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オンラインセミナーを行う時に利用されるシステムには様々な種類があるため、目的や用途に合わせて選ぶことが大切です。オンラインセミナーでできることやメリットを理解しながら、どんなシステムを準備するのが最適なのかを把握し、自社に合ったシステムを選べるようにしたいものです。
そこで、今回はオンラインセミナーに必要なシステムについて、セミナーの種類を紹介しながら、システムの選び方のポイントなどを解説していきます。
オンラインと会場で行うセミナーの違い
同じセミナーでも、オンラインで行うか会場で行うかで大きな違いがあります。会場でセミナーを実施する場合、会場の規模によって収容人数も変わってきます。一方、インターネット回線を利用して行われるオンラインセミナーは、システムの上限までであれば無制限に人を集めることができます。
また、会場で行うセミナーは会場の空き具合に合わせてスケジュールを決める必要がありますが、オンラインセミナーであればその必要はなくなるため開催日時の自由度が高いです。
会場で実施するセミナーとオンラインセミナーでは、参加対象となる人物にも大きな違いがあります。会場でセミナーを開催する場合、開催日に会場まで来られる人しか参加できません。しかし、オンラインセミナーはインターネット環境さえあればどこからでも参加できるため、参加対象が全国、さらには全世界に広がります。
さらに、コスト面で言えば、会場で開催するとなると運営や準備に大きなコストがかかります。オンラインセミナーの場合は、会場を借りる必要はないため会場のレンタル費用はかかりませんし、交通費や宿泊費、受け付けをする人員、資料の印刷などにかかる様々なコストを削減できます。
▼オンラインセミナーとリアル会場で行うセミナーに関する詳細は、下記の記事もご覧ください。
オンラインセミナーって何？リアル会場で開催するセミナーとの違いや活用事例
オンラインセミナーシステムの活用シーン
オンラインセミナーシステムは様々なことに利用できます。ここからは、システムの活用例をいくつか紹介していきます。
顧客や代理店向けのセミナー・製品やサービスに関する説明会
セミナーとカンファレンスは同じ意味として使われることも多いですが、実は細かな違いがあります。カンファレンスは会議という意味を持つ言葉です。一方、セミナーは講演者と受講者が討論などを行い、勉強するような場を表す時に使われます。
複数の人が集まって話し合いをするという意味では同じですが、セミナーは勉強をする場という意味合いが強くなります。この記事ではセミナーという言葉を使い解説を進めていきます。
オンラインセミナーは、会場を借りなくてもセミナーを開催できるのがメリットです。インターネット回線を利用して行うため、会場のキャパシティに左右されることもありません。
収容人数が少ない会場でたくさん人を集めたい時は、何回かに分けてセミナーを開催する必要がありますが、オンラインセミナーであればその必要がなくなります。
顧客や代理店向けに行う製品やサービスに関するセミナーの場合、”ウェビナー”に特化したシステムを利用することが最適です。ウェビナーシステムに求められる機能としては、以下のようなものが考えられます。
- ・参加候補者のリストに対してメール配信が行えること。
- ・参加登録をした方に対してIDやパスワードを自動的に設定できること。
- ・動画配信機能により、撮影した動画を視聴者に届けることができること。
- ・チャット機能を使って視聴者とのコミュニケーションが取れること。
- ・資料をサイト上にアップロード可能なこと。
- ・視聴者からアンケートが取得できること。
- ・誰が何を見たのかが管理画面から確認できること。
これらの機能は”最低限必要な機能”と言っても過言ではありません。
オンラインセミナーシステムの中には、録画機能を備えたものもあります。セミナーの内容を録画しておけば、ライブ配信だけではなくオンデマンド配信も可能になり、時間や場所の都合が合わずセミナーに参加できなかった人も、セミナーに参加することが可能です。
自社の製品やサービスに興味を持っていても当日参加が適わなかった人が参加できるようになれば、製品やサービスの利用に繋げることができます。
映像や音声を使って説明ができるオンラインセミナーはより魅力を伝えやすくなるため、製品やサービスに関する説明会にも向いています。
社内研修
オンラインセミナーシステムは、社内研修にも活用できます。新入社員の研修はもちろん、社員が資格を取得するための研修を行う時に利用されるケースも多いです。
オンラインセミナーであれば受講者を一箇所に集める必要がないため、異なる部署や支店にいる社員に対して同時に研修を行うこともできます。会場を用意する必要もなく、会場のレンタル代や社員の交通費、宿泊費も不要になります。
ライブ配信したものを収録しておき、後からオンデマンド配信すれば社員のスケジュールに合わせて開催日を決める必要もありません。また、オンデマンド配信を利用すれば、毎回同じ内容の研修を手軽に行うことができます。研修を受ける場所やタイミングによって、研修の質が変化してしまう心配もありません。
さらに、研修では様々な資料を印刷しますが、オンラインセミナーシステムを活用すればそういった作業も不要です。社内研修にも、上記で紹介したウェビナーに特化したサービスを活用することで目的が果たせるでしょう。
複数の企業を集めて開催する展示会
複数の企業が集って商品やサービスをアピールするため、合同展示会を開催するケースもあるでしょう。しかし、複数の企業を集めるとなると展示数や公演数が増えるため、個別に対応できるチャット機能や問い合わせ機能、参加者がすぐに商品やサービスを見つけるための検索機能が必要になります。
ウェビナーシステムでは、こういった機能が備わっているものは多くないため、複数企業を集めて開催する展示会には活用が難しくなります。
多数のページを作成するためのCMS機能や、出展社毎のリード情報を自動で仕分けることができるような機能など、ウェビナー機能にプラスアルファの部分が追加実装可能なものや、API連携などで他社サービスと連携できるものを探す必要があります。
また、オンラインで展示会を開催する時は、偶発的な商品やサービスとの出会いをいかに創るかが課題になります。リアルの展示会では、会場内を歩いている人に声をかけて商品をアピールすることもできますが、オンラインではそれができません。
そのため、顧客が偶発的に商品やサービスを知る機会が少なくなります。そういった問題を解決するためのヒントになるのが、ECサイトのリコメンドやランキング機能です。SaaSの場合、こういった機能が実装されていないことも多いため、その都度開発する必要が出てきます。
採用のための説明会
新卒採用や中途採用をする時の説明会にもオンラインセミナーシステムは活用できます。オンラインセミナーシステムを使えば、オンデマンド配信を行い24時間いつでも説明会を受けられるようにすることも可能です。
新卒採用を行う場合は参加人数が多くなるため、説明会を開催するとなると、大規模な会場を何度も借りることになります。しかし、オンラインセミナーシステムを活用することで、その必要はなくなります。
一方、中途採用向けの説明会は参加者が少人数のケースが多いです。少人数の参加者を何度も集めて説明会を開催するのは大変ですが、オンラインセミナーシステムを活用すれば何度も行わなくて済みます。
さらに、オンラインセミナーシステムにはアンケート機能やチャット機能があるため、参加者とのやり取りがしやすくなり採用活動の無駄を大幅に削減できます。
なお、採用のための説明会は自社のみで行う場合もあれば、マイナビやリクナビのように合同説明会として行われるケースもあります。この場合、前述した複数の企業を集めて展示会を行うケースと同じような考え方で、オンラインセミナーシステムを調達する必要があります。
顧客のサポート
取引先や顧客から商品やサービスに対する問い合わせがあった時、通常は担当者が電話やメールなどで対応することになります。しかし、こういった業務は担当者の負担が大きくストレスがたまってしまいます。オンラインセミナーシステムを導入することで、すべての問い合わせに対して担当者が対応する必要がなくなります。
よくある質問に対する回答を動画として配信すれば、顧客はそれを見て疑問を解決することができるため、問い合わせ業務の負担が大幅に軽減されます。
また、電話やメールではうまく答えられないような質問も、オンラインセミナーシステムを活用すれば音声や映像で分かりやすく説明できます。顧客サポートをオンラインセミナーシステムを活用した対応に切り替えることで、電話での問い合わせやクレームも減らすことが可能です。
双方でコミュニケーション機能を使える環境を整えておけば、オンライン上でリアルタイムに対応することもできるようになります。
ここで大事な機能は、対応順番待ちの待機列をオンライン上で作れるかどうかです。よくあるWeb面談システムだと、１つの部屋に複数人が同時に入ろうとした場合、その対応待ちの順番を自動で作ることはできませんので、同じ部屋の中でお待ちいただくことになってしまいます。
常に１：１で対応する必要がある顧客サポートであれば、順番待ち待機列を作成可能なシステムを選択する必要があります。
クライアントとの商談
営業ツールとして、オンラインセミナーシステムを活用する事例も多くあります。営業では取引先の担当者や顧客に対して、自社が取り扱う商品やサービスを分かりやすく説明することが大切です。映像と音声を用いることで、分かりやすい説明ができるようになり、顧客の理解度も深まります。
もし過去に行ったセミナー内容や資料など記録を残しているのであれば、それを営業ツールとして活用することも可能です。直接会話で説明する代わりに、録画したセミナーの映像を見て理解してもらえれば、その流れで製品の購入に繋げることもできるでしょう。
オンラインセミナーシステムには双方向でコミュニケーションできる機能もあるため、取引先に出向くことなく商談を行うことが可能です。感染症の感染リスク対策としても有効な手段になります。顧客からカタログやサンプルのオーダーがあった時、オンラインセミナーシステムにオーダー登録できる機能を含めておけば、発送手配も素早く進めることができます。
他にも、ECサイトで使われているカート機能のようなものを設けることも可能です。このような機能があれば顧客側で商品の管理がしやすくなるため、欲しい商品やサンプルをまとめてオーダーできるようになります。
また、これらの情報をリアルタイムにSFAなどにインポートするにはシステム連携が必要になりますので、長期的または大量のデータを効率的に捌く必要があるのであれば、こういった外部サービスとのシステム連携が容易なシステムを選択すると良いでしょう。
シンポジウム、ディスカッション
シンポジウムやディスカッションを行う時は広い会場が必要になりますが、オンラインセミナーシステムを活用すれば会場を確保する必要がないため気軽に開催できます。各支店にいる社員を1箇所の会場に集めて社内ディスカッションなどを行うためには、交通費や宿泊費、移動する時間など様々なコストがかかります。しかし、オンラインで開催すれば交通費など必要なくなるため、大幅なコスト削減ができます。
議事内容の記録が簡単にできる、紙の資料を用意する必要がなくなるというのも、オンラインセミナーシステムを活用するメリットです。
また、海外の講演者を招いたり、その通訳音声配信をオンラインで行うことも可能になります。その場合、通訳機能や会議ツールと動画配信ツールとの連携など、ここにもシステムの対応が必須です。
株主総会
株主総会を開催する時に、オンラインセミナーシステムを活用する企業が増えています。株主総会は年に1回行われますが、開催する会場や時間によっては参加できない人も出てきてしまいます。しかし、オンラインで株主総会を行えば、遠方に住んでいる人や忙しくてなかなか時間が作れない人も、気軽に参加できるようになります。
また、株主総会は当日にならないとどの程度の人が集まるか分からないため、会場の準備や資料の準備ができないことも多いですが、その心配も不要になります。オンラインセミナーシステムを利用すれば、参加人数に合わせて会場を用意する必要がなく、資料もダウンロードで配布すれば良いため、株主総会も開催しやすくなります。
さらに、オンラインセミナーシステムでは受付や参加者リストを自動的に作成したり、総会の内容を記録したりすることもできます。チャット機能やアンケート機能を活用すれば質疑応答もスムーズに行うことが可能です。
社員総会・社内イベント
社員総会や社内のイベントを行う時、社長や社員が挨拶をしたり訓示を述べたりする機会が多くあります。その時にわざわざ社員を1つの会場に集めるのは大変ですが、場所を選ばず開催できるオンラインセミナーであれば、離れた場所にいる社員も一斉に参加することが可能です。
出張などで参加できない社員も、オンデマンド配信を活用すれば後日内容を聞くことができます。
また、規模の小さな会社であっても、感染症対策などで社員を集めるのが難しいケースも少なくありません。そういった場合でも、オンラインセミナーシステムを活用すればソーシャルディスタンスを気にせずに参加できます。リアルタイムではなく事前に伝達内容を撮影しておき、日時を決めてその動画を配信することも可能です。
システム選びの際に注意すべきこととは？
オンラインセミナーシステムは、参加できる人数や利用期間、追加するオプション機能によって価格が変わってきます。どういう用途に使うのかを考え、自社の規模に合ったシステムを選ぶようにしましょう。また、使い勝手もシステムによって異なります。
多機能であっても、使いこなせなければ意味がありません。必要な機能が備わっているか、ユーザーにとって使い勝手はよいかなどをチェックしておきましょう。
オンラインセミナーシステムは、汎用システムを導入するだけではなく、自社に合ったシステムを開発することも可能です。利用料金が安いのは汎用のシステム（SaaS）を導入する方法ですが、自社に合っていなければうまく活用することができません。コスト面だけではなく、長期的な費用対効果まで考えた上でシステムを選ぶべきです。
オンラインセミナーを成功させるためには、参加者がストレスを感じずに視聴できる環境を整えなければなりません。通信が途切れたりしないように、安定した通信環境を整備しておきましょう。
さらに、オンラインセミナーは一方通行になりやすいという点に注意が必要です。一方通行にならないように、参加者がどのような反応をしているか随時チェックできる手段を考えておかなければなりません。
オンラインセミナーは開催後のフォローも大切です。オンデマンド配信に対応しているかなど、アフターフォローに役立つ機能が備わったシステムを選ぶようにしましょう。
▼オンラインセミナーの最適なツール選定については、下記の記事もご一読ください。
オンラインセミナーのツール選び！違いや選び方のポイントは？
まとめ
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