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従来のような会場に人を集めるイベントの開催が難しい中、ワークショップも中止や延期を迫られるケースが増えています。しかし、オンラインを活用すれば参加者と様々なコミュニケーションを取りながらワークショップを開催することは可能です。そこで今回は、オンラインならではのメリットや開催方法、成功のコツについて紹介します。
リアルでは開催が難しいワークショップ
新型コロナウイルス感染症の流行により、クラスターの温床となる「3密」の回避が推奨されています。人が密集して会話を交わす場所では感染が広がる恐れがあるため、多くの人を集めるイベントなどは中止や延期を余儀なくされているのが現状です。そんな中ワクチンの開発が急ピッチで進められ、予防接種の開始も近いとされていますが、それが全国民へ行き渡るまでにどのくらいの時間がかかるのかはまだ明確ではありません。そのため、従来型のワークショップを再開できるのがいつになるかというのは、いまだ不透明な状況です。
3密回避はあくまで要請であり強制ではありません。従って強行開催しようと思えばできないことはないのですが、その結果クラスターが発生するようなことになれば企業の信用が落ちかねません。そうしたリスクは避けたいところですが、その一方で社内向け・社外向けに関わらず依然としてワークショップの必要性は高いため、頭を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
新たな選択肢「オンラインワークショップ」
通常のイベントの開催が難しい現状において、ワークショップをオンラインで開催するというのが一つの選択肢になります。ここではオンラインワークショップ開催の可否とその魅力について解説します。
ワークショップはオンラインで開催できる？
一カ所に多くの人が集まることが難しい状況において、様々なものがオンラインに置き換えられつつあります。オフィスでの勤務は自宅などで行うテレワークになり、飲み会も居酒屋等に集まらずオンラインで、そしてライブやイベントなども次々にオンラインに切り替えられてきています。会議はオンライン会議システムを使って行われ、展示会もオンラインに会場を移しているのが現状です。
ワークショップもまた例外ではありません。展示会のオンライン開催が可能であるように、ワークショップも機器やネット環境が整えば、配信ツールを利用してオンライン開催することができるのです。ただし、展示会と違ってワークショップの場合はお互いにコミュニケーションを取りながら進めていく必要があります。そのため成功させるには注意や工夫が必要です。
オンライン開催ならではの魅力は？
リアルのワークショップができないための代替措置、と考えられがちなオンラインワークショップですが、実はリアルにないオンラインならではの利点もあります。
まず一つは、会場を必要としないことです。会場となる施設では収容人員が決まっているため参加人数はおのずと上限がありますが、オンラインならばより多くの参加者を集めることができます。遠隔地からでも気軽に参加できるのでより幅広い層にアプローチできますし、天候や交通事情に左右される心配がないというのも大きなメリットです。
会場が不要ということは、コストがかからないということでもあります。オンラインにすれば会場使用料や交通費、人件費、アイスブレイク用の飲食費といった費用を削減することができます。
また、参加者の行動をそのままデータに残せるというのも魅力です。デバイス上でデータの収集・分析ができるので、人の手で記録をしデータ化するという手間がありません。
オンラインワークショップの開催事例
オンラインワークショップを開催するといっても、なかなかイメージしづらいかもしれません。ここでは実際に開催された例を3つ紹介するので、イメージをつかむための参考にしてください。
ケース1.KID’S WORKSHOP 2020
子どもを対象にしたものづくりや教育系のワークショップで、六本木ヒルズに入居する企業や店舗が合同で開催しています。2010年にスタートして以来、毎年東京の会場で行われてきましたが、新型コロナの拡大を受け2020年はオンラインに移行しました。
その結果、これまで難しかった遠方からの参加も可能となり、国内外を問わず応募が集まり申し込み総数は4,000名以上になりました。その中から抽選で選ばれた700名が参加しましたが、配信された動画の一部はアーカイブとしてサイトに残されており、当日参加できなかった子どもも無料で視聴することが可能です。
ケース2.アクセラテクノロジ株式会社
効果的なFAQの作り方をテーマに、アクセラテクノロジ株式会社がZoomを活用して開催したオンラインワークショップです。せっかくFAQを作ったのに見てもらえない、問題解決の答えにたどり着けない、といった悩みを持つ企業を対象に行われました。ワークショップでは同社が開発したナレッジボードを使用したFAQの作成や、ナレッジベースへの登録・タグ付けを体験することができます。つまりワークショップがそのまま自社製品の体験会となっており、製品のプロモーションにもなっているのです。
ケース3.セミコンダクタポータル株式会社
オフラインからオンラインに舞台を移して行われたシンポジウム「戦略的イノベーション創造プログラム（SIP）」において、サイトの構築・運用からワークショップの開催、それに事後フォローまでワンストップで実現したのがセミコンダクタポータル株式会社です。ワークショップはZoomを使って行われ、国内だけでなく海外からも参加者を集めました。ワークショップの様子はイベントプラットフォームから閲覧することができます。
オンラインワークショップを成功させるコツ
オンラインでのワークショップ開催は可能である、ということは理解できても、従来のスタイルと異なる点があるため戸惑っている人もいるのではないでしょうか。失敗のリスクを避け成功へとつなげるためにはどうしたらよいのか、そのコツを紹介します。
コミュニケーションの機会を意識的に増やす
画面越しのコミュニケーションでは、大人数が一度に話しづらいという特徴があります。一斉に話すと混乱するため、一人が話し始めたらその人が話し終わるまで待ってから次の人が発言する、という形になるからです。対面のようなリズミカルな会話であれば場の雰囲気も盛り上がりますが、そのような形に持って行きづらいというのが難しい点です。ワークショップは参加者自身が考え、発言し、経験するということが大切ですが、ただ一方的に聞いているだけでは有意義な経験をすることはできません。
そこで必要になるのが、一方的なレクチャーにならず参加者が平等に発言できるような工夫です。例えば参加者をグループ分けすれば、少人数になるので一人一人の発言の機会が増えるでしょう。またアイスブレイクを増やしたり、チャットルームを用意することも有効です。
安定した配信環境を整える
オンラインワークショップにおいて、配信トラブルは絶対に避けたいことです。途中で映像や音声が途切れたり、画質が落ちてしまったりするとワークショップ自体がストップすることもあります。こうしたことのないよう、大量のアクセスに耐えられるサーバーなどのハイスペック機材を用意しておきましょう。インターネットは無線LANよりも安定した有線LANがおすすめです。さらに万が一のときに代替となる別回線を用意しておく、配信トラブルに対応できる人材を配置しておく、といったことも重要です。
また、映像や音声が悪いと参加者にとっては見づらく、ストレスを感じてしまいます。照明やWebカメラ、マイクを駆使し、快適に見られるかどうか参加者の視点であらかじめ確認しておくと良いでしょう。
サポートスタッフを確保する
リアルのワークショップでは、進行役は1名ということも少なくないでしょう。しかしオンラインワークショップの場合は、それでは回らなくなることがあります。例えば複数人が同時にチャットで質問をしてきたり、あるいは映像や音声が乱れるといったトラブルを訴えてくる人がいるからです。オンラインワークショップではこのようにリアルにはないことが起き得るため、進行役のタスクは増えてしまいます。
そこで、進行役のほかにサポートスタッフを確保するのがおすすめです。参加者のチャットに答える人、トラブルに対応する人等、複数人を配置するのが良いでしょう。進行役とスタッフのみのチャットグループを作っておくとより安心です。進行役は進行だけに徹することができる体制を作っておきましょう。
オンラインワークショップの開催手順
オンラインワークショップのイメージがつかめたところで、次に具体的な開催手順を見ていきましょう。
手順1.ワークショップの内容を企画する
ワークショップを行う際には、まず大筋をしっかり決めることが大切です。どういった人を対象にし何を目的とするのか、どういう状態から始め最終的にどうなってほしいのか、ということを明確にし、そのうえで具体的な作業内容を決めていきます。
参加者の集中力の維持を考えて1回あたりの時間は3時間以内とし、講師や進行役が話す時間はそのうちの20～30％に抑えます。講師はあらかじめ時間配分を考えて、話す内容をまとめておくと良いでしょう。実際には1回の説明時間は1～5分程度とし、参加者同士や全体でのコミュニケーションの時間を挟んで小刻みに進めていくのが良いです。
なお、リアルのワークショップと違いオンラインの場合はアーカイブを残しておくことができます。そのため長期間にわたって開催することもできるのが大きな利点です。
手順2.配信ツールを選定する
ワークショップなどのオンラインイベントを配信するツールにはいくつか種類がありますが、参加者とリアルタイムでの双方向コミュニケーションを取る必要があるため、オンデマンド配信ではなくライブ配信のできるツールを選びましょう。また、録画済みの映像を流しながらコミュニケーションだけはリアルタイムで取れる「疑似ライブ配信」というタイプもあります。先に映像を作っておく手間はありますが、ライブ配信のような緊張感がなく失敗も少ないのが利点です。
ツールには有料のものと無料のものがあります。無料のものはコスト削減にはなりますが、参加人数の制約や画質・音質の不安があったり、欲しい機能が付いていないといったこともあるので注意が必要です。質の高い安定した配信を行いたいのであれば、プロのサポートが受けられる有料ツールを選ぶほうが良いでしょう。
手順3.集客・事前準備を行う
集客は合同ワークショップであれば主催者が行いますが、単独開催の場合は自社で行う必要があります。SNSを活用したり、DMを送る、Web広告を打つといった方法で集客しましょう。
オンラインワークショップの場合は参加者側も視聴ツールが必要なので、用意すべきツールや設定方法などについては事前に説明しておきます。また事前に読んでおいてほしい資料の配布や質問事項の受付、参加者同士の自己紹介などもあるので、LINEやFacebookグループなどを用意して、参加者とコミュニケーションが取れる環境を整えておくと良いでしょう。
その他の事前準備としては資料の作成や、必要に応じ動画の撮影・編集などがあります。当日の進行内容はあらかじめ参加者と共有しておき、必要があれば解説動画や事前課題も送っておきましょう。
手順4.参加者へアフターフォローを行う
終了後すぐに、質疑応答の受付やアンケートの回収などを行います。アンケートはワークショップ中に入力する時間を取っても良いでしょう。参加者の生の反応を拾い、課題点を見つけることは次につながるので、アンケートはそのための大事な資料となります。紙で行う場合に比べ入力も回収もたやすく、そのままデータ化できるのがオンラインワークショップのメリットです。
ワークショップの中で活用した資料や記録した動画を参加者へ配信するとおさらいがしやすく、参加者の満足度も上がるでしょう。参加できなかった人にも、必要に応じてこれらの資料や動画を送ることができます。
ワークショップが終了したら、必ず結果を振り返り改善点を確認しておくと、さらなる質の向上が図れるでしょう。
配信ツール選びに迷ったときは「EXPOLINE」がおすすめ！
オンラインワークショップは、従来のスタイルとはノウハウも開催手順も大きく異なります。自社だけで開催できるか不安に思う人もいるでしょう。そのため、ツール選びが重要になります。特に自社で初めてオンラインワークショップを開催するという場合には、オンラインイベントに役立つ機能を満載した「EXPOLINE」がおすすめです。
EXPOLINEの最大のメリットは、サポートが手厚いことです。イベントの事前作業から当日の配信、事後のフォローまで、ノウハウの提供とサポートをワンストップで行っています。つまりEXPOLINEを導入すれば、他のサービスを併用する必要は一切ないということです。もちろんライブ配信や参加者とのチャット機能なども搭載、カスタマイズの自由度も高く思い通りのワークショップを開催することが可能です。
まとめ
オンラインワークショップにはオフラインにはないメリットが多くありますが、従来とは異なったノウハウが必要となるため準備は慎重に進める必要があります。失敗を避けたいのであれば、必要な機能をすべて盛り込み充実したサポートも提供しているEXPOLINEを利用するのが安心です。興味のある人はぜひ資料請求をしてみてはいかがでしょうか。
