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コロナウイルスの拡大により従来の展示会が実施できなくなり、オンラインへの切り替えが進んでいます。しかし、オンオフそれぞれのメリットデメリットを考えると、どちらか片方だけではもはや機会損失も生まれるだろうと感じている担当者も多いのではないでしょうか？
そこで、現在注目されているのが「ハイブリッド展示会」です。今回はハイブリッド展示会を検討している担当者向けに、概要からメリットまで紹介していきます。
オンライン展示会とリアル展示会の違い
まずは、従来の「リアル展示会」と、コロナウイルスによってニーズが拡大している「オンライン展示会」についてそれぞれの特徴を説明します。ハイブリッド展示会の魅力をより深く理解するために、これら2つの方法を再確認しましょう。
リアル展示会の特徴
リアル展示会とは会場に企業が集まり、それぞれのブースで実技・サンプルの展示・体験などを通して参加者に商品やサービスをアピールする方法です。オンライン展示会に対して「オフライン展示会」とも呼ばれます。主催者が決めた特定の日時・会場で開催され、企業と参加者が直接コミュニケーションを取れることが最大の特徴です。
リアル展示会のメリットとして、積極的なPUSH型営業ができる点が挙げられます。自社ブースの前で立ち止まっている顧客がいれば、呼び込みやビラ配りなどによって積極的に営業することが可能です。思わぬリードの獲得に繋がりやすく、ビジネスチャンスを逃しません。
また、パンフレット・チラシ配布によって商品に興味がない人にもアピールができ、実際にビジネスに繋がらなくても商品の認知度が高まります。その他に、会場で実施した参加者アンケートやヒアリングを今後の営業活動に活かせることもリアル展示会のメリットの1つです。
オンライン展示会の特徴
リアル展示会に対して、オンライン展示会はバーチャル展示会・web展示会とも呼ばれます。webページやサイトにアクセスしてきた参加者とチャットやビデオ会議を通じてコミュニケーションをとり、インターネット上で商品・サービスをアピールする方法です。
具体的にはデモ動画・3DCGやVR・ダウンロード資料などのデジタルコンテンツを活用できます。デジタルコンテンツを上手く活かせば映像で商品をアピールでき、国際的な規模のオンライン展示会例も見られます。
リアル展示会では会場使用料・ブース設営費・人件費などの費用がかかりますが、インターネット上で完結するオンライン展示会ならこれらの費用がかかりません。参加者にとっても会場までの交通費・滞在費が必要なく、主催者・参加者の両者にコスト削減のメリットがあります。
インターネットを通じてアンケートを実施した場合、パーソナルデータを簡単に集計できることもオンライン展示会ならではの特徴です。
さらに、パーソナルデータ・閲覧コンテンツ・ページの滞在時間など各種ログを分析すれば、アンケートより詳しい情報を得ることができます。参加者1人1人のニーズを詳しく分析することで、今後の営業戦略により一層役立ちます。
▼オンライン展示会の特徴に関しては、下記の記事でも紹介しています。
オンライン展示会はリード獲得に効果的！概要やメリット・デメリットは？
オンライン展示会だけでは不十分？
オンライン展示会は人が密集しないため、コロナ感染拡大のリスクが低く安心・安全に実施できます。コロナ禍でも新規顧客の開拓・既存顧客との交流の機会を逃さず、貴重な販促活動の場と成り得ます。今後はより一層オンライン展示会のニーズが拡大する可能性も高く、早めにノウハウを蓄積しておけば顧客の需要に迅速に対応可能です。
時間・場所・天候に左右されず、いつでもどこからでも参加できるメリットもあります。長期間コンテンツが公開されているものであれば、参加者は自分の好きなタイミングでアクセスできます。リアル展示会ではスケジュール調整が難しい顧客も参加でき、幅広い顧客にアプローチできるかもしれません。
普段は自社商品に興味の低い顧客ともコミュニケーションをとることで、新たなビジネスチャンスに繋がっているケースも見られます。もちろん、システムが構築されていれば、国内だけではなく海外からもアクセス可能です。
自社商品及びサービスを上手くオンライン展示会へ落とし込めば、リアル展示会以上の規模で販促活動を行えます。その一方で、実際に商品やサービスを体験してもらえず、参加者のリアルな反応が分かりづらいという課題もあります。
しかし、デモ動画・VRといったデジタルコンテンツを駆使すれば、実際に商品を間近で見ているかのような感覚を与えられるかもしれません。ビデオチャットによる商談システムも展開されているので、顧客のリアルな反応を確認しながら話を進められます。
互いの顔が見えにくいオンライン展示会では目当てのコンテンツだけ閲覧して、すぐに離脱してしまう顧客も少なくありません。そのため、顧客が訪問してくれるのを待つPULL型営業がオンライン上では主流となります。展示会開催前に顧客をしっかり分析し、サービスを展開することが重要なのです。
このようにオンライン展示会ではメリットが多いものの、リアル展示会に及ばない部分もあります。工夫次第ではオンライン展示会で効果的な販促活動を実施できますが、それだけで十分なリード・商談を獲得できるとは限りません。
ハイブリットイベントは切り替えが容易に可能
ハイブリッドイベントを企画していた場合、社会情勢に合わせて、主催者側も参加者側も、柔軟に対応することが可能です。感染症の流行の状況に応じて、参加者は会場に赴くか赴かないかを決めることができます。
また、主催者も必要に応じてオンラインのみの開催に絞ったり、オフラインの規模を拡大することもできます。この切り替えの容易さがハイブリッドイベントの強みの一つであると言えるでしょう。
ハイブリットイベントの可能性
ハイブリッドイベントは仮に対面式のイベントのみを企画していた場合、感染症などの条件により中止や規模の縮小をしなければならない場合もあります。
また、オンラインイベントのみの場合、対面式のイベントほどの臨場感を得ることは難しいでしょう。ハイブリッドイベントはその両方の良さを兼ね備えています。密を避けながら、臨場感のあるイベントを実施できるハイブリッドイベントの可能性は今後より注目されていくでしょう。
新たなスタイル「ハイブリッド展示会」
そこで、注目されているのがリアルとオンラインを融合させた「ハイブリッド展示会」です。オンライン展示会だけでは不十分だと感じている場合は、ハイブリッド展示会を実施するのも1つの方法と言えます。
ハイブリッド展示会とは
ハイブリッド展示会とは、リアルとオンラインで展示会を同時開催する方法です。リアルで一定数の参加者を会場に招き、商品・サービスを実際に見てもらいます。それと同時に会場の様子をライブ配信したり、デジタルコンテンツを使ってオンラインで展示会を行ったりします。
リアルとオンライン、同時に開催することで両者の課題を解決しながらより多くの顧客へアプローチできるかもしれません。つまり、リアルとオンラインそれぞれの良いとこ取りが実現するのです。
ハイブリッド型展示会は展示会ビジネスの発展形
現在、様々なイベントが感染症対策の面から、オンラインやハイブリッドイベントへ移行しています。遠隔地からも気軽に参加できることや、制作したコンテンツが企業の資産として蓄積できることなどのメリットが大きいことからハイブリッド型展示会は従来の展示会の発展形と言えます。
これらのメリットは感染症の流行が落ち着いても変わらないものです。そのため、この傾向は今後も続いていくと考えられます。
ハイブリッド展示会の事例
実際にハイブリッド展示会を開催した例は数多く存在し、具体的なものとして以下の3つが挙げられます。
ENEX2021 第45回地球環境とエネルギーの調和展
再エネと省エネを組み合わせ、それに関連するデジタル技術の合同展示会として開催されたのが「ENEX2021 第45回地球環境とエネルギーの調和展」です。経産省・国交省の後援を受けていることからも、ハイブリッド展示会がいかに注目されているか分かるでしょう。
3日間のリアル展示会に加えて、3ヶ月のオンライン展示会が催されました。商品・サービスの情報をインターネットにアップすることで、会場に足を運べない顧客にもアプローチを行いました。web上で商談可能なシステムも導入され、より多くの見込み顧客を獲得した例と言えるでしょう。
Japan Drone2021
2日間の開催でオンラインを含めて、合計約9000名の来場者を記録したのが民生用・商業用ドローン産業の国際展示会「Japan Drone2021」です。会場ではドローンの実機展示・デモ・講演などが実施されました。もちろん、会場内ではコロナウイルス感染拡大防止のため、ソーシャルディスタンスがしっかり保たれています。
さらに、会場内にオンライン商談ブースを設けることで、商機を逃さない仕組みです。その他に、公式Webサイトへの動画の埋め込み・商品掲載を可能にし、オンラインからの顧客獲得にも力を入れていました。コンファレンスも現地だけではなく、オンライン上でも可能にし、幅広い顧客へのアプローチに成功した一例です。
計測展2020
未来のものづくり社会を支える計測・制御技術に関する総合展として開催されたのが「計測展2020」です。特設サイトには「Online＋Plus」と呼ばれるオンライン展示会を設けました。実際に会場で行われている講演のライブ配信を行った他、出展企業の特設ページから各社へ問い合わせできるチャットシステムが導入されました。
リアル開催が大阪ということもあり、関東圏からの参加者が多かったようです。来場者数は3日間で4613名を記録しています。
ちなみに、開催2日目と3日目は雨が降る場面もあったようですが、1日目の晴れの日以上の来場者数でした。オンライン展示会に力を入れているため、天気に左右されず安定した来場者数を記録した例と言えるでしょう。
ハイブリッド展示会のメリット
ハイブリッド展示会には主催者・参加者、それぞれのメリットが存在します。
主催者側のメリット
ハイブリッド展示会を成功させるには、事前に確度の高い見込み客を絞り込んで会場に招くことが大切です。そうすることでコロナウイルス感染拡大のリスクを最小限に抑えながらも、効果的な商品アピールの場と成り得ます。
同時にオンライン展示会も開催すれば、確度の高い見込み客への商機を逃さず、より幅広い層へのアプローチが可能になります。また、リアルでは難しい行動ログの分析・管理によって詳細なデータを収集でき、次回の展示会やマーケティングに活かせることも主催者側のメリットです。
参加者側のメリット
一方で、参加者側のメリットとしては、場所・天候・交通機関などに左右されず手軽に参加できることが挙げられます。特にオンラインではコンテンツが数ヶ月など長期間公開されたり、オンデマンド配信されたりするケースも少なくありません。見逃したものを確認・繰り返し閲覧することも簡単です。
さらに、手荷物が少なくて済むこともハイブリッド展示会のメリットです。リアル会場で実際に商品をチェックし、オンラインで資料・カタログをダウンロードすれば必要な資料を簡単に入手できます。
ハイブリッド展示会の注意点
実際にハイブリッド展示会を開催する場合、コロナクラスターが会場内で発生しないように十分注意しなければなりません。その際、日本展示会協会が作成したガイドラインが便利です。リアル会場に予想外に人が集まり密にならないように、入場の人数制限・参加者の事前登録が求められます。
オンライン部分ではスムーズに参加者のアクセスに応えられるように、安定したサーバーの環境整備が必要です。それに加えて、当日の通信トラブルに関する対策も考えておくと良いでしょう。
初めてハイブリッド展示会を催す場合、専用システムの導入やシステム整備にコストがかかることも注意点として挙げられます。具体的にはプラットフォーム構築・コンテンツ制作などにコストがかかります。
リアルとオンラインの両方で開催すると、それだけ準備にかかる人材・コストも増えてくるので、必要経費を見込んで開催することがハイブリッド展示会を成功させる秘訣です。
ハイブリッド展示会の開催方法は？
メリットの多いハイブリッド展示会を実際に開催したい場合、リアルとオンライン両方の準備が必要です。
まず、リアル側は個人情報を入力し、参加したいセッションの予約を行える来場登録用システムを導入します。
自分のIDが記載された受講票を来場者が印刷できるという仕組みです。これは別名「レジストレーションシステム」とも呼ばれます。
一方、オンライン側では展示会参加・体験用のシステムを用意します。リアルと同じように個人情報を入力し、特設サイトへログインするためのIDとパスワードを入手できるシステムが必須です。当日サイト内で参加者が閲覧した情報はログとして登録され、管理者が確認できる仕組みになっています。
各出展社の情報を簡単に登録できるCMS（コンテンツ・マネジメント・システム）や、リアル会場で行われている講演を配信できる仕組みも求められます。
これらのリアルとオンライン、両方のシステムを管理するのは大変です。そのため、可能であればハイブリッド開催に対応した専用システムを導入した方がスムーズな準備に繋がるでしょう。
?ハイブリッド展示会のオンラインとオフラインの比率は？
ハイブリッドイベントを開催する際、オンラインとオフラインの比率はどのように決めればよいのでしょうか。これを考える際には費用や確保するべき人材の数などを考慮に入れるとよいでしょう。
オフラインの割合を上げると、その分だけ用意すべき会場は大きくなり、必要な人材は多くなります。それに伴って予算が大きくなることが想定されます。ここからおのずとオンラインとオフラインの比率は決まってくるでしょう。
しかし、あまりにオフラインに予算を使いすぎるのも考えものです。オンラインの方面にも必要な機能を組み込むには予算が必要なため、その側面からもバランスを考える必要があります。
オンライン参加者・オフライン参加者を飽きさせない為には？
ハイブリッドイベントは、オフラインとオンラインの両方を開催するため、どちらかがおろそかになってしまう可能性があります。しかしそれでは真の意味でハイブリッドイベントを成功させたとは言えないでしょう。
どちらの方式の参加者も飽きさせないように工夫をしましょう。そのためにはイベントのターゲットを明確にすることや、オフライン、オンラインならではの楽しみ方を用意しておくなど、事前の準備を入念にしておきましょう。
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1つのプラットフォームで管理が完結し、ハイブリッド開催に向いています。さらに、必要であれば各種サービスとの連携も可能で、細かいカスタマイズによる自由度の高さを誇ります。
具体的には顧客リストの登録・動画配信・コンテンツ制作といった作業を依頼可能です。
大手・一部上場企業などを含む多数の企業が導入している実績があり、信頼性の高いサービスとして注目されています。
まとめ
ハイブリッド展示会はコロナ禍でも商機を逃さない、時代に合わせた新しいスタイルの展示会です。
リアルとオンライン両方の魅力をあわせ持ち、互いのデメリットを補ってくれます。
コロナが収束した後も、ハイブリッド展示会は活用される可能性が高いので、ノウハウを知っておけばビジネスチャンスをいち早く掴むことができるでしょう。
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