オンライン展示会に必要なツールとは?開催手順やおすすめツールを徹底解説

商談・集客へのアプローチとして重要な展示会ですが、IT化や感染症対策といった観点から2020年はオンライン展示会の開催事例が大幅に増えました。企業の規模を問わずオンライン展示会への対応は急務になっていると言えるでしょう。

しかし、従来の展示会とは異なるノウハウが求められるため、何から着手すべきか分からないという人も少なくありません。そこで、今回はオンライン展示会の開催手順や必要なツールなどを紹介します。

インターネット上で完結する「オンライン展示会」

オンライン展示会は社内や撮影スタジオなどから配信を行い、映像・画像・音声といったデジタルコンテンツを活用したイベントです。展示会当日はインターネット上で販売促進活動の全プロセスが完結します。

参加者はPCやスマホなどのデバイスから展示会に参加するため、リアルの現場に人が集まる必要がありません。これにより、天候や交通状況といった不確定要素の影響を受けずに開催できるうえ、新型コロナウイルスの感染対策としても有効です。

また、開催場所や時間に制限が設けられていないので、国内外を問わず幅広い層からの参加者が期待できます。会場レンタル費・印刷費・交通輸送費など多くの費用が必要ないため、コストダウンも可能です。

その他にも、参加者の行動が全てオンライン上で完結するオンライン展示会では、参加者に関する精度の高いデータを取得・分析することができ、経営方針や事業内容の転換など今後の取り組みに活かせるなどメリットが多くあります。

オンライン展示会の開催手順

オンライン展示会は多くのメリットが期待できる開催スタイルですが、成功を収めるためにはしっかりと準備を行うことが大切です。まずは一般的な開催手順を把握して全体の流れを掴んでおきましょう。

その1.展示会の内容を決める

展示会で発信する情報の内容を決めないことには、今後の具体的なプロセスを組み上げられません。まずは「展示会のテーマや目的」「アピールしたい商品・サービス」の2点を大きな枠組みとして、細かい内容を掘り下げていくと良いでしょう。

例えば、一口に展示会と言っても「単独開催で見込み顧客にアプローチをかけたい」「他社と合同開催して自社に新規顧客を取り込みたい」など目的は様々です。「顧客を増やす」という最終目的は同じですが、そこに至るまでに必要なプロセスと準備内容が異なるので注意しましょう。

目的・マネタイズ方法論を加味したうえで、適切な開催方法も検討していくことが大切です。大枠が固まったらサイトやコンテンツの内容、セミナー・講義の有無といった細かい部分を決めていきましょう。制作を外注するのであればどこに依頼するかもこの段階で決めておきます。

その2. 開催方法・日程を決める

展示会の企画内容が決まったら、次に開催方法や日程の調整を行います。オンライン展示会の開催方法は大きく分けて「自社でコンテンツやWebページを用意して単独開催する」「他社主催の合同展示会に出展する」の2種類です。

単独開催の場合、自社の都合に合わせてスケジュールを組めるという点が大きなメリットとなります。コンテンツを掲載したWebページをそのまま残しておけば、半永久的に展示会を開催することも可能です。対して、合同展示会に出展する場合は原則的に主催者が決めたスケジュールに従います。

単独開催はWebページ内の構成を自由にレイアウトできるので演出の自由度が高く、アピールポイントを突き詰めてコンテンツを展開することが可能です。一方で、展示会への集客にはある程度の労力を要するので留意しておきましょう。

いきなり新規顧客を集客するというのは現実的でなく、一般的には既存の取引先やその関係者などから参加者を募っていきます。その点で合同展示会へ出展する場合は主催者側の顧客が一定数見込めるため、自社の認知度が高くなくてもある程度の集客が期待できるでしょう。

ただし、合同展示会では自社の見込み顧客が他社に流れてしまう可能性もあることには十分注意が必要です。一般的に合同展示会への参加には出展料が必要になるので、その点にも注意しておきましょう。

その3. サイトを構築する

オンライン展示会にはコンテンツを展開するためのWebサイトが必要となります。サイト構築の方法は大きく分けて「Web制作会社への外部委託」「コンテンツ管理システム(CMS)を用いて自社で自作する」という2つのパターンが基本です。

コンテンツ管理ツールは市場に様々な製品が流通しており、それぞれで備わっている機能や向き不向きが異なります。一般的なWebサイトのみならず、実写映像や3DCGを活用して臨場感溢れるサイトを構築可能なツールもあるので必要に応じて最適なツールを導入しましょう。

また、自社商品やサービスをアピールするためのコンテンツだけを展開しても、効率的な見込み顧客の獲得は難しいです。問い合わせフォーム・参加申し込みシステムを設置したり、自社関連商品のリンクを記載したりするなど参加者のアクションを誘導する仕組みを作っておきましょう。

その4. 集客する

公開するWebサイトの準備が整い次第、オンライン展示会を開催する旨を告知して集客するフェーズに移ります。合同展示会では主催者側が積極的に広報活動を行って集客活動を主導するのが通例なので、出展する側はさほど集客に苦労することはありません。

一方、単独開催する場合は一から集客やプロモーションを行う必要があるため、そのためのチームや担当者を決めておきましょう。集客のためのアプローチ方法は自社ホームページでの告知、SNSの活用、プレスリリースの配信、メルマガ・eDMなど様々です。

展示会でターゲットとなる層が良く目を通しそうな媒体を中心にしてプロモーションを展開してください。Web広告の掲載やそれに付随したランディングページへの誘導も効果的です。

その5. コンテンツを作成し当日を迎える

Webサイトを用意しただけではまだオンライン展示会の会場は空っぽのままなので、展示会当日に公開するためのコンテンツを作成していきます。集客に成功して多くの参加者が訪れてくれても、肝心のコンテンツに魅力がなければリード獲得や商談のチャンスに結びつきません。

コンテンツのクオリティはオンライン展示会成功の前提条件であるという認識を持っておきましょう。商品やサービスの魅力をより一層効果的に伝えるためには、ダウンロード可能な資料・デモ動画やVR・セミナー動画など様々なコンテンツを用意して十分にリハーサルを重ねておくことが重要です。

さらに、リード獲得や商談の機会に繋げるためには、コンテンツを利用した参加者の情報(参加者や企業の名前など)を収集できる仕組みを作っておくと良いでしょう。また、オンライン展示会は配信のために多くの機材を使用することになります。当日の機材トラブルに備えて専門知識を備えた人材や予備機材も準備しておくようにしてください。

その6. データ集計やアフターフォローを行う

オンライン展示会は開催当日で取り組みが終わる訳ではありません。来場者数・属性・行動履歴といった多くの正確なデータが記録されているため、リアルでの展示会よりも貴重なデータが採取できるのもオンライン展示会の強みです。

これらのデータを分析・活用して次のセミナーや商品開発、マーケティング活動を改善していくように心がけましょう。オンライン展示会で使用したサイトに情報集計機能が備わっているのであれば、これらのデータを手軽に集計することができます。

また、参加してくれた個人や企業に対してはお礼のメールや商談のお誘いを持ちかけるなど、展示会開催後のフォローも忘れずに行いましょう。展示会は「次に繋げる姿勢」が重要なのです。

オンライン展示会に欠かせないツール3選

オンライン展示会の開催にあたっては欠かせないツールというものがいくつかあります。ここでは商談に役立つ代表的なツールを3つ紹介します。

チャットツール

従来の展示会であれば参加者からの質問や問い合わせにはその場で答えることが可能ですが、オンライン展示会ではそうもいきません。メールや電話で対応していては時間がかかってしまうので、参加者とスムーズやり取りするためにはチャットツールの導入が必要になります。

よくある質問などに対してAIが自動的に返信を行うチャットボットを活用すれば、問い合わせに対応する人員を抑えて商談に人手を回すといったことも可能です。

チャットツールも様々な製品がリリースされていますが、代表的なものには「Chatplus」「Slido」などが挙げられます。機能面や費用を比較して、自社に最適なツールを採用しましょう。

Web会議ツール

離れた場所にいる参加者と長時間コミュニケーションを取るためには、Web会議ツールを利用するのが一般的です。映像や音声を共有して情報交換が可能になるので、オンライン展示会には必要不可欠と言って良いでしょう。Web会議ツールは専用回線を必要としないため利便性にも長けています。

商談の際にはWeb会議ツールに備わっているチャットツールや画面共有機能が大いに役立つでしょう。また、オンライン展示会の中でセミナーを開催したい場合には、オンラインセミナーに特化したWeb会議ツールがあるのでそれらを導入するのがおすすめです。

代表的なWeb会議ツールは「ZOOMミーティング」「Microsoft Teams」「Google Meets」などがあります。

ライブ配信ツール

オンライン展示会では参加者に「臨場感」を感じてもらうことがひとつのポイントになります。また、参加者の反応をリアルタイムで把握することも重要です。これらのポイントをクリアするためにはライブ配信ツールが役立ちます。

ライブ配信ツールは機能面での差別化が進んでいるため必要な機能が備わっているかどうかは十分に確認しておきましょう。例えば、オンライン展示会において役立つ機能は「双方向でのコミュニケーション」「アンケート」「配信後のアーカイブ視聴」などです。

発信した情報の拡散性を重視するのであれば大手の「YouTube Live」、情報の秘匿性を重視したいのであれば「ZOOM」や「Vimeo」がおすすめと言えます。

自社制作が難しい場合はプラットフォーム利用がおすすめ

オンライン展示会で必要になるWebサイトの構築やコンテンツの準備には、ある程度のエンジニア的スキルが要求されます。そのため、自社ではノウハウをまかないきれないという企業も少なくありません。

こうした場合には、オンライン展示会向けにカスタマイズされたプラットフォームを利用するのが良いでしょう。

オンライン展示会向けプラットフォームとは?

オンライン展示会向けのプラットフォームには、オンライン展示会の運営管理をバックアップするための機能が豊富に備わっています。例えば「動画配信」「セミナー開催」「チャットでのコミュニケーション」「ダウンロードできるデジタル資料の準備」といったアクションを単独のプラットフォーム内で完結させられます。

慣れないうちはこうした専用プラットフォームを活用することで、あれこれと複数のツールを準備するよりもスムーズにオンライン展示会を進行できるでしょう。

また、利用するプラットフォームによっては参加している顧客の管理やログ取得まで可能な製品もあります。データの収集・管理はある程度の手間隙がかかってしまいがちですが、プラットフォームに備え付けの機能を活用すればこうした手間を大幅にカットできます。

オンライン展示会の普及に伴って、それに特化したプラットフォームの開発も進んできています。自社の要望にマッチした機能は備わっているか、費用が許容範囲内であるかなどを見極めて製品を選んでください。

「EXPOLINE」ならワンストップサービス提供が可能!

オンライン展示会向けのプラットフォームが多すぎて何を使えば良いか迷ってしまうというケースも珍しくはありません。効率良くオンライン展示会を開催したいときは「EXPOLINE」を利用してみるのがおすすめです。

EXPOLINEは、オンライン展示会の開催に必要なプロセスをオールインワンでまかなえるため、ワンストップで効率的に準備を進めて展示会を開催することができます。

例えば「イベントページ制作」「登録・顧客管理」「集客メール配信」といった事前の準備作業や、「当日のシステムチェック」「ライブ配信」「開催後のお礼メール送信や問い合わせ受付」などがEXPOLINE上で完結可能です。もちろん参加者の行動ログも取得可能となっているので、データ分析の効率化にも抜かりありません。

また、EXPOLINEはWebサイト内に掲載するためのコンテンツ制作もサポートしています。展示スペースや機能のカスタマイズも柔軟性に長けているので、自由度の高いオンライン展示会を実現できます。コスト面で言えば、イベント1回のみでの利用はもちろん、月・年単位での契約が可能なため、必要な期間に応じ導入しやすいのも魅力です。

まとめ

オンライン展示会を開催するにあたっては、役立つ多くのツールがリリースされているので心強いと言えるでしょう。しかし、自社ですべてを制作・管理するには、多大な時間と労力を要します。

効率良くオンライン展示会の開催を実現するには、EXPOLINEのような専用プラットフォームを活用してみましょう。まずは資料請求してEXPOLINEの充実した機能をチェックしてみてください。


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