サイト機能
・来場登録、ログイン
・Slidoによるリアル投票、チャット
・Zoomを使用した遠隔登壇・パネルディスカッション
・Vimeoでのセッション配信
・来場者情報エクスポート
「オンライン」でイベントを行うということ
たくさんの方に思いを伝えることができる場所
当社)
これまでホテルなど会場で開催されておりました本イベントですが、2020年よりオンラインでの開催へとシフトしております。
カンファレンスを「オンラインで行う」ことについてのメリットはどのようにお考えでしょうか。
PHC様)
これまでのイベントでは実際に会場へ足を運んでいただいた限られた方にしか価値を伝えることができませんでした。
規模で言いますと、リアル開催の場合は300名くらいの方が対象でしたが、オンライン開催の場合は1,500名以上の多くの方に対して発信することができます。
会社の思いを、こんなにもたくさんの方に伝えることができるということは、場所の制約のないオンラインならではの体験であり、メリットであると思いました。
また、社外に向けてだけではなく社内に向けてもコンテンツを活用することができています。
オンラインで行うことでコンテンツをアーカイブとして蓄積することができ、新入社員をはじめとした新しくメンバーになった方にも見ていただくことで、自社がどのような会社かを知っていただく導入資料としても使用しています。
もちろん、理解を深めるために振り返って後から見る、都合が合わず参加できなかった人が後追いで見るなど、その場限りではなく継続的に活用できる点もメリットの一つと考えます。
総合的な改善をすることが集客の押し上げに
当社)
これまでのオンライン開催における改善点や、新たに行った取り組みについて教えてください。
PHC様)
2020年は初めてのオンライン開催でしたので、ゼロベースの中で無我夢中で走っていた印象です。
翌年は２回目の開催ということで安心感があり、参加登録のためのサイトオープンを前年から３週間ほど遅く設定しました。
しかし、直前まで登録人数が伸びないという事態が発生してしまいました。このイベント自体の認知度はあったのですが、「事前登録が必要」という情報が隅々まで浸透していなかったことが原因です。
「頑張って取り組んでも、みんなが見てくれなかったら意味がない」という部分に気づけたことが１番の反省点であり収穫ですね。
上記の内容を踏まえて、3回目の開催時は事前登録を会期1ヶ月前から開始しました。
加えて代理店様や社内のメンバーに対してはパスワードの設定だけで登録が完了する一斉登録の機能を実装しました。
その結果、事前登録もスムーズにいき登録者数を昨対130%まで伸ばすことができました。
もう一つ、社内向けの情報発信の場であるプライベートルームというページでは、これまでは管理職である部門長がメッセージを発信していたのですが、2022年からは実際に業務に携わるリーダーが登壇するようにいたしました。このことが特に効果があったように思っています。
当社)
「効果があった」というのは見ている方からの反響が大きかったということでしょうか。
PHC様)
はい、大きかったですね。より現場に近い方のメッセージを聞いて何をやりたいのか、何を目指しているのか非常にわかりやすかった、といった声をいただきました。
当社）
視聴数を伸ばすために登録やログインの仕様を変更するという仕組みの面と、ソフトとハードといったコンテンツの面を組み合わせされて総合的に改善をされてらっしゃるんですね。
コミュニケーションの重要性
「声を聞く」ということもイベントの果たす大きな役割
当社）
参加者とのコミュニケーション機能やUIなどはどのような考えでいらっしゃいましたでしょうか。
PHC様)
1回目、2回目の開催はチャット機能だけでしたが、もっと参加者とコミュニケーションを深めたいという目的でslidoを採用しました。
ただ、登壇者への浸透がいまいち難しく、時間的な問題もあり実際の使用者は多くはありませんでした。
一方でツールを良く知っている登壇者の方はslidoを使いこなして、インタラクティブなセミナーができていました。
当社)
登壇者の方への理解や浸透のレベル感を上げられれば、ツール自体は有効と感じられましたか？
PHC様）
そうですね。ただ、今後の課題としてはオンラインでの開催の場合、コミュニケーションが一方通行になりがちです。いかに見ている方と双方向のコミュニケーションをとることができるか、リアルな声を拾って配信することができるかといった点がイベントをより良くする手段として欠かせませんので、これから強化していきたい要素だとは思っています。
如何にリアルタイムで視聴してもらうかという部分も非常に重要です。
いつでも見られるから後で見ればいいや、とはなってほしくないため、リアルタイムで「一緒に参加してもらう」という仕掛けもこれから検討が必要になってくるかもしれません。
当社)
コミュニケーションが必要だ、ということですがアンケートの回答を集めるだけといったものではなく、オンラインでもより深いリアルでな深いコミュニケーションが必要だということでしょうか。
PHC様）
一方的に自分たちの意見を押し付けるのではなくて、見ている人たちの意見を聞いたり、自分たちのやっていることが良いのか悪いのか、参加者の反応を見たりしたい、といったところが「深いコミュニケーションが必要」という部分に繋がるのかなと思います。
商品を作るということはお客様の声を聞くということだと思いますので、こういった機会を通して「声を聞く」ということもイベントの果たす大きな役割かと思います。
参加者自身が進んで見てもらえるように
当社)
先ほどのお話にもありましたアーカイブ期間ではなくリアルタイム、いわゆる会期中での視聴者数を増やす点については改善方法やアイデアはお持ちでしょうか。
PHC様）
例えばアーカイブでは見れないリアルタイム限定のコンテンツがあれば良いのかもしれません。しかし、同時に大きな興味を引くような内容である必要がありますし、そればかりが目的になって、他のコンテンツを見なくなってしまうのも問題です。
視聴をポイント制にして評価するという手法もありますが、こちらからの強制にともとれてしまうので、難しいですね。
参加者の皆様が素直な気持ちで、自分から進んで見てもらえるような状態が理想です。
そのための取り組みとして、
第1回開催ではPHCとはどういった会社かを知ってもらえるような会社紹介のページを作りました。
第2回開催はPHCを取り巻くグループ企業がどのようなことをやっているのかを紹介する内容を盛り込んでみました。
働く上でみんなが分からないことを「そこにいけば分かる」といった形で、皆様が進んで入ってこれるような形を考えて作っています。
当社)
次に本イベントにおける開催の成果について教えていただけますでしょうか。
PHC様）
登録者数を1番重要視しています。そして、それは毎年増やせている状況です。
視聴者数に関してはリアル配信の数値を報告はしています。
自社でもっているアンケートもとっているのですが、答えていただいた方からは「学びになりました」といったお話は多くいただいています。
細かな数字を見て何かをするというよりも、皆さんがいろいろなコンテンツを楽しみにしているイベントのため、参加者の満足度を重視しています。
EXPOLINEとスプラシアについて
当社)
御社が主催する他の配信ではZOOMを使用されることもあると伺っておりますが、PVCではEXPOLINEをプラットフォームとして使用いただいています。
こういったツールの使い分けはどのようなポイントがありますでしょうか。
PHC様）
ZOOMは海外にサーバーがあるため当初はセキュリティ面で懸念しておりました。その点でEXPOLINEは国内にサーバーがあり安全性が担保されているところから、まず会社のセキュリティの面では大きなイベントをお任せするに値する。という点はあると思います。とからお願いしておりました。
現在ではZOOMの安全性も担保されているので、PVCでもZOOMも組み合わせており、
目的に合わせてスプラシアでツールを使い分けて上手くやってくれているというイメージです。
ZOOMのメリットは機動力なので、日々細かくターゲットを切って開催するウェビナーについてはZOOMを使用しています。
PVCのような多くのコンテンツがあったり、資料ダウンロードなどの要素が含まれる場合は、ZOOMではできないので、それらをうまくまとめられるEXPOLINEが便利で使用しています。
当社)
ありがとうございます。2022年の開催でPHC様とスプラシアは３年目のお付き合いとなります。スプラシアにご依頼いただいている理由や期待するポイントなど教えてください。
PHC様）
スプラシアさんと仕事をするきっかけは当社の別の部署が発注をしていたWeb制作からでした。そこから3年間、PVCというイベントを一緒になって築き上げたという感じです。
こちらのやりたい要望に対していつも前向きに取り組んでくれてありがたいなと思っています。
スプラシアさんはいつも安心して大きな仕事を任せられるパートナーだととは思います。
これからもよろしくお願いします。
