1,500名の待機列を15分で解消!! 約70,000名の来場者を捌く受付システムを1カ月でリプレイス

クライアント :
株式会社イベントアンドコンベンションハウス 様
プロジェクト :
SCAJ 2023

プロジェクト紹介

スペシャルティコーヒー業界関係者が世界中から集まる、年に一度のcoffeeの祭典。
今年はビッグサイトの西3・4ホールで3日間主にBtoBの商談をメインとした展示会、南3ホールで3日間BtoC
を含めた協議会や試飲会、専門家によるワークショップやセミナーが開催され盛り上がりを見せた。
当社は、事前登録フォーム、マイページ、オンライン展示サイトの構築、受付含む各所来場管理を対応。
担当者紹介

株式会社イベントアンドコンベンションハウス 様

椿様 朴様 関島様

サイト機能

・事前参加登録
・参加者の行動ログ取得
・有料チケット管理システムStripeとの連携
・受付管理システム(QRコードリード)
・入場証自動プリント

EXPOLINE導入前の課題

長蛇の列

限定の試飲やセミナー参加などを求め、世界各国からこの日の為にコーヒービジネスに関わる人やファンがビッグサイトに人が集まる。

会場前から今か今かと多くの来場者が待機列を成す、その数1,500名。コロナ禍に導入したシステムでは処理スピードが追いつかず、ビッグサイトの入口まで待機列を作ってしまっていた。

様々な事前決済手法

また、事前に参加登録とクレジットなどでの支払いを完了される方、招待コードを利用される方、参加登録のみを行い、決済は当日現金支払いをされる方など、様々な決済方法に出来るだけ事前に応えておくことが当日の待機列解消にも繋がるが、こういった特殊な要望に対応できるシステムとすることも今回のリプレイスの目的の1つであった。

様々な来場者種別

来場者は、ビジネスで来場される方、コーヒーファンとして一般来場される方、さらには世界各国から来場される方が混じる故、主催者に対してそれら来場者の要望は千差万別。イベントをアピールするWEBページも英語対応が求められるなど、様々なステークホルダーにくまなく対応する準備が求められた。

EXPOLINEについての評価

椿様)
開場前の待機列1,500名をものの15分で全て解消できたのは昨年から飛躍的に改善ができたと感じる。

これには主催者様も満足をしているし、昨年お待たせしてしまった来場者様に対して今年は改善されたイベントの体験を届けられたことにリプレイスした甲斐があったと感じている。

受付システムのリプレイスを検討してから事前登録を開始するまでの期間が短過ぎたと思うが、その中で良く手を上げて下さったと感謝しています。

関島様)
昨年まで利用していたシステムは所謂、SaaS型のシステムであり、安価な反面サポートが手薄であった。導入前に伴走型であるという点については期待をしていたが、ここまでしっかりと伴走をしてもらえるとは思ってもいなかったのでとても助かった。

朴様)
複雑な事前登録の種類に対してもカスタマイズ性を活かし、実装ができたことで、実際にやってみてわかった改善点もある。経験を積みながら良いシステムを作っていきたい。

今後のイベントシステムについての展望と当社への期待

椿様)
海外の展示会をベンチマークしている。
今回は来場者管理という観点でのシステム導入であったが、本来は出展者も含めて事前登録を必須とし、受付管理をしていきたい。

また、出展者との事前の申し込み管理や、オプション備品などを含めた申請物の取りまとめについてもEXPOLINEで統合管理することでもっと準備の効率を上げられると思っています。こういった取り組みは海外では当たり前でどの展示会でもそうなっています。

出展社の担当者様は毎年変わるという会社も少なくないので申請項目をアーカイブして残せておいて参照できるなど、ずっと使えるものにしていきたいです。

スプラシア中島) 
そういったお声を頂くケースは多く、弊社のEXPOLINEで実現が可能です。 
御社独自のアップデートが自由に出来ると言うこともEXPOLINEの価値の一つですので、ぜひ一緒に取り組ませてください。 
 
椿様) 
また、今年登録して下さった来場者様に対しては年に一度のイベントの機会としてだけでなく、定期的にコミュニケーションを取れるようになることも期待している。 
定期的にコンテンツの配信をおこな、来年度の実施内容が決まってきたらそれをご案内するなど、定期的な接点を持てるようにしていきたい。 
 
スプラシア中島) 
コンテンツの制作からお手伝い差し上げることも可能です。 
イベントとステークホルダーが常時接続された状態を作り、タイムリーに価値を届けていける基盤を目指して伴走させてください。 


お問い合わせはこちら

ご相談・お見積もりはこちら

お急ぎの方はお電話ください。03-6820-8620