表彰式はオンラインでも開催可能!リモートでも盛り上がるコツとは

コロナ禍の収束に見通しが立たない中、比較的規模の大きいイベントは政府によって開催延期・中止の措置が推奨されています。こうした状況下では社内表彰式の実施も難しく、社員のモチベーションや士気を上げるための施策が制限されてしまい帰属意識の低下にも繋がりかねません。

しかし、オンライン技術を活用することで人が密集する問題点は解決できます。この記事ではオンラインで表彰式を行う具体的な方法や成功の秘訣を紹介します。

社内表彰式の中止はやむなし?

2020年から流行している新型コロナウイルスは飛沫・接触・空気感染による拡大が懸念されているため、屋内で大人数が参加するイベントは政府が自粛を呼びかけています。これは、ライブ・コンサートや展示会といったイベントに限ったことではありません。

実際、自治体や企業が主催する式典・イベントでも中止が相次いでおり、企業活動においても大きな影響が出ているのです。自社の人間だけが参加する社内表彰式と言えども、簡単に開催できるような状況ではないでしょう。

政府からの要請はあくまで「自粛」なので強行して開催することは可能です。しかし、万が一にも表彰式の参加者から感染者が判明したりクラスターが発生したりすれば、企業イメージの失墜に繋がってしまう危険性があります。そればかりか労働力や利益の喪失など様々なデメリットが考えられるため、多くの企業は止むを得ず自粛を強いられているのです

 

社内表彰式の必要性

イベントの開催が難しい状況であるとは言え、長期間に渡って社内表彰式を行わないのはあまり得策ではありません
では、社内表彰式の必要性とは一体どのような点にあるのか、ここでは社内表彰式のメリットを3つ紹介します。

企業の求める社員像を明確に伝えられる

社内表彰式の対象となる従業員は企業内で高い評価を得た人材であり、言うなれば「企業の求める人材像」を体現している存在です。多くの従業員が表彰された人材を認識することで、社内における理想的な人材像(ロールモデル)が明確になります

企業理念や経営方針といった概念は抽象的になりやすく、すべての従業員にしっかり理解してもらうことが難しいです。しかし、表彰制度の評価項目にこうしたポイントを加えておけば、従業員も企業理念や経営方針の内容を理解しやすくなります。評価内容が明確になることで従業員は努力の方向性が定まり、結果として企業理念・経営方針に沿った人材の育成に繋がっていくのです。

社員のモチベーションが高まる

社内表彰式で誰かの努力が称えられている姿は、他の従業員にとって大きな刺激となります。賞賛・褒賞の獲得は憧れの対象であり「自分も評価してもらえるように頑張ろう」といった具合に、日々の仕事に対する意欲が向上するのです。

社内表彰式の選考基準に明確な基準を設けておくことによって、従業員はどういったポイントにどの程度取り組んで結果を出せば良いのかを把握できるようになります。

また、社内表彰制度では会社の全従業員を対象とするのが基本です。表彰項目をバランス良く調整できれば、普段はあまりスポットライトの当たらない部署にも受賞のチャンスが回ります。

こうした公平な評価基準を設けることは、オンライン・オフラインを問わず社内表彰式において重要なポイントなので留意しておきましょう。社内表彰による従業員のモチベーション向上は仕事のパフォーマンスにも良い影響をもたらし、ひいては生産性の向上と企業全体の業績アップにも繋がっていくのです。

エンゲージメントの向上により離職率が低下する

優れた人材管理を実施している企業では、従業員から企業に対する愛着を示す「エンゲージメント」と呼ばれる指標が高いと言われています。

職場環境や福利厚生、マネジメント、働きがいなどの項目について社員の満足度を表す指標として「従業員満足度」を活用する企業も中にはあります。※英語の「Employee Satisfaction」から頭文字を取ってESと呼ぶこともあります。

こう言った指標でも示されるように、企業では単純に仕事の成績だけではなく、従業員の働きを総合的に見た上で適正に成果評価を行っているのです。好きなものに対しては努力を惜しまないという人は少なくありません。

好きな仕事に対して能動的に取り組んでもらえれば、企業としても従業員としてもWin-Winの関係が築いていけるのです。このようにエンゲージメントが高い企業においては、離職率が低くなるというデータもあります。

離職率の高い企業では新人の採用から教育までに新たなコストが必要になる上、新人育成中は労働力の低下に繋がってしまうでしょう。エンゲージメントの向上は企業体質の健全性を示すものでもあり、そのためには社内表彰式は大きな役割を担うことができるのです。

▼その他、社内コミュニケーションを深める社内イベントのオンライン化については、下記の記事もご覧ください。
社内イベントもオンラインで!リモートの特性を活かした企画が成功のカギ

 

「オンライン表彰式」という選択肢

オンライン表彰式
社内表彰式の重要性を理解したとしても、結局のところそれを開催できなければ意味がありません。企業がコロナ禍という厳しい状況を生き抜いていくためには、オンライン表彰式に関するノウハウを身につけることが急務と言っても過言ではないでしょう。ここからはオンライン表彰式というスタイルについて詳しく紹介します。

オンライン表彰式とは

オンライン表彰式はWeb上での配信を通して式典を行い、主催者や従業員は自宅またはオフィスなどからリモートで参加します。配信を行う現場やスタジオには、社長などの役員・司会進行役・機材管理に最低限のスタッフが必要になりますが、実際の会場で表彰式を行う場合に比べれば少人数です。

開催にかかる人手を最小限に抑えることで、新型コロナの感染やクラスター発生というリスクを軽減させられます。コロナ禍では時短営業や休業によって、思うように経済活動が行えなかった企業も多いでしょう。

それは従業員も同様であり、環境の変化によって普段通りに働けず思ったように成果が出なかった人も少なくありません。
そんな中でもオンライン表彰式で従業員の頑張りを正当に称え、今後の取り組みに繋げていくことが重要です。

オンラインならではのメリット

社内表彰式をオンライン化することには様々なメリットが期待できます。例えば、オンライン表彰式ではチャットツールを活用することで運営側と参加者側で双方向のインタラクティブなコミュニケーションが可能です。

通常の社内表彰式であれば、司会進行役や演説を行う役員以外は基本的に発言を行いません。オンライン表彰式ではコメント欄への投稿が司会進行や演説の邪魔にならないため、参加者は最低限のマナーをわきまえておけば自由に発言・質問を行うことができるのです。

運営側が参加者からのコメントを拾って話題を広げてみるのも面白いでしょう。オンライン表彰式はインターネット環境があればどこからでもアクセス可能なので、会場のキャパシティや立地などを気にせずすべての従業員が参加できます。

また、アーカイブ機能で配信を動画コンテンツとして残しておけば、当日都合が合わなかった従業員も後日表彰式の模様を視聴可能です。こうした利便性の高さもオンライン表彰式ならではのメリットと言えます。

実際に会場を利用して社内表彰式を行う場合、準備・本番での演出にかかる費用や労力は大きなものとなります。オンライン上では仮想空間での開催となるため物理的な負担がほとんど無く、準備や演出も手軽に行うことができるのです。

会場のレンタル費用や設備費、遠方から参加する従業員の交通費など様々な費用を抑えられるのも大きなメリットでしょう。このように多くのメリットがあるオンライン表彰式ですが、やはり最大のメリットは新型コロナウイルスの感染対策となるという点です。

従業員や運営陣の安全を確保した上で賞賛・感謝の場を設けることができるのは、コロナ禍において大きな強みとなります。

 

オンライン表彰式を成功させるポイント3選

オンライン表彰式は、ただ何となく進行するだけでは参加者の心を掴むことができません。従業員のモチベーションアップにも繋げるべく、以下にオンライン表彰式を成功させるためのポイントを3つ紹介します。

ポイント1. 開催時間は短めにする

オンライン表彰式を開催する場合、まずは開催時間をできるだけ短めに設定することを心がけておきましょう。オンライン表彰式において、参加者はPCやスマホなど自分が使用しているデバイスの画面を見ることになります。

リアルの会場であれば人の目もあるためある程度緊張感がありますが、オンラインの場合はリラックスした状態で参加している人も多いでしょう。そのため、オンライン表彰式では参加者の集中力が途切れやすくなってしまうのです。

視聴に飽きてしまった参加者は、こっそり他のことをしだしてしまう可能性もあります。したがって、従業員が飽きてしまわないようにあらかじめ適切な開催時間を設定しておくことが大切になります。式典全体で1時間前後を目安として、テンポの良い進行とコンパクトな構成を目指しましょう

表彰の対象者が多いなどの理由で止むを得ず開催時間が長引いてしまう場合は、途中で休憩時間を設けるというのも有効です。また、司会者を途中交代させてみたり、ライブ配信の合間に演出用の動画を挟み込んだりしてみても良いでしょう。

ポイント2. 臨場感を演出する

オンライン表彰式を成功させるためには、いかにして臨場感を演出するかが重要です。リアルの会場で表彰式を行うケースでは音響や照明といった演出効果を参加者が肌身で感じ取るため、特別感を与えやすいと言えます。

一方のオンライン表彰式ではこうした五感に直接訴えかける演出効果が薄くなってしまうため、工夫を凝らして臨場感を演出する必要性が出てくるのです。

具体的には、開催中は基本的にBGMを流して特別感のある雰囲気を演出し、要所では効果音なども用いて盛り上げる仕組みを作ってみましょう。ただし、BGMの使用には著作権に関わるトラブルも多いので注意してください。また、印象に残るようなバーチャル映像を流して視覚的に訴えかけるのも有効です。

表彰対象とならなかった参加者にも一体感や当事者意識を抱いてもらうためには、モバイル端末のインカメラやWebカメラの利用を呼びかけて全員の顔を画面に映し出すといった演出も面白いでしょう。表彰者だけではなく、視聴者全員が参加できるコンテンツを用意することがポイントです。

ポイント3. 配信トラブルに備える

参加者の興味が最も冷めてしまうのは、配信トラブルによって式典の進行が止まってしまうことでしょう。参加者の集中力が途切れてしまうばかりか式典そのものが中止になってしまい兼ねないため、配信トラブル対策もオンライン表彰式において重要なポイントとなります。

配信に使うPCは予めハイスペックなものを用意しておくのはもちろんですが、回線状況が安定しやすい有線回線で接続するという点も基本です。それでも配信が安定しないようであれば、多少画質を落として負担を軽くしてみるのも有効でしょう。

しかし、事前の準備を社内でどれほど万全にしたとしても、ネットワーク障害・機材の物理的トラブル・人為的な操作ミスなど配信トラブルの原因は多岐に及びます。

専門的な知識・スキルを必要とする部分も多いので、社内で対応できる人材が用意できない場合はオンラインイベント運営のプロにサポートを依頼するのがおすすめです。

オンライン表彰式に最適なプラットフォームは?

オンライン表彰式をスムーズに開催するためには、最適な配信用プラットフォームを選ぶことがポイントです。その種類・選び方・おすすめのプラットフォームなどを以下に紹介します。

オンライン表彰式に活用できる代表的なプラットフォーム

オンライン配信用のプラットフォームとして、コロナ禍以降特に人気が高まっているのが「Zoom」です。Zoomでは双方向のコミュニケーションをタイムラグなしで実現しているため、オンライン表彰式で臨場感を演出するのに適しています。
使用時間や参加人数によっては無料で利用できるので、式典の規模によってはコストの削減にもなるでしょう。ただし、BGMや映像の共有といった機能はあまり充実していないので注意しましょう。演出効果については他のアプリやツールを併用して補うのがおすすめです。

【関連記事】オンラインセミナーをzoomで行うには?メリットや注意点も解説!

大手動画配信サイトとして知られている「YouTube」ですが、事前に申請しておけばリアルタイムでのライブ配信を行う事も可能です。機能面は充実しているので色々な演出が可能ですが、視聴者には30秒程度の遅延が発生することもあるので注意しておきましょう。
また、配信やアーカイブ動画のURLが競合他社に流れてしまった場合、たとえそれが限定公開であったとしてもコンテンツを視聴することが可能です。社内情報の秘匿性についてはやや難があるため、企業機密を取り扱う式典になる場合の利用は現実的ではありません

パスワードやドメイン指定機能を利用してコンテンツの秘匿性を高めている「Vimeo」という安価な配信プラットフォームもあるので、必要に応じて使い分けるのも良いでしょう。

世界規模でシェアを占めている検索エンジンのGoogleでは「Google Meet」と呼ばれるプラットフォームを提供しています。Gmailから一回のクリックで視聴できるなど、導入や参加に対するハードルは低いと言えるでしょう。
ただし、通信量が比較的大きいため、参加者の環境によっては上手く配信が視聴できない可能性があるので注意が必要です。

上記の例以外にも配信用のプラットフォームは様々なものがリリースされています。
大切なのは自社の配信に必要な機能が備わっているかどうかです。

プラットフォームの選び方

プラットフォームを選ぶ際の基準としては、まず配信画質・音質・遅延の有無など、視聴者の快適性に直結する部分のクオリティを基本として考えましょう。どんなに魅力的な演出が可能であっても、安定した配信が行えなければすべて台無しです。

また、受賞者からもコメントが欲しい、視聴者参加型の式典にしたいという場合は、双方向でのコミュニケーションが可能なプラットフォームを用いる必要があるので注意しましょう。

セキュリティ面での基準としては、招待もなく不特定多数が参加できるものは避けるのが無難です。
秘匿性を重視する場合は、ID・パスワード・事前認証などで参加者を限定できる機能を持ったプラットフォームを選びましょう。また、配信においてトラブルは付き物と言っても過言ではありません。

事前準備・当日の配信・トラブル対応・事後のフォローといったトータルのサポート体制が充実したプラットフォームにしておくのがおすすめです。

準備を丸ごと任せたいときは「EXPOLINE」がおすすめ

オンラインイベントにはEXPOLINEがおすすめ
数ある配信プラットフォームの中でも、準備からトータルで任せたいという場合には
「EXPOLINE」がおすすめです。

EXPOLINEはオンラインイベントの配信に特化したプラットフォームであり、開催に必要となる機能を総合的に備えています。

事前登録や動画配信はもちろんのこと、配信に使うコンテンツ制作から参加者のログ取得までほとんどのプロセスを丸投げ可能なサービスです。

サポート範囲の広さといった点も申し分なく、撮影や配信には博展グループが所有するスタジオを利用することもできます
多くの上場企業で導入実績があり信頼性も高く、コンテンツや配信画面のカスタマイズ性にも定評があるためオリジナリティの高いオンライン表彰式が実現可能です。

「開催に際して不安要素が多い」「通常業務で忙しくて準備する時間が取れない」「自社に適したプラットフォームが分からない」などの悩みを抱えているのであれば、まずはEXPOLINEを検討してみませんか。

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まとめ

社内表彰式は従業員の頑張りを適正に賞賛し、企業からの感謝を伝えることで従業員全体のモチベーションを向上させる大切な式典です。たとえコロナ禍とは言え、この式典を行えないことは大きな損失になってしまうでしょう。

感染症に屈さずに印象的な1日を演出するためにも、高品質な配信が可能なプラットフォームでオンライン表彰式を開催してみてください。

EXPOLINEにご興味がある方は、まずは資料請求や問い合わせ窓口へお気軽にご相談ください。


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