まるっと解説!オンライン展示会の開催・出展までの流れやメリットデメリット

近年、「オンライン展示会」というワードを耳にする機会が増えたのではないでしょうか。オンライン展示会とはその名の通り、オンライン上で開催する展示会のことです。

本記事では、オンライン展示会の開催・出展までの流れや気になるメリット・デメリットについて詳しく解説いたします。

オンライン展示会の開催をお考えの方や、オンライン展示会について1から学びたいとお考えの方は、是非ご一読ください。

▼オンライン展示会のプラットフォームの選定方法については、下記の記事をご参照ください。
オンライン展示会に最適なプラットフォームは?失敗しない選び方をご紹介

オンライン展示会とは


オンライン展示会とは、Webで行う展示会のことです。Web展示会やバーチャル展示会とも呼ばれることがあります。新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの人が一堂に会するリアルの場での展示会は開催が困難となりました。

そんな状況下で存在感を増してきたのが、人との接触や密な状態を避けての開催が可能なオンライン展示会です。もともとリアルの場での展示会開催を企画していた主催者が、オンラインに切り替えて展示会を開催するパターンが多く見られるようになりました。

オンライン展示会とリアル展示会の違い

ここでは、オンライン展示会とリアル展示会の違いについて解説をしていきます。まずはコストについてです。リアル展示会は、会場費や配布物の準備費、搬入作業費など様々な場面で費用が掛かります。

しかし、オンライン展示会では前述した準備や作業が不要なため、それらの費用は一切かかりません。そのため、リアル展示会と比べコストを抑えての開催が可能です。

また、オンライン展示会は開催がキャンセルになりにくいという特徴があります。Webを利用するため、最少催行人数を定める必要はありません。そのため、仮に参加者数が少ない場合でも予定通り展示会を開催することができます。

さらに、悪天候や交通機関の乱れの影響を受けることもありません。リアル展示会の場合、上記のような不測の事態が起こった際には、開催のキャンセルを選択せざるを得ないこともあります。しかし、オンライン展示会ではそのような不測の事態が起きたとしても、開催への支障はありません。

オンライン展示会でできること

ここからは、オンライン展示会でできる5つのことをご紹介いたします。オンライン展示会を成功に導くには、オンライン展示会でできることを正確に理解し、開催の目的に合わせたコンテンツを選ぶことが大切です。

「オンラインで展示気を開催すること」が目的になってしまわないよう、オンライン展示会でできることについて、ここでしっかりと理解を深めましょう。

Web上でカタログや営業資料の配布

オンライン展示会では、Web上でカタログや営業資料の配布を行うことができます。デジタルカタログやPDF化した営業資料をダウンロードできる仕様にすれば、いつでもデータで資料を確認できるため、社内での展開もしやすくなります。

また、資料をダウンロードする際に氏名や会社名を入力していただくような設定にすれば、そこで得た情報を今後の営業活動に活かすこともできます。

映像や画像で商品・サービスを紹介

映像や画像で商品やサービスを紹介するため、その魅力が参加者に伝わりやすいのもオンライン展示会の特徴です。そのため、映像や画像を見た人の購買意欲を高めたり、商品の特性やイメージ・付加価値を表現することができます。また、商品理解を深めることも可能です。

実際に商品やサービスを手にしたり目にすることができなくとも、3DCGのような技術を活用することで、従来とは違う形での訴求を期待することもできます。

Web上での講演会やセミナーの配信

Web上での講演会やセミナーは、会場のキャパシティを考慮する必要がありません。そのため、参加者数に縛られず多くの方に同時に閲覧していただくことが可能です。また、ライブ配信ではライブ中に質疑応答を行い、リアルタイムでのコミュニケーションを取ることもできます。

更に、ライブ配信以外にも事前収録した動画を流すことも可能なため、予め編集しておいた動画を流す等、必要に応じた動画コンテンツを配信することができます。

オンライン商談

前述した講演会やセミナーの実施後、希望者はそのままオンラインで商談をすることができます。従来の商談では時間や交通費をかけて顧客先に足を運ばなければならなかったり、遠方や海外の企業へのアプローチがしづらいというデメリットがありました。

しかし、オンライン商談では移動時間や交通費がかることも、距離による制限もありません。そのため、対応できる商談の数や幅が増え、成約の見込みに繋げることができます。

オンライン展示会で来訪された方へ向けたアンケート

リアルでの展示会同様、アンケートを取ることも可能です。展示会でのアンケートは、会期後の営業活動において重要な役割を担います。

例えば、見込み顧客の確度の確認や営業アプローチをかける際の事前情報として活用することができます。また、オンライン展示会での改善点やリアル展示会との違いを知ることができるため、アンケート結果を基にPDCAを回すことができます。

オンライン展示会を開催するまでの流れ


オンライン展示会を開催するにあたって、開催までの流れの全体像を把握しておく必要があります。ここでは、会期当日までの準備から当日の運営、会期後のアフターフォローまで、オンライン展示会を開催する際の一般的な一連の流れとその具体的な方法気を付けるべきポイントなどについて解説をしていきます。

コンセプト(企画内容)を決める

オンライン展示会の開催が決定した際、まず初めに取り掛からなければならないことがコンセプト決めです。 展示会に出展する目的や開催方法、ターゲットやメインで取り扱う商材など細部に至るまで検討し、確定させる必要があります。

コンセプトが不明確なまま準備を進めてしまうと、担当者間で認識の齟齬が生まれたり、途中で方向性がブレてしまう恐れがあるからです。 やるべきこと、重視すべきことを明確にするためにも、コンセプト決めは重要な過程になります。

出店の形式を決める

自社での開催ではない場合は、どのような展示会に出展するのかを検討する必要があります。自社のみで開催する単独展示会の場合は、自社都合で展示会全体のコンセプトを決めたり、ターゲットを選定することができますが、複数の企業が参加する合同展示会に出展する場合は、主催者側の都合に合わせなければなりません。

そのため、自社サービスに合う展示会なのか、展示会のコンセプトや想定来場者数、来場者の業種・職種・役職、ターゲットは適正なのかを検討した上で、出展の形式を決めるようにしましょう。

目標を定める

展示会の出展効果を得るために、目標の設定は欠かせません。目標を設定することで、展示会の開催目的を達成するための具体的なアクションが明確になるからです。

例えば、「新規リードの獲得」が展示会開催の目的ならば、商談数や名刺交換数が目標の指標となります。目標が設定されていると、「どれくらいの数をどのように獲得していくか」など目的達成のための具体的な数字や行動を決めることできます。

このように目標の設定は、開催目的の達成に深く関わるため、慎重に定める必要があります。

集客・プロモーションなどの告知を行う

展示会開催の前には、集客・プロモーション活動を行う必要があります。具体的な集客・プロモーションの方法としては、プレスリリースの配信やSNS投稿、メールマガジンでの告知や集客用LP制作などが挙げられます。プレスリリースの配信やSNSへの投稿は、広範囲の顧客に展示会情報を届けることができます。

また、それとは反対にメールマガジンでの告知はピンポイントでの情報提供が可能です。集客用LPを制作することで、検索エンジンなどを用い特定の分野の展示会を探している顧客を誘導することもできるでしょう。

出展で使用するコンテンツを作成する

次に出展時に使用するコンテンツの制作に入ります。具体的な作業としては、Webページに使用する写真や動画の選定、掲載・配布資料の制作などです。

Webページのオリジナリティさやコンテンツの充実度を重要視するのであれば、この作業は特に念入りに行う必要があります。

開催

コンセプトや出展形式の決定、目標設定や集客、コンテンツ制作を経て、いよいよ会期当日です。会期当日には、参加者や講師が不快に思わないようなスムーズな進行、トラブル発生時に柔軟な対応が出来るようスタッフの人数を確保するなど、万全に万全を重ねた準備をして臨む必要があります。

会期当日に考えられる最大のトラブルは、通信トラブルです。通信環境のチェックやサイトの負荷テストを徹底した上で、万が一に備え専任のスタッフも配置しておきましょう。

また、見落としがちですが、展示会の主催をお考えであれば事務局の設置も重要なパートになります。イベントの規模に合わせて講演者や参加者、出展社に対してそれぞれ対応する事務局を用意しましょう。

アフターフォロー

展示会が終わった後にはお礼メールや商品案内の連絡をして、見込み客へのアプローチを行います。オンライン展示会では、参加者の会社名や役職のみならず、行動履歴や滞在時間といった質の高いデータを正確に記録することが可能です。

そのため、顧客のニーズに沿った次回実施の連絡や、メルマガの案内、自社でセミナーをやっている場合はその告知などができ、効果的な営業フォローを期待することができます。

色々あるオンライン展示会の出展

一口にオンライン展示会と言っても、その種類は様々です。ここではウェビナー型、3DCGブース、360°画像ブース、2Dブースの4種類のオンライン展示会の形式と、そのメリット・デメリットをご紹介していきます。

オンライン展示会を成功に導くには、開催の目的に則した展示会形式の選択が重要になります。ここでしっかりとオンライン展示会の形式について、理解しておきましょう。

ウェビナー型

1つ目にご紹介するのが、ウェビナー型です。ウェビナーとはWebセミナーの略語で、Web上でセミナーを開催する形式のことです。講師の講演が主なコンテンツで、オンラインセミナーとも呼ばれることがあります。

ZOOMなどのツールを用いて開催することが可能ですが、複数のセッションを同時に配信したり、多くの資料を掲載したい場合は、ZOOMなどのツールでの対応は難しいでしょう。そのため、一口にウェビナーと言っても、展開したいコンテンツに合わせてプラットフォームを選定する必要があります。

3DCGブース

2つ目が3DCGブースです。3DCGブースとは、フル3Dでオンライン上に会場を再現し、その空間を自由に動き回りながら展示物を見学してもらう形式です。様々な形式の中でも、参加者に与える臨場感やインパクトは群を抜いており、商材の魅力を効果的に伝えられるメリットがあります。

その一方で、時間とコストが大幅にかかるのがデメリットです。相応の時間と制作コストの他に、会場の維持コストも必要となるため、気軽に採択するのは難しい形式でもあります。

360°画像ブース

3つ目が360°画像ブースです。実際のショールームなどブースで使用したい場所を360°パノラマカメラで撮影。そこに商材の画像や動画、VRコンテンツなどを設置し、見学してもらう形式です。3DCGブースには及ばないものの、こちらも臨場感を感じることができ、リアル展示会に近い感覚で見学してもらうことができます。

しかし、撮影用のブースや360°パノラマカメラを準備する手間がかかるデメリットがあります。また、参加者にとっては、必要な情報にアクセスしづらかったりPCのスペックによっては動きが遅くなるといったデメリットもあります。

2Dブース

最後にご紹介するのが、2Dブースです。ブースをパース絵などの2D画像に落とし込み、そこへ紹介したいコンテンツのリンクを貼り付ける形式です。特殊な機材を用意する必要もなく、比較的コストをかけずに作成することができます。

また、「イベント感」を演出できるため取り入れる会社が多い形式です。しかし、前述した3DCGブースや360°画像ブースと比べるとインパクトが弱く、参加者の興味を引きづらいというデメリットがあります。そのため、コンテンツの魅せ方を工夫しなければなりません。

オンライン展示会のメリット


では、オンライン展示会を開催すると一体どのようなメリットが得られるのでしょうか?ここでは、リアル展示会では得られないオンライン展示会独自のメリットについて、代表的な4つをご紹介いたします。

リアル展示会との違いを把握しておくことで、オンライン展示会を開催する意義を正確に理解することができるでしょう。

コストの削減・節約

1つ目のメリットは、コストを削減できることです。オンライン展示会では実際の会場を抑える必要がないため、ブースの設営費や人件費がかかることはありません。また、交通費や宿泊費も然りです。

さらに、チラシやパンフレットを参加者に配布する際も、全てデータで提供することが可能なため、印刷費を削減することもできます。リアル展示会と比べ、コストを抑えて開催できることはオンライン展示会の大きなメリットです。

どこからでも参加できる・移動時間が必要ない

2つ目は、場所や時間に囚われず参加できることです。リアル展示会では、会場が遠方や移動時間が長くかかる場合だと参加を辞退するケースも少なくありません。

しかし、オンライン展示会ではWebの環境があればどこからでも参加ができ、移動時間も取られないため、気軽に参加してもらうことができます。それに加え、参加人数の規制もないため、アプローチの幅が広がり様々な層のリード獲得を期待することができます。

天候の問題、交通機関の遅延に左右されない

3つ目は、悪天候や交通機関の乱れの影響を受けないことです。リアル展示会の場合、台風や大雪のように天候が大きく崩れた際やその影響で公共交通機関に遅延が生じた際には、参加者は展示会への参加を断念せざるを得ないこともあります。

しかし、オンライン展示会の場合、会場に足を運ばなくともWeb上で参加することが可能なため、悪天候や交通機関の乱れの影響を心配する必要はありません。そのため、参加者側は安心して参加することができ、主催者側は安定した参加者数を見込むことができます。

来場者のデータ取得・分析が可能

最後にご紹介するメリットは、来場者の詳しいデータ取得・分析が可能なことです。オンライン展示会では、展示会参加の申し込みから退場まで全てサイト上で行われるため、参加者のデータを手軽に入手・分析することができます。

ツールによっては、「誰が、何を、どれくらい閲覧したか」といった個人情報と紐づいた詳しいログを取得することも可能です。そのため、取得したデータを今後のマーケティングや営業活動に有効活用することができます。

オンライン展示会のデメリット

さて、ここまでオンライン展示会のメリットについてご紹介してきましたが、少なからずデメリットも存在します。しかし、あらかじめ対策を講じることで、そのデメリットを最小限に抑えることもできます。

オンライン展示会の弱点を補えるツールを選定できるようになるためにも、デメリットについて正しく理解しておきましょう。

▼オンライン展示会のプラットフォームの選定方法については、下記の記事をご参照ください。
オンライン展示会に必要なツールとは?開催手順やおすすめツールを徹底解説

来訪者との会話が難しい

1つ目にご紹介するデメリットは、来訪者との会話が難しいことです。Webからの訴求のため、来訪した1人1人と会話をするのはなかなか難しいと言えます。

そのため、中には出展企業や登壇者からの一方的な情報発信のみに留まってしまい、来訪者の属性が分からなかった、質の良いリードを獲得できなかったという結果に至るケースもあります。

そのような事態を避けるためにも、チャット機能や投票機能などを備えた双方向のコミュニケーションが取れるツールを選ぶのも、オンライン展示会を成功に導く一つの手段です。

来訪者からの待ちの姿勢になってしまう

2つ目は、プッシュ型営業が難しいことです。来訪者が関心を寄せているかどうか直接目視することができないため、温度感の判断が難しく、受動的な営業型になってしまう傾向があります。

リアル展示会と異なり、ビラ配りやデモンストレーションによる呼び込みができないからこそ、いかに来訪者の興味を引けるコンテンツを設置するかが重要になります。そのためにも、コンテンツ制作において柔軟な対応が可能なツールを選ぶことが重要です。

商品を手に取ることができない

最後にご紹介するのが、商材を手に取ってもらえないことです。オンライン上では実物の商材を手にすることが出来ないため、来訪者が触った時や機能を使った時の反応を見ることができません。

そのため、リアル展示会と比べ、アポイントが取りづらいというデメリットがあります。リアルな体験を提供できない分、前述した3DCGや360°パノラマカメラといった技術を活用し、リアルな体験に劣らないデジタルコンテンツを提供する必要があります。

まとめ


いざオンライン展示会を実施しようとしても、何から手をつければいいのか分からない方も多いのではないでしょうか?そのような方におすすめなのが「EXPOLINE」です。

EXPOLINEは、事前作業から当日の運営、アフターフォローまでオンライン展示会全体をワンストップで管理できるプラットフォームです。EXPOLINEのようなオンラインベント専用のプラットフォームを活用することで、効率よくオンライン展示会を実施することができるでしょう。

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