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近年、様々なITツールを利用したオンラインセミナーの普及が急速に進みました。オンラインセミナーの参加経験があるユーザー・開催経験のある企業が増えてきています。
一方で「ノウハウが無い」「対面型セミナーで直接反応を見たい」「オンラインだけでは情報伝達が難しい」などの理由で、中々オンラインセミナーの導入に着手できないケースがあるのも事実です。
そんな場合にもおすすめできるのが「ハイブリッド形式」と呼ばれる開催形式です。本記事ではハイブリッド型セミナーの特徴・注意点・開催方法などを解説します。
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従来のセミナー形式と特徴
ハイブリッド型オンラインセミナーの特徴を理解し有効活用するためには、従来型セミナーの特徴を改めて把握しておくことが大切です。まずここでは従来のオンラインセミナーのメリット・デメリットを紹介します。
オンラインセミナー（ウェビナー）のメリット・デメリットとは
ビデオ通話やWeb会議システムの普及によって、従来の対面型セミナーとは異なるオンラインセミナー（ウェビナー）の事例も増えています。オンラインセミナーのメリットとデメリットは以下の通りです。
オンラインセミナーのメリット
オンラインセミナーの強みとしてはまず、天候や交通状況に影響されないという点が挙げられます。参加者は自宅やオフィスから、主催者側は会社から出ずにセミナーに参加することができるので、安定した開催が可能です。
開催中止・延期や開始時間の遅延といった可能性を大幅に下げることができる点は、主催者側のリスクマネジメントにおいて大きなメリットと言えます。
また、オンラインセミナーはインターネット環境さえ整っていれば、基本的に世界中のどこからでも参加可能です。会場までの移動時間や交通費といった負担がなくなるため、地方や海外に住んでいる人でも気軽にセミナーへ参加できます。
これにより、幅広い層にアプローチできることから、自社商品やサービスの良さをより多くの人に知ってもらえる可能性が高まります。
加えて、Web上でデジタルコンテンツのデータをやり取りするオンラインセミナーでは、基本的に会場使用料・設営費・搬入費といったコストが必要ありません。
セミナーで使用した資料や動画はそのままアーカイブとして残しておくことも可能なので、当日に都合が付かなかった人にもアプローチがかけられます。オンラインの強みを活かし大幅にコストを抑えた上で、効率的にセミナーを展開できます。
オンラインセミナーのデメリット
オンラインセミナーは物理的な設備や資料を用いない一方で、オンライン上で公開するための動画や画像を用意しておく必要があります。こうしたデジタルコンテンツの作成にはある程度の専門知識やスキルが求められるため、制作できる人材・リソースは限られてしまいます。
社内にスキルを持ち合わせている人材がいない場合には、コンテンツ制作を外部に依頼するというケースも珍しくありません。
コンテンツの用意だけでなく、当日のセミナーをスムーズに運用するためにも機材・ネットワークのリテラシーが必要です。
主催者側だけでなく参加者側の環境によっても安定性が変わるので、配信クオリティにおいては多少の不確定要素を覚悟しておく必要があるでしょう。
また、参加者は画面越しにセミナーに参加することになるため、集中力が切れやすいという点もオンラインセミナー特有のデメリットです。主催者側が参加者の反応や様子をチェックしにくいため、参加者の離脱や流し見を誘発してしまいがちです。
特に、アーカイブ動画や事前に用意した動画を用いたオンデマンド配信では、こうした傾向が顕著になります。参加者の興味を引き続けるためには、コンテンツ本体や配信方法にある程度の工夫が必要になります。
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オフライン（対面型）セミナーのメリット・デメリットとは
オフラインセミナーのメリット
従来の対面型セミナーでは、主催者と参加者が直接顔を突き合わせてイベントが進行していきます。セミナーの内容に対して参加者がいつ・どんな反応を示すのか、セミナーがどのような雰囲気で進行していくのかをリアルタイムで直に感じ取れる点はオフラインセミナーの大きなメリットです。
その場の空気感から読み取ったリアルな反応は後々貴重なノウハウとなる他、雰囲気に応じてフレキシブルにセミナーを進行していくこともできます。
また、オフラインセミナーでは参加者同士が直接コミュニケーションを取れるので、ディスカッションやロールプレイングといった幅広いワークが可能です。したがって、実技講習や討論会的な側面を兼ねたセミナーは対面型が適していると言えるでしょう。
さらに、オフラインセミナーの参加者は「自分も現場に居合わせている」という適度な緊張感の中でセミナーに参加しています。これによって、参加者が飽きにくくなり、講演内容に対する集中力が高まる傾向がある点も対面型のメリットです。
オフラインセミナーのデメリット
オフラインセミナーは開催する場所や時間にある程度の制約があるため、場合によっては参加者を効率的に集客できない可能性があります。
参加者の層を広げるためには、アクセスの良い会場や、曜日や時間帯など集客ターゲットが足を運びやすい日時を設定しなくてはいけません。
また、オフラインセミナーは会場の手配・設備レンタル・配布物の印刷・当日の警備や搬入など、当日までに様々な手間隙やコストが必要になります。事前の予算管理と運用計画が、セミナー成功のカギを握るといって良いでしょう。
しかし、どれだけ入念に準備を行ったとしても、当日の天候や交通状況によって、参加者・スタッフが会場に集まれないといったトラブルが発生する可能性はあります。万が一の事態に備えて、トラブル発生時のマニュアルを作成しておくことも必要です。
新しい形式「ハイブリッド型セミナー」
上記のようにオンラインセミナーと対面型セミナーにはそれぞれ向き不向きがあり、業態や業種によってはどちらが適しているか判断に困るケースもあります。
そこで、注目を集め始めたのが、両方のメリットを活かしデメリットをカバーできる「ハイブリッド形式」のセミナーです。
ここからは、ハイブリッド開催の特徴について詳しく見ていきましょう。
ハイブリッド型セミナーとは？
ハイブリッド型セミナーとは、端的に言えば対面型セミナーとオンラインセミナーを同時に開催する方法のことです。
会場には従来の対面型セミナーと同様に設備を用意し、講師にセミナーを行ってもらいます。
ハイブリッド形式では、この対面型セミナーの模様を撮影し、オンラインセミナーの要領でインターネット上に配信します。
ハイブリッド型セミナーの場合、参加者は「会場に足を運ぶ」もしくは「配信を視聴する」どちらか好きな方法でセミナーに参加します。これによって、遠方の参加者もデジタルの環境が整っていない参加者も取りこぼすことなく、最大効率での集客が期待できるでしょう。
オンライン受講者の顔とライブ配信映像を同じプロジェクターに投影すれば、参加方法を問わず一体感や臨場感のある雰囲気を演出可能です。開催規模や参加者数に応じて、運営・演出方法に工夫を凝らしてみましょう。
ハイブリッド型セミナーのメリット
新型コロナウイルスへの感染対策や会場規模の観点から、対面式のセミナーは参加者の人数をある程度絞り込まなければならないケースも少なくありません。
しかし、ここにオンライン配信の要素を取り込むことによって、参加人数の上限を大きく広げられます。参加者にとって都合の良い方法でセミナーに参加できるため、対面型・オンラインそれぞれを単独で開催するよりも効率的に多くの参加者を集められるでしょう。
ハイブリッド型セミナーでは、配信画面のチャット機能を利用すれば、オンライン受講者の反応をリアルタイムで追跡することが可能です。受講方法を問わず参加者が抱いている疑問点に答えやすく、参加者との双方向のコミュニケーションを生み出すこともできます。
また、講師はリアル会場で実際に参加者を前にして講義を行うため、反応を見ながら身振り手振りを加えたり、話し方を工夫したりしてセミナーを臨機応変に進めやすいです。
会場の映像がオンライン受講者にも同時に届くため、画面越しの参加者も臨場感を味わうことができます。オンライン参加者のセミナー離脱や流し見といった事態を防ぐには効果的です。
ハイブリッド型セミナーの注意点
ハイブリッド形式のセミナーでは、リアル会場とオンライン配信の両方で準備が必要になるため、手間やコストが増えてしまいがちです。開催にかけた労力やコストに見合った集客効果が見込めるのかどうかを、企画段階で慎重に検討しておく必要があります。
また、オンライン配信では画面越しになることで、実際の会場とは見え方・聞こえ方が異なる場合も珍しくありません。オンライン受講者にも快適に視聴してもらうためには、照明や音声収録といった機材面にも十分な配慮が必要です。
当日使う会場と使用機材にできるだけ近い環境で、事前にテストしておくのが望ましいでしょう。
ハイブリッド型セミナーでは、会場で直接受講している参加者もいるため、画面越しで一定の距離感があるオンライン受講者に疎外感を与えてしまう可能性があります。
オンライン受講者にもセミナーに集中し続けてもらうためには、コミュニケーションツールや画面演出を用いた工夫が重要です。
また、オンライン配信は機材コンディションや電波状況によるトラブルが発生しやすく、当日のセミナー会場には通常の運営スタッフに加え、トラブルに対応するための専門スタッフや予備機材を準備しておくことも必要になります。
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ハイブリッド開催に必要なもの
ここまでハイブリッド型セミナーの特徴を説明してきましたが、実際にハイブリッド型セミナーを開催する場合、どのようなものが必要になるのでしょうか。
コンテンツの種類・内容にもよりますが、開催に際して必要となるのは主に以下の3点です。
機材
ハイブリッド型セミナーでは、当日の模様を配信するための機材が必要不可欠です。プレゼン用と進行管理用、それぞれのオンライン端末は最低限必要になるので注意しておきましょう。
画質や音声品質に強いこだわりがないのであれば、スマホで代用することも可能です。
配信にクオリティを求める場合にはカメラ・マイク・スピーカー・プロジェクター・スクリーンといった機材を揃えましょう。自社で所有していなくても、レンタル品を利用すればコストを抑えることができます。
また、会場の照明だけでは配信の映りが暗くなるケースが多いので別途専用の照明を用意しておくのがおすすめです。
会場の映像と音声のバランスを調整して配信するためには、ミキサーやスイッチャーも必要となります。これらの機材は、オンラインセミナーを行う場合には標準的に必要なものと言えるでしょう。
会場での開催と並行して配信を行うハイブリッド型セミナーならではのポイントは、撮影・配信を意識して会場内の装飾を施すということです。対面型セミナーのみの場合であれば特に気にする必要はありませんが、映像が配信に載るということは「カメラで映せる画面の範囲」が重要になります。
例えば、企業ロゴやセミナーにおける重要なキーワードは、しっかりとカメラの画面内に収まるように配置することが必要です。
安定した通信環境
セミナーで使用するコンテンツや配信機材がどれほど優れていたとしても、それを安定して配信できなければハイブリッド型セミナーとして成立しません。
配信が途切れたり画質・音声が粗くなったりしないように、有線回線やハイスペック端末を用いて安定した通信環境を構築する必要があります。
大規模なセミナーになる場合は、オンライン参加者を確実に受け入れるために十分なスペックのサーバー環境を用意することも重要です。事前のリハーサルは必ず行うように心がけ、当日に通信トラブルが発生した際にもスムーズな対処ができるよう入念な対策を講じてください。
通信の安定性という意味では、有線回線を用いることも重要ですが、その回線が「共用であるか専用であるか」という点にも注意しましょう。
一般的なオフィスで用いられるような共用回線の場合、不特定多数の利用者が接続しているため、どこかで大きなデータ通信が行われるとセミナーの配信に悪影響が及ぶ可能性が高いです。
セミナー当日は共用回線の使用を控えてもらうように呼びかけるか、それが難しければ専用回線を用意しましょう。なお、通信速度に関しては事前に確認することが容易です。
「インターネット 速度」などのキーワードでネット検索をかければ複数の測定ツールがヒットします。参考までに、普及が進んでいるビデオ会議ツールである「ZOOM」の配信は、通信速度30Mbps程度以上が推奨されているので覚えておきましょう。
配信ツール
オンラインセミナーとして配信を行うためには、Web会議システムに映っている相手の顔を見ながらコミュニケーションを図る専用の配信ツールが必要です。
こうしたツールには「大人数の参加が可能」「参加者データの収集や分析」「レポート取得」「ライブ配信」「チャット・コメント」など様々な機能が包括的に備わっています。
オンライン参加者の利便性を最優先に考えつつ、自社で必要な機能を備えたツールを利用しましょう。
無料で利用できるツールも出回っていますが、機能数やクオリティを考えれば有料ツールを利用するのが無難です。
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開催に不安があるときは「EXPOLINE」がサポートします！
オンラインセミナーを単独で行うだけでも、機材準備・撮影・配信に加えてトラブルへの対処など、従来の対面型セミナーとは違ったノウハウが必要になる場面は多いです。
ハイブリッド形式でセミナーを開催するとなると準備にかかる手間も増えるため、自社のみで開催することが難しいという場合も少なくありません。
そのような場合には、オンラインイベント用プラットフォーム「EXPOLINE」を利用してみませんか。
EXPOLINEでは顧客管理に始まり、サイト構築・コンテンツの制作・セミナー後のフォロー・ログの取得・有効リードの発掘までをトータルでサポートしています。
デザイン・機能のカスタマイズによる自由度の高さも強みとなっており、また、撮影や配信のためのスタジオも貸し出し可能です。
初めてのオンラインセミナー／ハイブリッド型セミナーでも安心して開催できるよう、企画から運用までトータルでサポートしています。
ハイブリッド型セミナーでは「対面型セミナー来場登録用システム」と「オンラインセミナー参加・体験用システム」の2つが必要になります。
これらのシステムを個別で用意して管理するのは大きな負担となるため、EXPOLINEのようにハイブリッド型に対応したシステムの利用がおすすめです。
まとめ
ハイブリッド型セミナーは、リアルとオンライン双方のデメリットを解決できる優れた開催形式です。ただし、実現するためには従来と異なるノウハウや労力も必要になってくるため、自社単独での開催は難しいというケースも少なくありません。
不安な場合は、利便性の高いツールであるEXPOLINEを利用して、効率的にハイブリッド型セミナーを開催しませんか。
まずはそのサービス品質・機能を知るため、資料請求してみてください。
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