要なシステムとは|開催目的に応じて必要なシステムを理解しよう

 

まとめ

オンラインセミナーはツールの選び方で成否が決まるといっても過言ではありません。自社の課題を洗い出し、当記事で紹介したチェックポイントをきちんと確認すれば、自社に最も適したツールを選べるでしょう。

しかし、複数のツールの組み合わせにおいては、イベントノウハウを持った業者はなかなか存在しません。EXPOLINEを運用するスプラシアなら、顧客課題に合わせたツールの構築ができます。まずは資料を請求してみましょう。


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