オンライン展示会にはシステム構築が必要!その方法や開催の流れをご紹介

最近では従来のリアルな会場で行う対面式展示会に代わって、注目を集めているオンライン展示会ですが、特有のノウハウやシステム開発が必要とされるためその開催を諦めている企業も多いのではないでしょうか。しかし、専用のプラットフォームを利用することで効率的にオンライン展示会を実施することが可能です。当記事ではオンライン展示会に求められるシステム開発や、その開催の流れを詳しく解説していきます。

増える「オンライン展示会」の開催

コロナ禍の影響で、展示会を従来のリアル会場での開催形式からオンライン型に切り替える企業の動きが目立っています。まずは、オンライン展示会の特徴について具体的に見ていきましょう。

オンラインで開催する展示会とは?

オンライン展示会とは、人々が実際の会場に集まって開催される対面式とは異なり、インターネット上のサイトや仮想空間にて開催されるイベントのことです。オンライン展示会では製品・サービス訴求のための動画や講演会・セミナーといったコンテンツを制作し、オンデマンド配信やライブ配信にて顧客層へ提供します。また、企業に興味を持った視聴者はいつでも営業資料をダウンロードすることができ、チャットによるオンライン商談によってより細部に及ぶ話し合いを進めることも可能です。展示会と言えば、複数の企業が参加する合同型を思い浮かべるのが一般的ですが、型に縛られない自社単独のオンライン展示会を開催するケースも増えてきました。こうしたオンライン展示会は、2020年のコロナ感染症の拡大で密を避ける生活様式が叫ばれる中、より一層普及のペースを早めることになりました。

オンライン展示会のメリット・デメリット

オンライン展示会の代表的メリットは、従来の対面式と比べ、あらゆる面でのコストを削減できるという点です。まず、会場を借りるコストが一切必要なくなる上、展示会用ブースの準備や資料の印刷料などほとんどの物理的コストをまるごとカットすることができます。また、会場設営や撤去に要する時間もなくなるため、実施に関わる社内人件費や外注作業員のコストも削減することができます。会場スペースという概念がなくなるため通常イベントは2,3日の実施が多いですが、より長い期間展示会を開催することが可能となります。さらに、参加者が移動する手間を省くことができるというのもオンライン展示会の大きな魅力です。対面式の場合、本来展示会に興味がある顧客でも、あいにく別件と日程が重なってしまったり、長距離移動する時間的余裕を確保できなかったりという事情で、仕方なく参加を断念するという事態が起こっていました。しかし、オンライン展示会であれば、会場との距離や日程にほとんど左右されることなく、各々の都合に合わせて柔軟に参加することが可能です。自然災害や交通機関のトラブルなどで、参加者の出足が想定より大幅に鈍ってしまうというリスクを抱えることもありません。しかもオンラインであることにより、現時点でそこまで本格的な興味関心を抱いていない潜在顧客であっても、気軽に展示会に参加してもらえる確率が高まります。参加者データをより正確に収集できるというのもオンラインならではの強みです。

オンライン展示会のデメリットとして、まずインターネット上で全てを管理するためには、システム構築にそれなりの手間がかかってしまうという点が挙げられます。リテラシーの不足によりシステム構築そのものがうまくいかないというケースも考えられます。さらに、デモや新製品を実際に手に取って体感することができず、臨場感としてはどうしてもリアル展示会より劣ったものになりがちです。いざプッシュ型の営業を行おうとしてもオンラインではなかなか再現が難しく、偶発的な出会いというビジネスチャンスも現場ほどは期待できないかもしれません。

▼オンライン展示会のメリット・デメリットについては、下記の記事もご一読ください。
オンライン展示会はリード獲得に効果的!概要やメリット・デメリットは?

 

オンライン展示会の開催に必要なもの

実際にオンライン展示会を開催するためには、以下の3つの要素が必要となります。

その1.システム構築

オンライン展示会の開催には、まずベースとなるシステムの構築が大前提として求められます。システム構築の方法は大きく2種類に分けられるので、それぞれの特徴を解説していきましょう。

スクラッチ開発

スクラッチ開発とは、オンライン展示会などの骨組みとなるシステムをゼロから独自構築していくことです。スクラッチ開発を、Web制作会社やシステム開発会社に依頼するケースもあれば、自社でゼロから開発するというやり方もあります。スクラッチ開発の利点は、非常に自由度が高く、開催予定のオンライン展示会にとって理想的なシステム開発につなげられるという点です。その反面、開発期間や費用は大幅にかかってしまい、
開発側にオンラインイベントに関する一定の知見や経験が伴っていないと、最適なシステムに仕上がらないというリスクもあります。

プラットフォームの利用

システムをゼロから開発するのではなく、ある程度の型で仕上がっているプラットフォームを利用するという選択肢もあります。プラットフォームとは、展示会に役立つ様々な機能があらかじめ備わったサービスのことです。具体的には、プラットフォームを採用した時点で、動画配信やチャット、登録・来場者管理やログ解析、名刺交換などがシステム上で全てこなせる環境が整います。スクラッチ開発とは対照的に、低コストかつ短期間での導入が可能です。ただし、サービスによってはカスタマイズ性には劣り、カスタマイズに伴って費用が割高になるというケースもあります。カスタマイズの余地が残されている以上は、大なり小なり企業側が設定を済ませなければならない部分もあり、何もかもプラットフォーム任せとまではいきません。

その2.コンテンツ制作

オンライン展示会に必要な2つ目の要素はコンテンツ制作です。このコンテンツこそ、参加者が注目する展示会の実質的な中身と言える重要な存在です。コンテンツの出来次第で、リードや商談の獲得率がダイレクトに左右される結果となります。具体的には、魅力的なデモンストレーション動画やセミナー配信、ダウンロード用資料などをコンテンツとして準備。また、コンテンツ閲覧の興味を引くためにはタイトルのつけ方にも工夫をする必要があります。より効率良く成果につながるよう事前にSNSなどで集客し、貴重な顧客情報を収集・管理する仕組みを整備しておくことが求められるでしょう。オンラインコンテンツの時間を選ばずアクセスできるという特徴は魅力的ですが、ライブ配信コンテンツを準備したり、敢えてキャンペーン期間などを設け、限定コンテンツに惹かれる顧客心理を活用するのも一つの方法です。

その3.安定した通信環境

オンライン展示会開催に必要な3つ目の要素は、安定した通信環境です。最適なシステムやコンテンツ制作に尽力して準備万端、しかし最後の要として通信環境が整ったものでなければ、せっかくの展示会クオリティーが水泡に帰すことになります。通信環境に不具合があると来訪者が満足にコンテンツにアプローチすることができません。リアルの展示会に例えるなら、交通機関が麻痺して会場に参加者が辿り着けていないような状況に陥ります。そうした事態を避けるためにも、参加人数規模に相応しいスペックのサーバーや安定性に優れる有線回線、機材を使うなどして、問題なく通信が行えるよう最善の策を取る必要があります。ライブ配信予定の場合は、事前に必ずリハーサルを行い、本番に通信トラブルが起きても対処できるようシミュレーションしておく必要があります。顧客とストレスなくコミュニケーションを図るためにも、マイクやカメラ、照明などにも配慮し、高画質・高音質の環境を整えることも大切です。

オンライン展示会開催の流れ

オンライン展示会開催に必要な事柄を確認したところで、次に、展示会を開催する際の一般的な流れもチェックしておきましょう。

手順1.内容の設計

最初に展示会を開催する目的を明確に定め、それに応じて開催方法、期間、メインで取り扱う製品群、導入ツールなどを詳細まで詰めていかなければなりません。例えば、オンライン展示会といっても合同展示会と単独展示会どちらの形式を選択するかによって、やるべきこと、重視すべきことが変わってきます。

多数の企業が参加する大手合同展示会であれば、放っておいても相当数の来訪者が見込めるでしょう。また、コンテンツ雛型は主催者によって予め用意してあるため、そのまま既存の枠組みを利用できるという点では準備の手間を省くことにつながります。しかし、型が定まっているがゆえに、競合他社との差別化を図る工夫が必要となってくるでしょう。また、日程や時間帯も全て主催者側の都合となるので、限られた時間の中での効果的なコンテンツアピールを考えなければなりません。

オンラインの単独展示会を実施する場合は、開催期間などは自社都合で自由に定め、半永久的にコンテンツを提示することも可能です。しかし、コンテンツ制作に関しては合同展示会以上に、自社に大きな裁量が委ねられます。融通が利きやすい分、自力で充実したコンテンツを作り込めるかが展示会の成否に直結します。

手順2.システム構築・コンテンツ制作

次に、システム構築やコンテンツ制作に実際に取り掛かります。手順1で決めた、どんな方向性や中身の展示会を目指すかによって、相応しい開発手段のチョイスが変わってきます。なるべく手間やコストを抑え、一先ずは様子見も兼ねてオンライン展示会に取り組みたいという場合は、プラットフォームを利用してシステムやコンテンツを作り上げていく選択が望ましいでしょう。しかし、オンライン展示会にて、そのオリジナリティやコンテンツの充実度で大いに勝負をかけたいという場合は、スクラッチ開発から進めていく方がより目的に沿ったオンライン展示会へと仕上げることができます。

手順3.宣伝・集客

開催手順の3つ目として、宣伝・集客に取り組む必要があります。従来の展示会の宣伝・集客方法に加え、オンラインという環境を存分に活かした集客も積極的に進めるべきです。例えば、DMやメルマガはターゲットに対してピンポイントでの告知を行うことができます。SNS投稿やweb広告ではより広範囲な潜在顧客に対しても展示会情報を拡散させることが可能です。また、公式サイトでPRしておくと、検索エンジンなどで特定分野の展示を探し求めている顧客層からのアクセスを拾うこともできるでしょう。合同展示会であれば、主催者側が集客してくれる上、展示会自体のネームバリューに頼ることもできますが、単独展示会を開催する場合はいかに自力で集客を行えるかが極めて重要となってきます。

手順4.事務局の設置

展示会と言えば、事務局の設置も忘れてはなりません。事務局とは展示会運営における秘書に等しい役割を担う存在です。参加者との対話の窓口となる「登録事務局」、講演者の資料管理や講演の段取りやマニュアルを整備する「講演者事務局」、協賛社との窓口となりマニュアル制作なども行う「協賛社事務局」などの設置が状況に応じて求められます。実は、こうした重要な位置付けとなる事務局を代行してくれるサービスがあり、それを利用するのも有効な選択肢です。事務局担当者を自前で任命するのか、外注とするのか早い段階で決めておく方が望ましいでしょう。

手順5.当日

オンライン展示会の開催手順5つ目として、当日における動きを説明します。コンテンツやツールがオンライン上で問題なく機能するか最終的に確認した上で開催当日を迎えましょう。講演やセミナーのライブ配信を行う場合は、進行役・登壇者の手配やサポートを確実に実践します。オンライン展示会当日、想定しうる最大のリスクは通信トラブルです。それに備え、チャットを行う際も通信の不具合に対処するための専任スタッフは常にスタンバイさせておいてください。

手順6.アフターフォロー

幸い、オンライン展示会の場合、来場者データや行動履歴、チャットの会話内容などをすべてデジタルで記録に残すことができます。さらに、プラットフォームによっては、収集したデータを元に様々な解析を実行してくれるものもあります。展示会の成果を客観的に評価すると同時に、今後大いに活用することができるのは、対面式の展示会では十分得られなかったメリットです。収集した来場者データから、漏れなくお礼や商談のメールを送り、営業フォローにつなげることもできますし、データを自社ツールに取り込みマーケティング活動に有効活用することもできます。

信頼できるプラットフォームは「EXPOLINE」!

ここまでオンライン展示会について説明を進めてきましたが、必要機能が充実したオンライン展示会用プラットフォームを探しているという場合は「EXPOLINE」がおすすめです。EXPOLINEは登録・顧客管理からコンテンツ制作、動画配信まで、展示会に関わる一連の流れをワンストップでサポートするサービスです。フルスクラッチと遜色ない十分なカスタマイズ性を備えており、自由にイメージ通りの展示会を設計できるので、競合他社とは明確に差別化できます。展示会に特化した数々の機能が揃い、運営管理の効率性も抜群です。ITサービスの提供だけに止まらず、オンライン展示会全体の運用サポートが充実し、企画から実施・運営まで一気通貫で依頼することも可能です。トレンドの新しい展示会プラットフォームを提供し早くも10年の実績、業界問わず数多くの大企業が利用しているので安心して任せられます。

まとめ

オンライン展示会は既存ツールを利用して手軽に開催できるという特色もありますが、機能性や質の面でも専用プラットフォームの利用が最適な選択です。企画からサポートまでワンストップで任せられ、カスタマイズ性も高いオールインワンのEXPOLINEなら、理想のオンライン展示会実現への近道となるでしょう。まずは、資料請求からその一歩を進めてみてはどうでしょうか。


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