オンラインカンファレンス開催までの準備や成功させるための秘訣をご紹介

コロナウイルスの拡大により、実際に人を集めて行うカンファレンスが実施できない状況が続いています。そこで、現在注目されているのが「オンラインカンファレンス」です。今回はオンラインカンファレンスを検討している担当者向けに、概要からメリット、準備や実施方法までを紹介していきます。

オンラインカンファレンスとは

オンラインカンファレンス
オンラインカンファレンスとは、オンライン上で開催されるカンファレンスのことです。
そもそも、カンファレンスとは、英語で「会議」や「協議会」を意味する言葉です。医療の場でよく使われるイメージの言葉ですが、ビジネスの場では、「大規模な会議」を意味する場合が多いです。
また、カンファレンス内で行われる講演のことはセッションと呼びます。リアルで行うカンファレンスでは、製品や協賛社ごとに展示コーナーが設けられている場合が多いですが、オンラインカンファレンスでも同様に、展示ページを設けて参加者に訴求を行います。

ミーティングと似た意味を持っていますが、カンファレンスのほうがより「大規模」でより「オフィシャル」な意味合いを持ちます。

また、カンファレンスという形では、他のイベント形態に比べ、情報交換や意見の交わし合いがより重要となってきます。そこで、オンラインカンファレンスでは、企業側と参加者の相互コミュニケーションが行えるツールを使用する場合が多いです。

オンラインカンファレンスを開催するには

オンラインカンファレンスを実施するにはいくつかやるべきことがあります。
まず、大人数の参加に対応したオンラインイベント用のツールを導入する必要があります。また、開催前準備から、当日、アフターフォローまで、様々な作業をする必要があります。
ここでは、オンラインカンファレンスの開催方法が分からない方に向けて、その手順を、メリット・デメリット含めてご説明いたします。

オンライン カンファレンスをで開催するメリット

オンラインカンファレンスには、企業側にはもちろん、参加者側にも様々なメリットがあります。
ここからは、企業側と参加者側、それぞれにどういったメリットがあるのかを紹介していきます。

時間の削減

まず、カンファレンス準備にかかる時間を削減できるということが、オンラインカンファレンスの大きなメリットです。
オンラインカンファレンスはインターネット環境さえ整っていれば、場所に縛られることなく準備を進められるため、移動や打合せ、資料作成や場所の確保などを簡略化し、準備時間を短縮することができます
余った時間を有効活用して、より良いカンファレンスの企画を練ることも可能になります。

コストの削減

また、従来のカンファレンスを開催する際にかかっていた様々な費用を抑えることができるのも、オンラインカンファレンスの大きなメリットです。
オンラインカンファレンスでは、インターネット環境さえあればどこでも開催できますので、会場を借りる必要がなくなります。また、会場での運営サポートの人件費や、配布資料やポスターの印刷費、会場の装飾費なども削減することができます。
また、オンラインカンファレンスにはどこからでも参加できますので、参加者にとっては、交通費がかからない、というメリットもあります。

参加者を集めやすい

オンラインカンファレンスは、場所・時間にかかわらず参加可能なため、より多くの集客が見込めます
特定の会場を借りて開催すると、遠方からの参加は難しくなってしまいますが、オンラインカンファレンスの場合は、自宅、職場からはもちろん世界のどの場所からも参加可能です。
また、アーカイブ期間を設けることによって、個人の好きな時間に視聴可能になります。個人のライフスタイルが多様化した現代において、より参加しやすい形と言えます。

オンライン カンファレンスをで開催するデメリット

企業側にも参加者側にもメリットがあるオンラインカンファレンスですが、デメリットもいくつかあります。
ここからは、オンラインカンファレンスのデメリットと、その解決策を解説していきます。

通信環境に影響される

インターネット環境によっては、配信がカクついたり、中断してしまったりなどのトラブルがおこり得ります。
視聴中のトラブルは、参加者にストレスを与え、集中力を沿いでしまう上、途中離脱されてしまう場合もあります。
参加者のインターネット環境について事前に確認しておきましょう。指定ブラウザや、OSなどの推奨環境は必ず事前に視聴者へ伝えておく必要があります。
また、配信中は有線LANを使用することを推奨します。

大人数には対応していないものもある

オンラインカンファレンスに使用されるツールとして、ZoomやWeb exなどのWeb会議ツールが想定されますが、実際に使用することはあまり多くありません。大人数に対応したプランであっても、人数が増えると、重くなったり、画質が下がったりなど、様々な問題が起きる可能性があるためです。
大人数・大規模な開催が想定されることの多いオンラインカンファレンスでは、オンラインイベント開催用のプラットフォームを導入する場合が多いでしょう。
事前に、オンラインカンファレンスの規模に合わせて、適切なツールを選択しておくことが重要です。

参加者の雰囲気や表情が読み取りづらい

オンラインカンファレンスでは、企業側と参加者のコミュニケーションはあったとしても画面越しになるため、参加者の表情が読み取りにくいというデメリットがあります。対面の場合は、参加者の反応を見て、話す内容を変えることもできますが、オンラインカンファレンスでは難しいかもしれません。
あらかじめ、参加者を飽きさせない工夫を盛り込んでおくことが重要になります。映像による演出をすることはもちろん、視聴者に参加を促すコンテンツを用意することも有効です。

オンラインカンファレンスを開催するまでに準備すること

オンラインカンファレンスの準備
オンラインカンファレンスを開催するまでには、いくつか準備しておくことがあります。
ここでは、準備期間の時系列の通りに、各項目についてご説明していきます。

カンファレンスのテーマ決め

最初に、カンファレンスのテーマを決めましょう。
カンファレンスを開催するには、「新規顧客のリード獲得」や「既存ユーザーのロイヤルティ向上」など目的があるはずです。目的に合わせて、「新商品の発表会」や「同業界内での事例紹介・意見交換会」など最適なテーマを設定しましょう。目的、テーマによって、オープンで大人数参加の会にするのか、密なコミュニケーションにするのか、重要視することも異なってくるはずです。

タイムスケジュール作成

目的・カンファレンスのテーマが決定しましたら、スケジュールの設定をしましょう。
当日のタイムテーブルを設定することはもちろんですが、準備期間を含めて全体像をつかんでおくことが重要です。
まず、企画が始まった段階で、使用するツールやサービスの情報収集・選定をする必要があります。次に、カンファレンスの内容の企画、配信の撮影、配信環境の開発や設計などを経て、開催日の1か月前程度からは集客や環境のテストに入ります。
準備には、1か月~4か月程度かかると認識しておきましょう。

機材の確保・配信用のプラットフォームの確認

オンラインカンファレンスを開催する場合は、撮影や配信に使う機材や撮影スタジオが必要になりますので確保しておきましょう。自社にリソースがない場合は、レンタルを活用するのも手です。

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また、配信プラットフォームも選定しておきましょう。プラットフォームによって、ページカスタマイズの限度や、来場者とのコミュニケーション機能、来場者のデータ管理機能などに違いがあるので、カンファレンスの規模や目的に合わせて比較検討すると良いでしょう。

▶オンラインイベント用プラットフォームのおすすめは?主な機能と選び方

集客・プロモーションなどの告知を行う

最後に、集客・プロモーションなどの告知を行います。
主な方法としましては、プレスリリースの配信や、公式SNSでの告知、メールマガジンの送付、集客用ランディングページの制作などが挙げられます。
媒体によって、アプローチできる対象は異なってきますので、カンファレンスのターゲットに応じた告知方法を選定しましょう。

オンラインカンファレンスの配信方法

オンラインカンファレンスの配信方法
オンラインカンファレンスでは、配信を行うツールと、参加者を管理するオンラインイベントプラットフォームを準備する必要があります。
配信ツールで簡単なのは、自社でお使いのWeb会議ツールの大人数で参加できるプランを使用することです。10000人の参加も可能なプランもありますので、まずは自社で利用しているWEB会議ツールを調べて頂くと、コストや、自社のセキュリティ基準などの観点で導入が早いかもしません。

また、より多くの人々の参加が想定される場合は、Youtube LiveやVimeoなど動画配信プラットフォームの配信機能を使用することも考えられます。Web会議ツールは、人数制限があったり、閉鎖的な場であるため、大規模かつオープンに開催したいカンファレンスの場合は不向きと言えます。YoutubeやVimeoに、事前に収録、もしくはリアルタイムで行っているセッションを載せることで、広く配信することが可能です。
また、動画配信プラットフォームにて配信する場合は、オンラインイベントプラットフォームに配信画面を直接埋め込むことも可能です。

オンラインイベントプラットフォームとは、参加者の管理システムです。参加者への一斉メール送付や認証、資料の掲載、アンケート機能やチャット機能などが含まれています。大規模なオンラインイベントでは導入する場合が多いです。

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オンラインカンファレンスを開催を成功させるには

ここまで、オンラインカンファレンスの開催方法についてご紹介いたしました。
次に、オンラインカンファレンスを成功につなげるためのポイントをご説明いたします。

カンファレンスの目的に応じた配信方法

カンファレンスの目的に応じた配信方法を採用しましょう。
目的によって、参加者に与えたい印象や、重要視する部分も異なるはずです。
以下、代表的な配信方法の「ライブ配信」「オンデマンド配信」「疑似ライブ配信」について、簡単にご紹介いたします。
ライブ配信とは、決められた日時にリアルタイムで撮影しているものをそのまま配信する手法です。参加者と講演側が相互にコミュニケーション可能というメリットがあります。一方、当日のトラブルがそのまま配信に乗るというデメリットもあります。
オンデマンド配信は、あらかじめ録画、編集した動画を配信する手法です。ハイクオリティな動画を提供できるというメリットがありますが、一方的な配信になってしまうので参加者の視聴モチベーションを保つ工夫が必要です。
疑似ライブ配信とは、あらかじめ録画したセッションを、ライブ配信のような演出で配信する方法です。視聴者に生配信特有の一体感を与えることができる上、編集によるリッチな演出も可能です。しかし、オンデマンド配信と同じく、一方的な配信になってしまうという懸念点はあります。チャットなどリアルタイムのコミュニケーションを可能にする施策を導入して対策すると良いでしょう。
しっかり検討して、最も効果的に、内容やメッセージが伝わる配信方法を選定しましょう

開催日時や時間帯を考える

カンファレンスのターゲット層が参加しやすい日時や時間帯を考えて設定しましょう。ターゲットの業界や業種によって異なるので、あらかじめ調査すると良いでしょう。
また、参加できなかった方や、すべて視聴できなかった方に向けて、アーカイブ期間を設定しておくと安心です。

開催後のアンケートの実施

開催後はアンケートを実施しましょう。
イベントを知ったきっかけや、イベントの満足度など集計することで、次回の開催時により効果的な集客方法を策定できたり、イベントの内容の改善につながります。
対面開催でのカンファレンスに比べ、オンラインカンファレンスでは、アンケートの回収率が下がる傾向があります。アンケート回答に対するインセンティブを提示したり、配信スケジュール中にアンケート回答の時間を設けたりなど、アンケート回収率をあげる施策を考えることも重要です。

まとめ

いかがでしたか?
ここまで、オンラインカンファレンスを開催する意味や、手順、ポイントについてご説明いたしました。オンラインカンファレンスは、リアルでのコミュニケーションが難しい状況下で、貴重なアピールの機会といえます。
一方、「ノウハウが無い状態での開催はハードルが高そう…」と思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような場合にはEXPOLINEを活用して開催のハードルを下げるという選択肢が有効です。
オンラインカンファレンスにはEXPOLINEがおススメ
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