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オンラインというとリモート会議などで活用されるイメージが強いですが、年間行事など社内イベントもオンラインで行うことが可能です。この記事では、オンラインで具体的にどのようなことができ、どのようなメリットがあるのか紹介します。
これを読めば、目的をしっかり果たせるのはもちろんのこと「オンラインでも」できるではなく「オンラインだからこそ」のメリットや楽しみ方のあるイベントを企画したくなるはずです。
社内イベントをオンラインで行うメリットとは？
社内イベントをオンラインで行うことにより、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、オンラインで行う社内イベントのメリットについて、4点にまとめて説明します。
社内イベント参加のハードルが下がる
社内イベントに参加する際にハードルのひとつとなるのが、拘束時間の長さです。対面のイベントでは、どうしても講演時間が長くなるなど予定の時間通りに終わらないケースが多くあります。
参加者にとっては、時間に余裕を持って仕事のスケジュールを立てる必要があるなど時間と手間がかかり、本来の業務の負担になりがちです。拘束時間が長くなると参加者の集中力を保つのは大変になり、工夫しなければイベント自体の空気感が悪くなってしまう可能性もあります。
それに対して、オンラインであれば時間が押すようなことが少ないのに加え移動時間などを含めた拘束時間が短くなるため、参加者の負担感が減り参加のハードルを下げることが可能です。
また、移動の必要がないことは、大企業などが全国から参加者を募るような場合にも大きなメリットとなり、これまでより多くの参加者を集めることができます。
どこからでも参加しやすい
オンラインで行うイベントに共通するメリットとして代表的なものが、場所を選ばず開催・参加できるという点です。特に、全国に拠点のある規模の大きな企業などにとっては、全社員が一堂に会する対面のイベントを行うのは非常に困難といえます。
大人数を収容する会場を確保するのが難しいのに加え、移動やそれに伴う宿泊が必要になるなど時間と手間、多大な費用がかかるためです。このような社内イベントをオンラインで行うことによって、全国の拠点や海外などどこからでも、複数の拠点から参加することが可能となり、遠く離れた場所にいる社員同士の交流を深めることもできます。
また、離れた拠点の社員が同じグループで活動するなど、オンラインならではの仕事の幅を広げるような使い方も可能です。対面ではなかなか難しい拠点対抗のイベントなどを企画すれば、それぞれの拠点ごとの連帯感が高まり円滑に仕事を進めることができるようになるといった社内の雰囲気づくりに役立つ効果も期待できます。
コストを抑えられる
社内イベントをオンラインで行うことは、対面で行うイベントを開催するのに必要な様々なコストを抑えることができるというメリットがあります。例えば、実際に対面のイベントを行う場合は、参加する全員が集まれる場所を確保する必要があり、会場を借りるための費用がかかります。
また、必要に応じてイベントの会場まで行くための交通費を支給したり、人数が多い場合は貸切バスを準備したりといった移動のための費用も発生します。遠くの拠点からの参加であれば宿泊を伴うことになり、宿泊費もかかるでしょう。
さらに、イベントが長時間になれば、昼食や飲み物を準備する必要もあり、それぞれ費用がかかります。オンラインの社内イベントでは、対面で行う社内イベントで発生する会場費や交通費、宿泊費、食事代といった諸費用がかかりません。
これらの費用は、参加者の数が多く拠点からの距離が遠いほど多くかかることとなるため、大規模なイベントほどオンラインで行うメリットがあるともいえるでしょう。
つまり、オンラインの社内イベントであれば参加者を絞る必要がなくなり、これまでコスト面で招集できなかった拠点や部署の社員も参加することが可能になります。そのため、全社員にくまなくメッセージを届けられるなど、よりイベントの目的の達成率を上げることができます。
コミュニケーションが活性化する
社員同士が顔を合わせないテレワークで仕事を進める際に注意するべき点のひとつが、社内コミュニケーションが希薄になることです。仕事を円滑に進めて業績の向上につなげるために、社員間でコミュニケーションをとりチームワークを高めることは必要不可欠といえます。
しかし、リモートワークが続くと、誰ともコミュニケーションをとらず1日の仕事が終わるというケースもあり得ます。また、休憩時間は社員同士の何気ない会話で交流を深める良い機会ですが、リモートワークでは休憩時間も1人で過ごすことになります。
特に、社員同士の年齢層にバラつきがある部署などでは気軽にチャットで交流するようなことも少ないため、コミュニケーションを深めにくいのが現状です。
このような状況の解決策として、オンラインの社内イベントを企画して社員同士の交流の場をつくるという方法があります。オンラインで顔を合わせることは会話のきっかけとなり、社内コミュニケーションの活性化に活かすことができます。
オンラインでできる社内イベント・行事
実際にオンラインでできる社内イベントには、どのようなものがあるのでしょうか。例を挙げて紹介しますので、企画の参考にしてみてください。
オンライン入社式
入社式は、新社会人にとっては一生に一度の大切な節目のイベントであり、これまでは対面で行われるのが主流でしたが、実はオンライン開催だからこそのメリットがたくさんあります。
対面の入社式は、主役である新入社員と会社の代表や役員が中心となって行われ、会社の企業理念の浸透や社会人としての自覚を持ってもらうことを目的として粛々と進められるのが一般的です。
しかし、オンラインの場合は、部署の先輩など同時に多数の社員が参加することができるため、より近い距離感で入社を祝う雰囲気をつくることができます。既存の社員にとっても、入社式に参加して新入社員の挨拶や決意表明を聞くことは、仕事のモチベーションアップに繋がるでしょう。
リアルタイムでコメントができるチャット機能などを活用すると、参加している全員がお互いの反応を見ながら進められるので対面と同様もしくはそれ以上にリアクションすることができ、お祝いムードを共有してアットホームなイベントにすることも可能です。
録画しておけば入社後に一緒に働く先輩社員からのコメントを確認できるので、だれがどのようなメッセージをくれたかなどがわかり、記念や記録にもなります。このように、工夫次第で、場合によっては対面で先輩社員との顔合わせの時間を設けるよりも距離がぐっと近くなるという魅力があります。
リモートランチ会
リモートランチ会は、リモートワークにおける課題のひとつといえるコミュニケーション不足解消に役立つ、オンラインならではの社内イベントとして注目を集めています。仕事が円滑に進む社内の雰囲気づくりのためには、社員間の連携が取れていることが重要なポイントです。
特に、年齢やライフステージの違う社員同士では、休憩時間やランチの時間の他愛のない会話は接点をつくる貴重な機会といえます。しかし、リモートワークではランチも1人でとることになり、社員間の会話は極端に減ってしまいます。
オンラインでリモートランチ会を行うことで、希薄になりがちな社員間のコミュニケーションを深めたり、社会人としての帰属意識を取り戻したりといったきっかけをつくることが可能です。
また、対面のランチ会を開催するには感染症対策も必要になりますが、リモートなら感染のリスクは低いため気軽に会話を楽しむことができます。
自分で作ったおにぎりやお弁当など、事前に参加メンバーで食べるもののテーマを決めるといったリモートならではの会話のネタを準備しておくのも楽しみ方のひとつです。リモートワーク特有の悩みや対策などをお互いに共有し、相談し合う場にすることもできます。
オンライン社員総会
社員総会は、キックオフパーティーや全社会議とも呼ばれ、企業によって時期や内容はそれぞれですが、期初や期末、クオーターの始まりなどの節目に多くの社員を集めて開催し、全体の方針やビジョンを示す会議です。
アジェンダは多くの場合、代表からのメッセージに加え、前期の優秀者を称える社員表彰などとなっています。オンラインで行う社員総会の魅力として、これらの内容が分かりやすく参加する全社員に伝わりやすいという点が挙げられます。
代表のメッセージや前期の業績といった数字データなど情報の共有に関しては、オンラインの利点を活かして画面上で視覚的にはっきりと示すことができ記録に残すことも可能です。
また、各プログラムの間の余白時間など予定が押してしまいがちな場面でも、事前に収録した映像を活用するなどの工夫で連続してこなしていくことができ、参加者の集中力を保ったまま上手く時間をコントロールして進行することができます。
社員表彰では、演出の方法を工夫したり気軽にお祝いのコメントができるチャット機能やリアクションを送れる機能を活用したりすることで、対面と同様の感動を伝えることができ社員のモチベーションの向上に繋がります。
いずれのプログラムにおいても、一方的ではなく、発言や反応の確認ができるなど双方向のコミュニケーションが可能な環境をつくることが、参加者の集中力を高め満足度の高い社員総会にするポイントといえそうです。
周年イベント
企業の設立や創立の節目に行われる記念行事が周年イベントです。本来はお祝いの社内イベントとして開催されていましたが、近年では社内での企業理念の浸透や社員のモチベーションアップといった目的に加え、社外に向けたブランディングのアピールや新商品のプロモーションの場としても活用されています。
これらの目的は、オンラインでも十分に達成することができ、より効果的な周年イベントにつくり上げることも可能です。
内容として、チャットやオンラインで盛り上がれるゲームツールなどを活用して社員に感謝を伝え社内コミュニケーションを深める場をつくったり、ブランディングイメージをアピールする動画を制作して企業理念を共有したりといったコンテンツが挙げられます。
その際、テレビ番組のようなクオリティで企画・実行することができれば、社員としてのプライドや帰属意識をより高めることに繋がり、達成率の高い周年イベントになるといえるでしょう。
また、社外に対しても、記録した映像をブランディング動画と合わせて編集して周年記念のPR動画を制作し、記念品や挨拶状と一緒に関係者や取引先に送るなどの工夫で、相手の時間を割くことなく対面と同様に企業のアピールをすることができます。
オンライン懇親会・パーティ
オンライン懇親会やパーティーとして代表的なものが、オンライン飲み会です。自宅で各自が好きな飲み物や食べ物を用意してリモートで行う飲み会のことで、感染リスクなどを気にすることなく気軽に盛り上がることができるため、コミュニケーション不足を解消する方法として定番となりつつあります。
会議用のツールを使うことで、オンライン上で顔を合わせ表情を見ながら会話しお酒を楽しむことができます。大人数での開催もできるので社内で普段関わりの少ない社員との会話を楽しんだり、また少人数で共通の話題で盛り上がったりするなど目的に合わせて様々な企画ができるのが魅力です。
時期によって、オンライン花見やオンライン忘年会といった社内イベントにも活用できます。参加者をいくつものグループに分けることができるブレイクアウトルーム機能が使えるツールや、席替えが自由にできるシステムなどを利用することで、たくさんの人とコミュニケーションの機会をつくることが可能です。
オンライン社員旅行
近年、オンラインで体験できる旅行が注目を集めていますが、企業の社員旅行にもオンライン旅行を活用できます。各旅行会社や観光バス会社などが様々なバーチャルツアーやライブツアーを企画していて、上手く利用すれば1人あたり数千円でオンライン海外旅行が体験できるなど、コストを抑えて楽しめます。
所要時間も30分から1時間半程度のものがほとんどであるため、気軽に参加できるのも魅力です。プランによっては、自宅にお土産を届けてくれたり現地の添乗員がついたりと、旅行気分が盛り上がる工夫がいっぱいです。
社員旅行向けに貸切が可能な場合もあり参加者同士のやり取りもできるので、社員間でのコミュニケーションを深めるきっかけや仕事のモチベーション向上のきっかけとしての活用が期待できます。
▼その他の例として、オンライン表彰式については下記の記事をご参照ください。
表彰式はオンラインでも開催可能！リモートでも盛り上がるコツとは
オンラインで社内イベントを成功させる秘訣
オンラインでの社内イベントを成功させるためには、いくつかのポイントがあります。成功させる秘訣を3点にまとめて紹介します。
カメラをオンにして参加
そもそもオンライン社内イベントは、社員同士のコミュニケーションを活性化させることを大きな目的として企画されます。そのため、カメラをオフにして顔が映らないように参加するのでは、効果を得られず目的を達成できません。
カメラをオフにする理由としては、自宅などプライベートが映り込むのが嫌という点が考えられますが、その場合はバーチャル背景を利用して対策することができます。
カメラをオンにしてお互いの表情やリアクションが読み取れる状態で参加することは、オンライン特有の空気感が分からないといった不安を払拭し、感情が伝わりやすくなるなど、
集中力を切らさない工夫
オンラインのイベントは、自宅などで手軽に参加できるというメリットがある反面、集中力を保つのが難しいという一面があります。そのため、いかに集中力を切らさず満足度の高いイベントにするかが成功のポイントといえます。
画面に集中できる時間は限られるため、イベントの時間を短めに設定するのもひとつの方法です。また、集中力の切れやすいオンラインイベントでも集中して参加できるように進行の仕方を工夫したり、内容や形式にメリハリをつけて飽きにくくしたりといった対策も有効です。
例えば、これまで対面で大掛かりなイベントを年に1～2回行っていた場合、オンラインでは時間が短めのイベントを複数回行う形式に変更するなどの工夫が考えられます。
全員が楽しめるイベントにする
社内イベントにおいては参加者の年齢層や性別がバラバラであるため、一部の人だけが盛り上がるような内容は避け、できる限り参加者全員が楽しめるような内容にすることが大前提となります。
イベント内容によっては参加者が集まらないといった事態も考えられるため、その場合はヒアリングしながら企画内容を見直すなどの工夫も必要です。また、自宅などで基本的に1人の状態で参加するオンラインのイベントでは、内容が理解できなかったり楽しめなかったりした際の疎外感が大きくなります。
そのため、参加する全員が主体性を持って臨めるような内容にすることがイベント成功に繋がります。
まとめ
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